Le logiciel de gestion des contrats : Construction, utilisation et optimisation avec l’IA

Qui peut utiliser les logiciels de gestion des contrats ?

Les logiciels de gestion des contrats sont des outils utilisés par divers professionnels au sein des entreprises. Toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur, peut les utiliser pour améliorer l’efficacité, la conformité et la collaboration entre les différentes parties prenantes.

En effet, d’abord, les équipes juridiques ont recours auxdits logiciels pour créer, négocier, signer, renouveler et sauvegarder des contrats. Ceci leur simplifie le processus contractuel.

Ensuite, les équipes commerciales bénéficient également de ces outils dans le but de rationaliser le processus de négociation, définir les termes et accords, assurer la conformité aux législations en vigueur, surveiller les risques, modifier les accords et exécuter les contrats.

De plus, les services des ressources humaines utilisent ces logiciels afin de mieux gérer les contrats des employés, des prestataires et des partenaires. Ceci leur permet aussi de se conformer facilement aux réglementations applicables.

Enfin, les départements financiers et administratifs utilisent les logiciels de gestion des contrats pour surveiller les obligations financières et les échéances, réduisant les risques d’erreurs et d’oublis.

Comment construire un logiciel de gestion des contrats ?

Afin de construire un logiciel de gestion des contrats, il faut suivre des étapes précises. Ces dernières permettent de garantir une solution efficace et adaptée aux besoins des utilisateurs.

Etape 1 : L’étude et l’analyse des besoins de la société

Il faut comprendre le contexte de l’entreprise, identifier les défis actuels liés à la gestion des contrats et définir les fonctionnalités essentielles que le logiciel devra offrir. Cette étape implique la collecte d’exigences auprès des parties prenantes, telles que les équipes juridiques, les départements des achats et les responsables de la conformité.

Etape 2 : La conception du logiciel

Cette étape exige que les personnes chargées de la construction dudit logiciel définissent l’architecture du système, conçoivent l’interface utilisateur et planifient des workflows internes. L’objectif est de créer une structure qui faciliterait la création, la négociation, l’approbation, l’exécution et le suivi des contrats tout au long de leur cycle de vie. Des maquettes ou prototypes peuvent être élaborés pour visualiser l’apparence et le fonctionnement du logiciel. Ceci permet d’ajuster les éléments avant le développement final du logiciel.

Etape 3 : L’implémentation

A ce stade, les développeurs traduisent les conceptions en code fonctionnel. Cette phase inclut le développement des différentes fonctionnalités, telles que la gestion d’un répertoire centralisé des contrats, la mise en place d’alertes automatiques pour les échéances importantes, et l’intégration de workflows automatisés pour la validation et l’approbation des documents. L’intégration avec d’autres systèmes existants, comme les ERP ou les CRM, est également considérée pour assurer une cohérence des données à travers l’organisation.

Etape 4 : L’exercice de tests rigoureux

A cette étape, il faut identifier et corriger les éventuels bugs ou incohérences. Ces tests permettent aux développeurs de s’assurer que leur logiciel fonctionnerait conformément aux spécifications initiales et répondrait aux attentes des utilisateurs.

Etape 5 : La validation et l’emploi du logiciel

Dès que le logiciel est validé, il pourra être utilisé au sein de l’entreprise. Ce déploiement s’accompagne généralement de sessions de formation pour les utilisateurs finaux, afin de les familiariser avec les nouvelles fonctionnalités et de faciliter l’adoption du système.

Etape 6 : La maintenance du logiciel

En utilisant le logiciel, ce dernier doit faire l’objet de maintenance régulière afin d’assurer sa pérennité. La maintenance implique la surveillance des performances, la correction des problèmes éventuels, et la mise à jour régulière du système pour intégrer de nouvelles fonctionnalités ou répondre aux évolutions réglementaires. Cette approche garantit que le logiciel de gestion des contrats reste aligné sur les besoins changeants de l’entreprise et continue d’apporter une valeur ajoutée significative.

Comment utiliser le logiciel de gestion des contrats ?

Les dirigeants des entreprises peuvent utiliser le logiciel de gestion des contrats afin d’effectuer les tâches qui doivent être accomplies à chaque phase du cycle de vie des contrats. En effet, ces dernières sont les suivantes :

• La demande et la création : les utilisateurs peuvent facilement soumettre leurs besoins grâce à une interface intuitive. Ils s’appuient sur des modèles standardisés intégrés pour simplifier la conception des contrats et réduire les risques d’erreurs.
• La rédaction : le logiciel met à disposition des bibliothèques de clauses pré-approuvées, souvent compatibles avec des outils comme Word. Ceci permet une rédaction collaborative efficace.
• La négociation : le logiciel de gestion des contrats centralise toutes les annotations et échanges au sein du système. Ceci permet une meilleure traçabilité et une comparaison claire des modifications apportées, renforçant ainsi la transparence entre les parties.
• L’approbation : le logiciel de gestion des contrats permet de configurer des workflows personnalisés adaptés aux exigences des entreprises. Par exemple, pour un contrat complexe, le logiciel automatise le processus de validation en s’assurant que chaque partie concernée reçoit une notification et peut approuver le document depuis son interface.
• L’exécution : le logiciel de gestion des contrats intègre des outils de signature électronique. Ces dernières permettent aux utilisateurs de signer des contrats directement en ligne, en toute sécurité, sans passer par des impressions ou des envois physiques. Une fois signé, le contrat est automatiquement archivé dans un répertoire centralisé accessible à toutes les parties autorisées. Ceci garantit une gestion efficace des documents et réduit les risques liés à la perte ou au mauvais classement des contrats.
• La gestion des obligations : le logiciel de gestion des contrats surveille activement les échéances importantes et envoie des rappels automatiques aux responsables concernés. Par exemple, il alerte les équipes lorsque des livrables sont attendus ou qu’une obligation contractuelle doit être respectée. Ce suivi rigoureux permet d’éviter les pénalités ou les conflits juridiques.
• Le renouvellement : le logiciel de gestion des contrats détecte automatiquement les contrats proches de leur échéance et envoie des notifications aux responsables pour leur permettre de réviser ou de mettre fin à ces accords. Cette fonctionnalité empêche les renouvellements automatiques non-souhaités et donne aux entreprises l’opportunité de renégocier les termes pour maximiser les avantages.
• L’audit et le reporting : le logiciel de gestion des contrats offre des outils analytiques avancés. Il permet de générer des rapports détaillés sur les performances contractuelles, la conformité ou l’historique des actions réalisées sur chaque contrat. Ceci garantit une traçabilité complète et facilite les audits internes ou externes.
• La modification : le logiciel de gestion des contrats centralise tous les avenants et enregistre chaque modification effectuée. Ceci permet d’avoir une vue consolidée de l’ensemble des changements, de suivre leur impact sur la relation contractuelle et de minimiser les risques d’erreurs. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent gérer efficacement des contrats complexes avec plusieurs ajustements.

Pourquoi utiliser les logiciels de gestion de contrats ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion de contrats présente de nombreux avantage.

Premièrement, ledit logiciel facilite le « Contract Management » puisqu’il offre une gestion complète des contrats évolutifs, depuis leur création jusqu’à leur expiration. Grâce à cette vue globale des relations contractuelles et commerciales, les parties prenantes (telles que les Contract Managers), les équipes juridiques et les départements des ressources humaines pourront collaborer efficacement.

Deuxièmement, le logiciel de gestion de contrats améliore le degré de productivité puisque d’une part, il offre des outils avancés tels que le versioning, les fiches de synthèse et les moteurs de recherche intelligents. Et d’autre part, il met en place des solutions électroniques qui accélèreraient le processus d’approbation et de signature. Ceci, par conséquent, réduit les délais et élimine les contraintes liées aux échanges papier.

Troisièmement, les solutions numériques apportées par ce logiciel éliminent les pertes financières liées à la gestion manuelle, aux reconductions automatiques non-maîtrisées ou aux pénalités de retard. En conséquence, ceci diminue considérablement les couts.

Et quatrièmement, le logiciel de gestion des contrats permet d’éviter les risques financiers et juridiques grâce aux workflows automatisés et des alertes intégrées.

Comment optimiser l’usage des logiciels de gestion des contrats en utilisant l’IA

L’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans les logiciels de gestion des contrats peut être très avantageuse pour les entreprises lors de la conclusion des accords.

En effet, d’abord, l’IA permet d’automatiser l’examen des contrats. Ceci réduit le temps consacré aux tâches répétitives et minimise les erreurs humaines. Par exemple, des outils alimentés par l’IA peuvent analyser rapidement le contenu des contrats, identifier les clauses clés et signaler les incohérences ou les risques potentiels, facilitant ainsi une révision plus efficace.

Ensuite, l’IA améliore la gestion du cycle de vie des contrats en automatisant des processus tels que la rédaction, la négociation et le suivi des obligations contractuelles. Elle peut proposer des modèles de contrats adaptés, suggérer des clauses pertinentes en fonction du contexte et surveiller les échéances importantes, garantissant ainsi le respect des engagements et la conformité réglementaire.

De plus, l’utilisation de l’IA dans la gestion des contrats offre également une meilleure visibilité sur l’ensemble du portefeuille contractuel. Grâce à l’analyse des données contractuelles, les entreprises peuvent extraire des informations stratégiques, identifier des tendances et optimiser leurs processus décisionnels. Cette approche proactive permet de mieux anticiper les risques, de saisir de nouvelles opportunités commerciales et d’améliorer la performance globale de l’organisation.

Et enfin, en adoptant des solutions de gestion des contrats basées sur l’IA, les entreprises bénéficient d’une augmentation significative de la productivité, d’une réduction des risques juridiques et financiers, ainsi que d’une meilleure conformité aux réglementations en vigueur. Cette transformation numérique est essentielle pour rester compétitif dans un environnement commercial de plus en plus complexe et dynamique.