Tout savoir sur la dématérialisation des bulletins de paie

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises choisissent de dématérialiser les bulletins de paie afin de diminuer les coûts liés à l’impression, aux manutentions et aux affranchissements, mais aussi pour éviter les erreurs et projeter une image plus moderne dans l’air du temps. Pour les salariés, recevoir des e-bulletins de salaire est aussi avantageux et simple en termes de suivi de leurs documents personnels. Ainsi, pourquoi avoir recours à la dématérialisation des bulletins de paie ? Comment conserver un niveau de sécurité des données optimal ?

La dématérialisation des bulletins de paie et l’utilisation d’un coffre-fort électronique

Autorisée depuis le 12 mai 2009, la dématérialisation du bulletin de paie consiste à ne plus utiliser des supports papier pour l’édition et la distribution des bulletins de salaire. Le salarié reçoit ainsi un bulletin de paie électronique qu’il peut consulter sur son espace personnel (Compte personnel d’Activité) ou via un coffre-fort électronique pour bulletin de paie. Les fichiers sont alors accessibles en ligne depuis un ordinateur ou un smartphone à tout moment.

Recevoir des e-bulletins de paie permet au salarié de les centraliser dans un espace de stockage qui lui est dédié. De nombreux salariés ont approuvé l’utilité d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie de par les nombreux avantages de cette pratique. En effet, cet espace en ligne personnel lui permet de :

• recevoir les e-mails envoyés par les expéditeurs de son choix ;
• stocker et trier ses documents ;
• bénéficier d’un espace unique et sécurisé pour conserver toute sorte de documents comme les factures et autres documents administratifs outre les bulletins de paie.

Pour les employeurs, le recours à un coffre-fort électronique permet de mieux gérer tous les documents administratifs de l’entreprise, y compris les attestations de salaires, les contrats de travail, les bulletins de paie et d’autres justificatifs. Cette solution permet d’ailleurs de lever tous les freins à la dématérialisation de tous les documents clés de l’entreprise et à la gestion électronique de ceux-ci.

Si la question de la sécurité des données personnelles freine encore certains employeurs et salariés à avoir recours à la dématérialisation des bulletins de salaire, sachez qu’il existe des plateformes qui proposent la mise à disposition de coffre-fort électronique totalement sécurisé et conforme aux différentes normes et règles en vigueur. Il est également possible de bénéficier d’une solution de stockage sur mesure afin de bénéficier d’une meilleure gestion des documents.

La législation en matière de dématérialisation de bulletins de paie

Depuis le 1er janvier 2017, tout employeur est en mesure de mettre en place un système de bulletin de paie dématérialisé sans demander l’accord préalable des salariés. Avant cette date, les employeurs étaient contraints de faire une demande auprès de leurs salariés pour pouvoir dématérialiser les fiches de paie. Toutefois, les salariés ne sont pas obligés de se plier à la dématérialisation de leurs bulletins de paie. En effet, ils disposent d’un droit d’opposition leur permettant de préserver leur droit de continuer à recevoir des fiches de paie sur papier.

Concernant la durée de conservation des e-bulletins de paie, le Code du travail prévoit que l’entreprise doit assurer la disponibilité des documents pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié.

Chaque employé est en droit d’avoir accès à ses bulletins de paie à travers son coffre-fort électronique et doit en assumer la préservation. L’employeur, quant à lui, est dans l’obligation d’assurer l’intégrité et la confidentialité des documents.

Les avantages pour les entreprises

Il existe de nombreuses raisons qui peuvent pousser une entreprise à adopter la dématérialisation des bulletins de paie.

Optimisation des coûts

Le principal intérêt de cette solution est sa rentabilité. Les fiches de paie étant disponibles en ligne, il n’est pas nécessaire de les imprimer, de les mettre sous pli et de les distribuer au personnel, ce qui réduit les dépenses de papier et d’affranchissement. Vous économiserez également aussi sur le temps de travail puisque vous éliminez ce processus fastidieux et chronophage de votre organisation et pouvez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une solution respectueuse de l’environnement

Comme il n’est plus nécessaire d’imprimer, votre entreprise utilisera moins de papier et d’encre, ce qui contribuera à la réduction de votre empreinte carbone et à la réduction des déchets. Cela vous permet d’améliorer votre image étant donné que la préservation de l’environnement est actuellement un enjeu au cœur de toutes les préoccupations.

Une meilleure relation avec les salariés

La dématérialisation permet d’améliorer la communication entre la DRH et les salariés, en étant plus réactive dans les échanges avec les collaborateurs. Les e-bulletins de paie seront automatiquement classés et archivés dans les deux coffres-forts électroniques (celui de l’employeur et celui du salarié). Le temps gagné à travers la dématérialisation permet également aux RH de se montrer plus disponibles envers les collaborateurs pour les échanges.

Une signature électronique

La signature des documents RH prend du temps. En format papier, le document est imprimé, signé, scanné et archivé dans une armoire de classement de dossiers. En choisissant la signature électronique, le processus est plus rapide et moins coûteux. Vous recevez le document, vous le signez directement via votre coffre-fort électronique, l’archivage est automatique et le processus de signature est terminé. L’approche est simplifiée et les échanges sont ainsi plus fluides.

Un meilleur accès à l’historique des employés

En ayant recours à une solution de dématérialisation des bulletins de salaire, l’entreprise conserve ses documents dans son coffre-fort numérique et consolide ainsi l’historique des documents de ses employés. Cela lui permet de retrouver tous ces documents dans un lieu unique et sécurisé.

Investir dans le capital humain

La dématérialisation des fiches de paie est un bon moyen pour l’entreprise d’investir dans le capital humain. L’entreprise permet à ses employés de bénéficier d’un service avantageux et les accompagner dans le changement. De plus, il s’agit d’un bon moyen de montrer à ses collaborateurs que l’entreprise investit dans des solutions avantageuses pour les deux parties.