Quels sont les avantages de l’e-procurement pour une PME ?

Et quand il faut répéter le même processus chaque mois, c’est du temps précieux de perdu. L’e-procurement propose une alternative intéressante en digitalisant l’ensemble des étapes d’achat. Intéressons-nous de plus près à cette approche en y exposant par la suite ses avantages.

Qu’est-ce que l’e-procurement concrètement ?

Le terme “e-procurement” n’est pas forcément très clair pour les francophones puisqu’on pense au verbe “se procurer”. En fait, il s’agit plutôt d’approvisionnement ici, c’est pourquoi e-procurement est équivalent à “approvisionnement électronique”. Sauf que ce n’est toujours pas suffisant pour cerner son concept qui repose sur la dématérialisation des achats professionnels. Ainsi, au lieu de passer par des échanges d’e-mails et appels téléphoniques, l’entreprise va utiliser une plateforme en ligne.

Sur cette plateforme, on va pouvoir tout gérer ou presque : recherche de produits, demandes d’achat… Là où c’est intéressant pour une PME, c’est qu’elle a directement accès à des catalogues de produits référencés avec leurs tarifs négociés et à un suivi des commandes en temps réel. Elle peut même associer à cette plateforme son logiciel de comptabilité pour automatiser les factures.

C’est donc différent d’un achat classique en ligne puisque l’ensemble du cycle d’achat est encadré. Pour les entreprises qui souhaitent mieux gérer l’approvisionnement électronique au quotidien de leurs équipes (matériel informatique, consommables…), l’intérêt est donc bien réel. Voyons maintenant les avantages directs de ce mode d’organisation.

Premier avantage : un gain de temps sur chaque commande

Dans un circuit classique, une même commande passe en principe entre plusieurs mains : le demandeur, le responsable, la comptabilité… Et pour une PME dans laquelle on respecte les règles hiérarchiques, cela peut être assez long avec les délais qui s’ajoutent à chaque étape.

L’e-procurement règle ce problème dans le sens où la demande n’est saisie qu’une seule fois dans le catalogue. Ensuite, elle va suivre automatiquement le circuit de validation prévu avec une notification envoyée à chaque approbateur. Une fois que ceux-ci ont validé, la commande est passée. Au final, c’est donc un gain de temps réel pour l’entreprise !

Second avantage : des dépenses mieux maîtrisées

Ce second avantage peut paraître plus surprenant puisque l’e-procurement ne permet pas d’obtenir des prix plus avantageux. Par contre, comme tous les achats sont centralisés sur une seule plateforme, la PME possède une vision plus claire de ce qu’elle dépense réellement en achats courants. Rappelons que les commandes ne sont pas toujours passées au sein de contrats négociés (achats hors catalogue) et qu’il faut une bonne gestion pour ne rien mettre de côté.

En outre, les plafonds de dépenses peuvent être paramétrés sur la plateforme par service ou par utilisateur. Il n’y a ainsi plus de risques de dépasser le budget alloué à ces achats courants, ce qui est plus reposant pour les dirigeants. Ceux-ci ont même accès à un tableau de bord qui leur montre en un coup d’oeil les postes qui pèsent le plus lourd !

Troisième avantage : une meilleure traçabilité

Plus l’entreprise grossit et plus il devient compliqué de savoir qui a commandé quoi quand on n’est pas parfaitement organisé. Et plutôt que de surveiller chaque employé, il vaut mieux mettre en place un système solide qui évite les fraudes. Avec l’e-procurement, chaque étape est horodatée et conservée dans la plateforme. Par conséquent, en cas d’anomalie constatée, il est toujours possible de remonter à la source.

Par ailleurs, il est possible de mettre en place une double validation au-delà d’un certain montant ainsi que d’autres règles de sécurité pertinentes. Fini les mauvaises surprises !

Quatrième avantage : des relations plus fluides avec les fournisseurs

Les erreurs de communication existent et peuvent avoir lieu au sein de l’entreprise ou bien au moment des échanges avec le fournisseur. Imaginons qu’un produit soit en rupture de stock et que l’employé averti oublie de remonter l’info : pour la PME, c’est du temps perdu. 

Avec l’e-procurement, tous les échanges ont lieu directement sur la plateforme et les informations importantes sont ainsi accessibles à tout le monde. Plus besoin alors de relance téléphonique et autres courriels en cas de problème : il suffit de se connecter pour être informé en temps réel du déroulement de chaque commande.