La protection des données personnelles en entreprise

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Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle est toute information qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Cela inclut des éléments évidents comme le nom, le prénom, l’adresse postale ou le numéro de téléphone, mais aussi des données moins visibles comme une adresse IP, des données de navigation sur Internet, ou encore une photographie.

Exemples de données personnelles en entreprise :

• Les coordonnées des salariés (adresse, email, téléphone)
• Les informations bancaires pour la paie
• Les numéros de sécurité sociale pour les déclarations sociales
• Les données des clients et fournisseurs (identité, historique d’achats, etc.)
• Les photos utilisées pour l’organigramme ou l’annuaire interne

Certaines données sont dites sensibles (origine raciale, opinions politiques, santé, etc.) et nécessitent une protection renforcée.

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Pourquoi et comment protéger les données personnelles en entreprise ?

Quels sont les enjeux pour l’entreprise ?

La protection des données personnelles n’est pas qu’une contrainte légale : c’est aussi un gage de confiance et de sérieux pour vos collaborateurs, vos clients et vos partenaires. En cas de manquement, les risques sont multiples :

• Sanctions financières (jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial)
• Atteinte à la réputation (perte de confiance des clients, mauvaise presse)
• Risques juridiques (plainte d’un salarié ou d’un client, contrôle de la CNIL)

Quelles sont les actions à mettre en place ?

Pour protéger les données personnelles, il est essentiel de suivre quelques règles simples mais efficaces :

• Limiter la collecte : Ne recueillez que les données strictement nécessaires à votre activité. Par exemple, lors d’un recrutement, il n’est pas utile de demander le numéro de sécurité sociale d’un candidat.
• Sécuriser l’accès : Seules les personnes habilitées doivent pouvoir consulter les données sensibles (ex : service RH pour les dossiers salariés).
• Informer les personnes concernées : Chaque fois que vous collectez une information, expliquez pourquoi, comment elle sera utilisée, qui y aura accès et combien de temps elle sera conservée.
• Mettre en place des procédures : Enregistrez qui accède à quelles données, quand et pour quelle raison. Cela permet de garantir la traçabilité.
• Sensibiliser et former : Tous les collaborateurs doivent être conscients des enjeux et des bonnes pratiques à adopter.

Quelles sont les obligations des entreprises en matière de protection des données personnelles ?

Toute entreprise doit respecter les principes suivants :

• Collecte loyale, licite et transparente : Les personnes doivent savoir ce que vous faites de leurs données.
• Finalité déterminée : Chaque traitement de données doit avoir un objectif précis (ex : gestion de la paie, organisation du travail).
• Minimisation des données : Ne collectez que ce qui est nécessaire, ni plus, ni moins.
• Limitation de la conservation : Définissez une durée de conservation adaptée à chaque type de donnée.
• Sécurité et confidentialité : Mettez en place des mesures pour éviter les fuites ou les accès non autorisés.
• Droits des personnes : Permettez à chacun d’accéder à ses données, de les corriger ou de demander leur suppression.

Il existe ensuite des obligations pratiques : 

• Tenir un registre des traitements : Documentez l’ensemble des traitements de données dans l’entreprise (qui fait quoi, pourquoi, comment).
• Informer les personnes concernées : Via des notes internes, des chartes, ou des mentions sur les formulaires.
• Sécuriser les données : Utilisez des mots de passe robustes, chiffrez les fichiers sensibles, limitez l’accès aux dossiers confidentiels.
• Notifier les violations : En cas de fuite de données, informez la CNIL et, si besoin, les personnes concernées dans les 72 heures.
• Encadrer les sous-traitants : Si vous confiez des données à un prestataire (paie, cloud, etc.), assurez-vous qu’il respecte les mêmes exigences.

Quels sont les 5 grands principes des règles de protection des données personnelles ?

Les cinq grands principes sont : la licéité, la limitation des finalités, la minimisation des données, l’exactitude, la limitation du stockage. 

Quels sont les 3 principes clés du RGPD ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) repose sur trois grands principes :

1. Responsabilité
   • L’entreprise doit pouvoir prouver à tout moment qu’elle respecte la réglementation (registre, procédures, formations).
2. Transparence
   • Les personnes concernées doivent être informées de manière claire sur l’utilisation de leurs données.
3. Maîtrise par la personne concernée
   • Chacun peut accéder à ses données, les corriger, demander leur suppression ou s’opposer à leur traitement.

La gestion des données des collaborateurs

Quelles sont les données à collecter ?

Pour gérer les ressources humaines, il est inévitable de collecter des informations personnelles sur les salariés :

• Données pour la paie (coordonnées bancaires, adresse)
• Données pour les déclarations sociales (numéro de sécurité sociale)
• Données pour la gestion administrative (permis de conduire, contact d’urgence)
• Données pour l’organisation interne (photo pour l’annuaire, informations sur les ayants-droit)

Il est conseillé d’avoir de bonnes pratiques et donc : 

• Ne collectez que ce qui est indispensable à la gestion du personnel.
• Évitez de traiter des données sensibles (religion, opinions politiques, santé), sauf obligation légale.
• Limitez l’accès à ces données aux personnes habilitées (RH, direction).
• Enregistrez les accès et actions sur ces données.

Droits et information

• Informez vos collaborateurs à chaque collecte ou mise à jour de données.
• Les salariés peuvent demander à tout moment une copie de leurs données (bulletins de paie, historiques, etc.), même après leur départ.

La protection des données lors du recrutement

Lors du recrutement, ne demandez aux candidats que les informations nécessaires pour évaluer leur aptitude au poste. Par exemple, il n’est pas pertinent de demander l’emploi du conjoint ou le numéro de sécurité sociale à ce stade.

Bonnes pratiques :

• Informez les candidats sur l’utilisation de leurs données, qui y aura accès, combien de temps elles seront conservées et comment exercer leurs droits.
• Les candidats peuvent demander à accéder à leurs données, les corriger ou les supprimer.
• Une fois le recrutement terminé, supprimez les données des candidats non retenus, sauf accord pour les conserver dans un vivier (2 ans maximum).

Quelles sont les limités concernant la surveillance et le contrôle de l’activité des salariés ?

Le Code du travail autorise l’employeur à contrôler l’activité de ses salariés, mais dans le respect de leur vie privée.

• Intérêt légitime : la surveillance doit répondre à un besoin réel (sécurité, organisation).
• Proportionnalité : ne mettez pas en place une surveillance permanente ou intrusive.
• Transparence : informez les salariés et consultez les représentants du personnel avant toute mise en place de dispositif de contrôle (vidéosurveillance, géolocalisation, etc.).