Comment piloter un projet RAG en entreprise : étape par étape

Un RAG bien conçu permet à vos équipes, a des clients, des prospects et/ou des fournisseurs de poser des questions en langage naturel et d’obtenir des réponses fiables, directement issues de vos propres documents internes. C’est un outil concret pour gagner du temps, fiabiliser les informations utilisées au quotidien, et rendre vos collaborateurs plus autonomes.

Mais comme tout projet à fort potentiel, la réussite d’un RAG repose sur une démarche claire et structurée.

Il est rassurant de savoir qu’il n’y pas besoin d’être informaticien pour le piloter. Il suffit de suivre quelques étapes clés pour :

• Bien cadrer vos besoins,
• Identifier vos ressources,
• Mobiliser les bons documents et les bonnes personnes,
• Vous appuyez sur des solutions ou prestataires adaptés.

Cet article vous propose une méthode simple en 5 étapes pour piloter un projet RAG, en gardant les pieds sur terre et l’accompagnement de vos équipes au cœur de la démarche.

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Définir les objectifs et le périmètre du RAG

Avant de se lancer dans la mise en place d’un RAG, il est essentiel de prendre un temps de réflexion stratégique.

Pourquoi voulez-vous intégrer un RAG dans votre entreprise ?

Et surtout : à quoi doit-il servir concrètement ?

Un bon projet RAG démarre toujours avec des objectifs clairs et mesurables.

Identifier un besoin réel et concret

Inutile de vouloir tout faire d’un coup. Le plus efficace est souvent de commencer par un cas d’usage simple, récurrent et à forte valeur ajoutée. Voici quelques exemples fréquents en TPE et PME :

• Vos équipes passent du temps à chercher des documents ou à poser les mêmes questions (RH, administratif, technique…) ?
• Vous avez des procédures internes que peu de gens maîtrisent vraiment ?
• Vous recevez souvent des questions clients ou partenaires qui nécessitent une réponse documentée ?

Dans tous ces cas, un RAG peut centraliser la connaissance, réduire les pertes de temps, et automatiser des réponses fiables.

Définir un périmètre réaliste

Une fois l’usage identifié, vous pouvez délimiter un premier périmètre de projet :

• À quelles équipes le RAG sera-t-il destiné ?
• Quels types de documents utilisera-t-il ?
• Sur quels sujets devra-t-il être capable de répondre ?

Il ne s’agit pas de lancer un projet géant, mais au contraire de construire un socle solide sur lequel vous pourrez ensuite élargir l’usage. Comme toute technologique, le RAG connait ses limites. Mais il est toutefois possible de les contourner intelligement en fonction de chaque cas d’usage, et besoin identifié de l’entreprise.

Quels résultat attendre de cette étape ?

Cette première étape permet de réaliser un “cahier des charges simplifié” de quelques lignes, qui résume :

• L’objectif principal du RAG (gagner du temps, fiabiliser, transmettre…),
• Le ou les cas d’usage ciblés,
• Les équipes concernées,
• Les résultats attendus à court terme.

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Cartographier les documents et les ressources disponibles

Une fois les objectifs fixés, il est temps de passer à l’inventaire de ce qui constituera le cœur de votre RAG : vos documents.

Car un RAG n’invente pas de réponses, il ne va pas non plus faire de recherches sur internet : il s’appuie sur ce que vous lui fournissez.

Plus vos documents sont riches, organisés et adaptés, plus votre assistant IA sera performant.

Pas besoin d’avoir des milliers de fichiers ou une base de données parfaite. Il s’agit d’identifier, rassembler et préparer les bons contenus pour répondre aux cas d’usage que vous avez définis.

Quels types de documents sont utiles ?

Tout dépend du périmètre choisi, mais vous pouvez commencer à rassembler :

• Vos procédures internes (onboarding, RH, gestion de projet, etc.),
• Vos modèles de documents (contrats, courriers types, réponses clients),
• Vos FAQ internes ou guides d’utilisation,
• Vos rapports, comptes rendus, éléments de veille, ou contenus de formation.

Ce peut être des fichiers Word, PDF, tableurs, voire du contenu audio ou vidéo à transcrire.

Même vos échanges d’e-mails ou vos posts internes peuvent être précieux s’ils reflètent votre manière de faire ou de parler.

Faut-il nettoyer ou structurer les documents ?

Pas forcément tout de suite, mais oui, un minimum de préparation est utile.

Un document propre, lisible, bien titré et à jour facilite la compréhension par l’IA et améliore la qualité des réponses.

Ce que vous pouvez faire simplement :

• Supprimer les doublons ou les versions obsolètes,
• Regrouper les contenus par thème ou par usage,
• Ajouter des titres ou sous-titres pour clarifier les parties,
• Identifier les contenus sensibles à ne pas intégrer.

Ce que cette étape vous permet de faire

Cette étape sert à clarifier et structurer le projet, identifier les ressources dont on dispose et celles qui nous faudra aller chercher et mesurer. Elle permet aussi d’évaluer la nature et la quantité de travail qu’il faudra effectuer.

• Estimer la taille de votre base documentaire (quelques dizaines de documents ? plusieurs centaines ?),
• Prévoir le type de solution technique adaptée (certains outils ont des limites en volume ou en formats),
• Poser les bases d’un RAG cohérent, aligné sur votre façon de travailler.

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Choisir la solution technique et les bons partenaires

Maintenant que vous avez défini vos objectifs et identifié vos documents clés, il est temps de choisir comment concrétiser votre projet RAG.

Cette étape est souvent perçue comme “technique”, mais elle peut rester simple… à condition d’avoir une vision claire de vos besoins et de vous entourer des bons partenaires.

L’objectif n’est pas de devenir expert en IA, mais de faire les bons choix pour votre entreprise, selon vos ressources, vos priorités et votre niveau d’autonomie.

Quelle solution technique choisir ?

Il existe aujourd’hui plusieurs façons de construire un RAG, plus ou moins clés en main :

• Solutions prêtes à l’emploi (NotebookLM, ChatPDF, Docalysis, etc.)
  → Idéales pour tester rapidement un cas d’usage simple, mais limitées en volume ou en personnalisation.
• Outils no-code / low-code avec connecteurs IA (Notion AI, Zapier + OpenAI, outils comme Retune ou Hume)
  → Permettent plus de souplesse tout en restant accessibles à des profils non techniques.
• Développement sur mesure avec un prestataire ou une startup spécialisée
  → Recommandé si vous avez des cas d’usage complexes, des exigences de sécurité élevées ou une volumétrie importante.

Hébergement et souveraineté des données

La question de l’hébergement est centrale, surtout si vous manipulez des documents sensibles.

• Privilégiez un hébergement européen (ex. OVHcloud, Scaleway, etc.) pour éviter les risques liés au Cloud Act américain.
• Vérifiez si les données peuvent être chiffrées (en transit et au repos).
• Demandez à votre prestataire si vos documents sont utilisés uniquement pour votre usage ou s’ils servent à entraîner d’autres modèles IA.

Un bon partenaire saura vous accompagner dans ces choix techniques sans jargon inutile.

Se faire accompagner : une bonne idée ?

Même si vous avez une petite équipe, vous n’êtes pas obligés de tout faire seuls.

Certaines startups spécialisées dans les RAG pour PME proposent :

• un accompagnement sur le cadrage du projet,
• la configuration technique et la mise en ligne du RAG,
• un support pour la formation et l’évolution de l’outil.

Le Blog du Dirigeant peut vous mettre en relation avec des prestataires testés, sérieux, et accessibles financièrement.

En résumé : la qualité de votre RAG dépend aussi des fondations techniques sur lesquelles il repose.

Mais rassurez-vous : il existe aujourd’hui des solutions fiables et accessibles, même pour les petites structures.

Tester, déployer et former les équipes

Une fois la solution technique choisie et les documents intégrés, le projet RAG entre dans une phase décisive : la mise en pratique.

• C’est à ce moment que le RAG passe du concept à l’usage réel. Et c’est aussi là que tout se joue :
  Un outil qui fonctionne bien mais que personne n’utilise ne servira à rien,
• À l’inverse, un outil simple et bien introduit peut devenir un réflexe précieux au quotidien.

Tester avant de déployer

Avant de rendre le RAG accessible à toute l’entreprise, commencez par une phase de test avec un petit groupe d’utilisateurs : un service, une équipe projet, ou quelques collaborateurs volontaires.

Objectifs de cette phase pilote :

• Valider la qualité des réponses dans des situations concrètes,
• Identifier les documents manquants ou mal interprétés,
• Ajuster le vocabulaire, les prompts, la formulation des requêtes.

Ces tests sont aussi un bon moyen de repérer les freins éventuels à l’adoption… et d’y répondre rapidement.

Déploiement progressif

Une fois les réglages effectués, vous pouvez ouvrir le RAG à un plus grand nombre d’utilisateurs.

Mais attention : ne le lancez pas “en silence”.

Communiquez simplement, avec pédagogie :

• Expliquez à quoi sert l’outil, ce qu’il peut (et ne peut pas) faire,
• Proposez quelques cas d’usage concrets dès le départ,
• Intégrez le RAG là où vos équipes travaillent déjà (dans l’intranet, le CRM, etc.).

L’objectif n’est pas de forcer son utilisation, mais de montrer rapidement sa valeur ajoutée.

Former par l’usage, pas par la technique

Inutile d’organiser de longues formations théoriques.

Dans une petite structure, le plus efficace reste :

• Une démonstration rapide sur un cas réel,
• Une session de 15 minutes pour montrer comment poser une bonne question (le fameux prompt),
• Un support simple (FAQ ou fiche réflexe) pour accompagner les premiers pas.

Vous pouvez aussi désigner un ou deux “référents RAG” dans vos équipes, qui serviront de relais pour aider les autres à s’approprier l’outil.

Un bon déploiement, c’est un RAG que les collaborateurs ont envie d’utiliser, parce qu’ils y trouvent une réponse rapide, claire et adaptée à leurs besoins.

Suivre, ajuster et faire évoluer le RAG

Un RAG n’est pas un outil qu’on installe une fois pour toutes.

Comme un site internet ou un logiciel de gestion, il vit, il s’enrichit, et il doit évoluer avec votre entreprise.

C’est justement cette capacité d’évolution qui fait la différence entre un simple test ponctuel et un assistant IA durable et performant.

Suivre l’usage et mesurer l’impact

Dès les premières semaines d’utilisation, il est utile de mettre en place un suivi léger de l’activité du RAG.

Pas besoin de tableau de bord complexe : quelques indicateurs simples suffisent pour évaluer la valeur ajoutée de l’outil.

Par exemple :

• Nombre de requêtes posées,
• Temps moyen économisé sur certaines tâches (ex. : réponses aux questions internes, rédaction de mails),
• Taux d’utilisation par service,
• Retours qualitatifs des utilisateurs.

Ces données vous permettent de mesurer l’impact du RAG, mais aussi de reAjuster les contenus et corriger les imprécisions

Au fil de l’usage, vous constaterez que certaines réponses sont trop vagues, incomplètes, ou inexactes.

Ce n’est pas un échec : c’est le signal que votre base documentaire peut être améliorée.

Pensez à :

• Mettre à jour les documents régulièrement (notamment ceux liés à la réglementation, aux chiffres ou aux procédures),
• Supprimer les versions obsolètes ou les doublons,
• Ajouter de nouveaux contenus lorsque des besoins émergent.

Vous pouvez aussi utiliser des variables dynamiques pour les données évolutives (comme le SMIC, les seuils, les plafonds légaux…).

Faire évoluer le périmètre progressivement

Une fois que le RAG est bien adopté sur un premier usage, vous pouvez l’étendre à d’autres domaines :

• Rédaction d’offres commerciales ou de relances clients,
• Support technique ou après-vente,
• Aide à la veille réglementaire ou sectorielle,
• Transmission du savoir interne (notamment auprès des nouvelles recrues).

Un bon RAG évolue par petits pas… en suivant le rythme de votre entreprise. L’évolution progressive permet également de faire évoluer le prix du RAG en fonction de vos besoins.

Désigner un référent ou s’appuyer sur un prestataire

Même dans une petite structure, il est utile de nommer un “référent RAG” : quelqu’un qui centralise les besoins, suit les retours, et s’assure que le système reste pertinent.

Et si vous passez par un prestataire, assurez-vous qu’il propose :

• Un suivi régulier (au moins trimestriel),
• Une capacité à faire évoluer la solution,
• Un accompagnement accessible et réactif.

Un RAG bien suivi, c’est un outil qui devient de plus en plus utile au fil du temps.

Et pour une TPE ou PME, cette agilité est un avantage concurrentiel précieux.

En résumé : piloter un RAG, c’est piloter l’avenir de sa connaissance

Mettre en place un RAG dans une petite entreprise n’a rien d’un projet inaccessible.

Au contraire : bien mené, c’est un levier rapide, concret et rentable pour gagner en efficacité, en fiabilité et en autonomie.

Avec une méthode simple, en 5 étapes — définir vos objectifs, rassembler vos documents, choisir la bonne solution, déployer progressivement et faire vivre l’outil — vous posez les bases solides d’un assistant IA qui s’adapte à vos équipes, à vos besoins et à votre culture d’entreprise.

• Vous n’avez pas besoin d’être une grande entreprise pour innover.
• Vous avez juste besoin d’une approche claire, réaliste… et des partenaires de confiance.

Et c’est justement ce que nous proposons sur Le Blog du Dirigeant : vous aider à comprendre, structurer et concrétiser votre projet RAG, avec des outils accessibles et des startups expertes dans l’IA pour PME.

L’intelligence artificielle n’est plus réservée aux géants du numérique.

Elle est là, à votre portée, prête à vous aider à faire mieux… chaque jour.