Le contract management : un levier clé pour sécuriser la gestion de projet

Le contrat, grand oublié de la gestion de projet

Dans la majorité des organisations, le contrat est rédigé par le juridique ou les achats, signé par la direction, puis rangé. Le chef de projet se concentre sur les coûts, la qualité et les délais.

Le problème apparaît lorsqu’un imprévu survient : un besoin oublié dans la demande initiale, un aléa réglementaire, une impossibilité technique. On ressort alors le contrat, souvent pour la première fois depuis la signature, et l’on découvre qu’il ne couvre pas cette situation. C’est dans cet angle mort que s’installent les surcoûts ; les études sur les grands projets font état de dérives de 20 à 45 %, liées non pas à des erreurs techniques mais à des zones grises contractuelles que personne ne surveille.

Des situations plus fréquentes qu’on ne le pense

Lors d’un projet informatique, un utilisateur demande une évolution qui semble mineure : rajouter les mentions légales dans le modèle de facture. Le prestataire l’intègre sans avenant. D’autres demandes s’accumulent, et six mois plus tard la facture dépasse le budget de 45 000 €. Sans trace écrite, contester devient très difficile.

Autre exemple : une entreprise signe un forfait téléphonique adapté à ses besoins en France. Les commerciaux multiplient les déplacements à l’étranger, les hors forfaits s’accumulent et la facture double. Faute de clause de plafonnement au contrat, l’entreprise découvre le problème au moment de payer.

Un rôle complémentaire qui change la donne

C’est pour éviter ces situations qu’existe le rôle du Contract Manager. Il ne remplace pas le chef de projet ; il le complète. Le chef de projet fait avancer les livrables ; le Contract Manager vérifie que l’exécution reste conforme au contrat.

Concrètement, il pilote le respect les niveaux de service, identifie les écarts avant qu’ils ne deviennent des litiges et prépare les avenants quand le périmètre évolue. En cas de différend, c’est lui qui dispose de la documentation pour défendre la position de l’entreprise.

Un jour par semaine peut suffire

« Sur les projets que nous accompagnons, consacrer 2 à 3 % du budget au pilotage contractuel permet d’éviter 20 à 35 % de surcoûts », observe Alain Boyenval, fondateur du cabinet Abrennis, spécialisé en Contract Management. Sur un projet à 2 millions d’euros, cela représente 40 000 à 60 000 € investis pour 400 000 à 700 000 € de dérives évitées.

En pratique, il ne s’agit pas nécessairement de recruter. Sur un projet de 1 à 3 millions d’euros, une intervention d’un jour par semaine (en interne ou via un consultant) couvre l’essentiel. Cette présence régulière évite les avenants subis, détecte les facturations non conformes et sécurise le respect du contrat par les deux parties.