Test du logiciel Itool

Outre le module devis-facture, Itool permet de suivre facilement les règlements et les encours et de relier chaque client à un chef de projet dans l’entreprise. -> 1 portefeuille pour chaque commercial. Ce logiciel permet aussi de personnaliser les accès selon le collaborateur, ce qui est très pratique pour un travail en équipe.

La carte d’identité Itool

• Nom : Itool Systems SAS – filiale d’EBP depuis 2005
• Capital social : 506 300 €
• Date de création : 2000
• Fondateur : Grégoire Leclercq
• Dirigeant : Grégoire LECLERCQ
• Localisation siège social : ZA du Bel Air 78125 GAZERAN – France

Pourquoi donner notre avis

Les outils en ligne destinés à aider les dirigeants d’entreprises se multiplient et se diversifient, en accord avec le phénomène de transformation digitale des entreprises. On parle d’outils en Saas (Software As a Service) pour évoquer ces outils 100 % en ligne : ils fonctionnent avec une connexion Web et un stockage des données sur le Cloud (et non par téléchargement avec stockage sur serveur interne comme c’est le cas des logiciels « classiques »).

Ces outils Saas / outils en ligne sont donc de plus en plus nombreux. Parmi eux, les outils de facturation sont, selon nous, les outils les plus judicieux à utiliser dans une entreprise. En automatisant l’édition de devis-factures au format légal, ces outils permettent en effet :

• de gagner un temps précieux (la facturation peut vite devenir fastidieuse quand on procède manuellement)
• de limiter les erreurs dans l’édition des documents commerciaux
• de centraliser les données de facture-devis au sein d’une même base de données

De plus, les outils de facturation intègrent généralement :

• l’édition automatique de tableaux de bord commerciaux : suivi de chiffre d’affaires, taux de conversion, ratios de gestion…
• un catalogue client à compléter au fil de l’eau avec, pour les meilleurs outils, un accès aux documents commerciaux passés et en cours pour chaque client
• un catalogue produits/services à compléter au fil de l’eau

En bref, comme vous pouvez le constater, un logiciel de facturation offre des fonctionnalités très intéressant pour une entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité. Dans ces conditions et sur un contexte en forte croissance, nous avons donc de décider de tester les différents outils proposés et de les classifier selon la typologie d’entreprise qu’ils visent.

Résumé :  notre avis sur Itool

• Catégorie : Outil de facturation en ligne (Cloud)
• Pour les petites entreprises de 1 à 5 collaborateurs
• Pour la gestion commerciale : édition devis-factures et suivi des règlements

Points forts :

• Tarif compétitif
• Outil facile à utiliser
• Des fonctionnalités pratiques pour une utilisation en équipe (3 à 5 personnes)

Points faibles :

• Peu de tableaux de bord de suivi commercial
• Esthétique limitée

Tarifs et fonctionnalités Itool

Le logiciel Itool propose un service de facturation en plusieurs niveaux de tarifications :

• Un service gratuit (inutile car limité à 5 factures)
• Un tarif Start à 12 € HT / mois
• Un tarif Business à 19 € HT / mois
• Un tarif Premium sur devis

Les versions Start et Business sont disponibles gratuitement pendant 30 jours.

Start 12 € HT / mois	Business 19 € HT / mois	Premium Demander un devis
3 utilisateurs	6 utilisateurs	Sur demande
Factures-devis	Factures-devis	Factures-devis
Suivi des règlements	Suivi des règlements	Suivi des règlements
Gestion des prélèvements SEPA	Gestion des prélèvements SEPA	Gestion des prélèvements SEPA
Gestion des droits d’utilisateurs et niveaux d’accès	Gestion des droits d’utilisateurs (choisir les niveaux d’accès)	Gestion des droits d’utilisateurs (niveaux d’accès) et des heures ou jours de connexion
Tableaux de bord	Tableaux de bord	Tableaux de bord
Aide email	Aide email + téléphone & support technique sur rdv	Accompagnement personnalisé avec support technique et interlocuteur dédié
	Gestion des stocks	Gestion des stocks
		Module Comptabilité
		VPN et hébergement dédié

Les fonctionnalités :

• Édition devis factures et documents commerciaux variés (bon de commande, bon de livraison, acompte…)
• Module pour transfert automatique des factures à l’expert-comptable
• Module suivi des stocks
• Module comptabilité
• Module suivi des règlements
• Catalogue client
• Connexion compte bancaire
• Historique des connexions par utilisateur

Les tableaux de bord :

• Suivi du compte bancaire
• Suivi du chiffre d’affaires
• Historique des connexions

Modalités de résiliation :

• Résiliation libre mensuellement (pas de remboursement sur le mois engagé)

Récupération des données :

• Possibilité de récupérer les données et de procéder à des imports-exports de données, notamment pour effectuer des transferts à l’expert-comptable

La gestion commerciale avec Itool : notre test

La promesse Itool

• Vos factures et vos devis en quelques clics
• Votre activité en un coup d’œil

Nature de l’outil

• Outil de facturation 100 % sur Internet et stockage Cloud (Saas)

En résumé : quel service – Pour qui ?

Itool est un logiciel de facturation en ligne pour les TPE et PME de moins de 5 collaborateurs.

Inscription et prise en main

Il est très facile de vous inscrire au test gratuit Itool. Vous recevez un code d’accès par email qui vous mène directement au menu central.

Fonctionnalités Itool

Dashboard

Le menu principal donne directement accès au graphique de suivi de chiffre d’affaires et au graphique de suivi de trésorerie (le suivi de trésorerie est possible via une connexion du logiciel au compte bancaire de l’entreprise).

L’esthétique n’est pas la plus travaillée de tous les outils que nous avons déjà testés. Le nom des rubriques n’est pas toujours intuitif, selon nous, mais Itool reste facile à prendre en main et à comprendre.

Logiciel devis facture

Le module facturation est facile à utiliser et intuitif.

RAS :  ce module fonctionne comme celui que l’on trouve sur les autres outils de facturation avec possibilité de personnaliser les hauts de page et pieds de page.

Vous pouvez personnaliser vos modèles de facture devis et apposer votre logo d’entreprise.

 Module suivi des règlements

Vous pouvez suivre vos documents commerciaux dans un tableau « Règlement ». Vous trouvez la liste chronologique des règlements avec vue directe sur des éléments clés que vous annotez pour le suivi : si la facture a été payée ou non et de quelle manière, s’il y a eu un incident de paiement, si vous avez fait une relance paiement, à quelle date vous devez/avez fait une relance paiement, etc.

Module suivi des stocks

Le tableau de suivi des stocks est bien conçu avec la liste de tous vos produits et leur niveau de stock en cours. C’est à vous de suivre les stocks et de mettre à jour vos flux entrants et sortants.

Comptabilité

Un module comptabilité est disponible, il permet d’enregistrer les flux des classes 6 et 7 du Plan Comptable Général (PCG) et de les suivre par rapport au tableau de suivi du compte bancaire. Ce module est utilisable uniquement par les dirigeants qui font eux-mêmes leur pré-comptabilité avant envoi à l’expert-comptable.

Catalogue client

Itool propose un catalogue client complet dans lequel vous pouvez enregistrer quantité d’informations. Pour chaque client, vous accédez à une fiche que vous remplissez (coordonnées, coordonnées bancaires, informations commerciales, nom du collaborateur responsable du client…) et vous disposez d’un espace pour rédiger vos commentaires et historiser vos échanges.

L’accès au module montre la liste des clients avec quelques informations clés en évidence, notamment les documents commerciaux en cours, le taux de remise pratiqué et le collaborateur auquel le client est relié.

Tableaux de bord

Les tableaux de bord sont simples. Ils apparaissent sous forme de tableau / graphique pour :

• le suivi du chiffre d’affaires
• le suivi du compte bancaire – suivi de trésorerie

Un peu limité. On espérait un tableau de suivi des devis et des taux de conversion, un prévisionnel, une évaluation des soldes intermédiaires de gestion (via le suivi de trésorerie et des flux sortants). Il n’y a pas non plus de calculateur de marge.

Support technique et service client

Le support technique apparaît sous forme de messagerie instantanée. Nous avons posé quelques questions et avons obtenu des réponses très claires en quelques secondes. En outre, le service commercial n’a pas du tout poussé à la vente, ce qui est confortable.

Récapitulatif : avis clients

« Attentif aux clients, rapide et logiciel fonctionnel » sont les avis clients qui ressortent sur les différents forums d’échange. Un client est également satisfait d’utiliser un logiciel 100 % made in France, ce qui est effectivement rassurant en cas de sollicitation du service client ou du service technique.

Avis final

Nous recommandons Itool aux entreprises individuelles et petites entreprises jusqu’à 3 à 5 collaborateurs. Toutes les activités peuvent être gérées avec Itool, il y a même un module de suivi de stocks pour les petits commerces.

Par contre, il n’y a que deux indicateurs suivis dans les tableaux de bord : le chiffre d’affaires et la trésorerie (via connexion au compte bancaire).  On s’attend à plus de tableaux de bord de suivi commercial étant donné le nombre d’informations dont on dispose dans ce logiciel. Itool pourrait proposer un calculateur de marge, un calculateur des soldes de gestion, un suivi des taux de conversion, par exemple, qui sont des indicateurs importants pour les activités artisanales, commerciales et des services.

De notre avis, Itool est fonctionnel et efficace pour éditer des factures-devis, pour centraliser les données de client et pour effectuer le suivi de paiement (un module bien conçu pour pointer et annoter les règlements). Il est facilement utilisable par plusieurs personnes notamment grâce à :

• ses fonctions qui permettent de relier chaque client au collaborateur qui en est responsable (création de portefeuilles par collaborateur)
• la possibilité de restreindre les accès selon l’utilisateur

En conclusion, Itool est adapté à tout type d’activité pour les entrepreneurs indépendants ou les petites structures :

• qui travaillent en équipe (3 à 5 personnes)
• qui veulent optimiser la gestion commerciale
• qui ont un logiciel de suivi de gestion en complément