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L’audit RGPD : Personnes concernées, procédure, prix et avantages
L’audit RGPD est une évaluation visant à vérifier la conformité d’une organisation aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cet examen porte sur la collecte, le traitement, et la sécurisation des données personnelles. Il permet d’identifier les écarts par rapport aux obligations légales, de gérer les risques liés à la protection des données, et de proposer des actions correctives pour garantir ladite conformité.
Définition de « RGPD »
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un texte européen entrée en vigueur le 25 mai 2018, visant à renforcer la protection des données personnelles des individus au sein de l’Union européenne. Il met en place des règles strictes concernant la collecte, le traitement, le stockage ainsi que le partage des données en imposant aux organisations des obligations de transparence, de consentement, et de sécurité. Le RGPD donne aux citoyens un contrôle accru sur leurs données, surtout via certains droits tels que l’accès, la rectification, ou l’effacement.
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Qui doit exercer un audit RGPD ?
Un organisme est obligé d’effectuer un audit RGPD si les critères requis pour l’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) sont réunis. Ces derniers sont définis aux articles 2 et 3 du RGPD. Ces critères se déclinent en deux principaux axes : matériel et territorial.
Critères matériaux
L’obligation s’applique aux organismes qui réalisent des traitements de données personnelles, qu’ils soient automatisés ou non, à condition que ces données soient contenues ou destinées à figurer dans un fichier.
Or, il existe certaines exceptions à cette règle. En effet, cette obligation ne s’applique pas si :
- Les activités de l’organisme sont exercées hors du champ d’application du droit de l’Union.
- Les traitements concernent des données strictement personnelles ou domestiques et est effectué par une personne physique.
- Les traitements sont exercés par les autorités compétentes dans le but de prévenir et de détecter les infractions pénales, les enquêtes et certaines poursuites.
Critères territoriaux
Un organisme est soumis à l’obligation d’effectuer un audit RGPD s’il :
- Exerce ses activités dans l’Union européenne, peu importe le lieu du traitement des données.
- Traite les données de résidents européens, même sans être établi dans l’Union, lorsqu’il propose des biens ou services à ces résidents ou surveille leur comportement au sein de l’UE.
Qui peut réaliser l’audit RGPD ?
La réalisation d’un audit RGPD est une mission essentielle généralement confiée au DPO (Data Protection Officer). Ce dernier peut être un salarié de l’entreprise, à condition de ne pas occuper une fonction dirigeante ou décisionnaire, afin d’éviter tout conflit d’intérêts. Il est par ailleurs recommandé de nommer une personne disposant de solides connaissances en matière de protection des données personnelles et des exigences du RGPD.
Dans le cas où l’entreprise ne disposerait pas d’un DPO en interne, la mission d’audit peut être confiée à un professionnel externe (par exemple, des avocats spécialisés en RGPD ou des consultants expérimentés dans ce domaine). Ces experts assurent une analyse indépendante et approfondie, garantissant la conformité de l’organisation aux règles européennes sur la protection des données.
Comment effectuer un audit RGPD ?
Afin d’effectuer un audit efficace et conforme aux exigences prévues par le RGPD, il faut suivre 7 étapes importantes.
Etape 1 : Auditer les mécanismes de collecte de données personnelles
Il faut identifier et répertorier toutes les sources et méthodes de collecte de données personnelles utilisées par l’organisation, telles que les formulaires web, les cookies, ou les données recueillies par téléphone. Chaque collecte doit être évaluée pour vérifier sa légitimité, conformément aux bases légales définies à l’article 6 du RGPD (par exemple, consentement de la personne dont les données sont traitées, le respect d’une obligation légale, la sauvegarde de certains intérêts vitaux, etc…).
Etape 2 : Auditer le système d’information
Cette étape vise à identifier, documenter et enregistrer les outils et dispositifs qui traitent les données personnelles, tels que les logiciels, bases de données et flux internes ou externes. Une cartographie du système d’information est essentielle pour documenter où les données sont stockées et comment elles circulent au sein de l’entreprise et hors de celle-ci. En effet, cette cartographie permet une meilleure gestion et localisation des données.
Etape 3 : Auditer les traitements de données
Il faut analyser les finalités de la collection des données et les traitements (comment elles sont utilisées). Le registre des traitements, exigé par l’article 30 du RGPD, doit inclure des informations détaillées sur les finalités, les destinataires, les transferts éventuels hors de l’Union européenne, ainsi que les mesures de sécurité.
L’objectif de cette étape est de comprendre les raisons pour lesquelles les données personnelles sont exploitées ainsi que les méthodes adoptées afin d’exercer cette exploitation.
Cette étape est également l’occasion d’identifier les données inutilisées et de les supprimer conformément au principe de minimisation.
Etape 4 : Auditer la sécurité des données
A ce stade, il faut d’une part, évaluer les mesures de protection en place tels que les antivirus, les pares-feux, le cryptage et la gestion des accès. Et d’autre part, il faut examiner les procédures de sauvegarde et la sensibilisation des collaborateurs. Des tests d’intrusion et des analyses des réponses en cas de fuite de données permettent de détecter et de corriger d’éventuelles vulnérabilités.
Cette étape démontre l’importance de la sécurité des données personnelles qui est, en effet, considérée comme une priorité.
Etape 5 : Préparer un rapport d’audit
Quand l’audit est terminé, il faut préparer un rapport détaillé qui identifie les points conformes au RGPD et ceux qui ne le sont pas.
Etape 6 : Elaborer un plan d’action
Suite à l’identification des points non-conformes au RGPD, la personne chargée effectuant l’audit doit élaborer un plan d’action afin de corriger ces lacunes. Il faut prioriser les actions selon leur degré d’urgence et de leur impact. Ce plan définit les étapes, rôles et échéances nécessaires à la mise en conformité.
Etape 7 : Effectuer des audits réguliers
La conformité au RGPD est un processus continu. Il est essentiel de réaliser des audits régulières pour garantir une conformité durable et s’adapter facilement aux évolutions réglementaires. Des formations régulières renforcent l’adoption des bonnes pratiques au sein de l’organisation.
Quel est le prix de l’audit RGPD ?
Le coût d’un audit RGPD varie considérablement selon la taille de l’entreprise, la complexité de ses traitements de données et les qualités et compétences du prestataire choisi.
- Concernant les micro-entreprises, les tarifs peuvent débuter aux alentours de 650 €.
- Or, les structures plus importantes (entre 11 et 25 salariés) peuvent verser des sommes plus importantes. En effet, le coût de l’audit RGPD peut atteindre 6 500 €.
- Certains cabinets proposent des audits complets à partir de 1 800 € HT (hors-taxe), incluant la cartographie des données, l’analyse des documents juridiques et l’établissement d’un plan d’action détaillé
Ces montants peuvent fluctuer en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise et des services inclus dans l’audit. Par exemple, la formation des employés, la mise-à-jour des contrats ou la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) peuvent engendrer des coûts supplémentaires. Ainsi, il est recommandé de solliciter des devis personnalisés auprès de plusieurs prestataires pour obtenir une estimation précise adaptée à votre situation.
Pourquoi effectuer un audit RGPD ?
L’audit RGPD offre de nombreux avantages sur le plan juridique, organisationnel et stratégique.
En effet, d’abord, il garantit la conformité légale de l’entreprise avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette conformité est essentielle pour éviter les sanctions administratives ou financières en cas de non-respect des obligations.
Ensuite, il permet aux entreprises d’optimiser leur gestion des données personnelles. Grâce à la cartographie des données et à l’analyse de leur traitement, l’entreprise peut mieux organiser et administrer ces informations en assurant leur utilisation conforme.
De plus, l’audit RGPD facilite aux entreprises l’identification des risques techniques ou organisationnels potentiels ainsi que les vulnérabilités de la société dans certains domaines. Les mesures correctives ainsi définies protègent les données personnelles et réduisent les menaces.
En outre, ledit audit améliore la transparence. En renforçant les processus de collection et de traitement des données, l’entreprise crée une certaine confiance entre elle et ses clients, partenaires et collaborateurs. Ceci se traduit également par un renforcement de la sécurité, grâce à une évaluation rigoureuse des systèmes d’information et à la prévention des violations de données.
Enfin, l’audit RGPD améliore l’image de marque de l’entreprise en soulignant son engagement envers la protection des données personnelles. Dans un contexte où les citoyens sont de plus en plus vigilants, ceci constitue un avantage concurrentiel significatif.