Entreprises : comment alléger l’impact carbone de l’administratif grâce au numérique ?

Les documents imprimés ou les envois postaux consomment de l’énergie et génèrent des émissions. Comment la digitalisation change-t-elle la donne ?

Pourquoi les démarches administratives pèsent sur l’empreinte carbone des entreprises

Selon l’ADEME (Agence de la transition écologique), en deux ans à peine, l’empreinte carbone du numérique en France aurait augmenté de près du double. Chaque impression, chaque déplacement pour signer un contrat ou chaque archivage physique mobilise des ressources : papier, encre, électricité, transport, espace de stockage… Chaque action papier et physique dans le monde de l’entreprise aura contribué à cette hausse de près du double.

À l’échelle d’une entreprise, l’accumulation de ces opérations représente plusieurs tonnes d’émissions par an. Un impact qui se retrouve dans le bilan carbone, en particulier au sein du scope 3, qui répertorie les émissions indirectes liées aux services internes.

Le scope 3 désigne l’ensemble des émissions indirectes générées par une entreprise, en dehors de sa consommation directe d’énergie. Il inclut par exemple les achats de biens et services, les déplacements professionnels, ou encore la gestion administrative. Pour de nombreuses organisations, le scope 3 représente plus de 70 % de leur empreinte carbone totale. Mieux comprendre le scope 3, c’est donc identifier des leviers d’action concrets pour réduire durablement l’impact global de l’entreprise.

Conseil : estimer et mesurer cette empreinte carbone favorise l’identification de leviers d’efficacité énergétique tels que :

• La digitalisation des flux
• La rationalisation des circuits de validation
• L’automatisation des envois

Digitaliser pour une administration plus sûre et écologique

La digitalisation des processus administratifs permet aux entreprises de réduire significativement leur empreinte carbone. Supprimer le papier, l’encre et les impressions, c’est limiter la consommation de ressources et les déchets qui en découlent.

Grâce à la dématérialisation des documents, les besoins d’archivage physique diminuent, et les déplacements pour signer ou valider des dossiers deviennent moins nécessaires. Les dispositifs de signature électronique ou les plateformes de gestion documentaire, par exemple, fluidifient les procédures tout en réduisant les émissions liées aux trajets.

Certaines entreprises choisissent aussi de moderniser leurs envois avec des solutions comme la lettre recommandée électronique. Par exemple, diffusez vos lettres électroniques recommandées avec Tessi Digital Experience, une alternative fiable et plus respectueuse de l’environnement.

La digitalisation améliore également la sécurité des échanges : traçabilité des documents, authentification renforcée, conservation sécurisée et protection des données sensibles. Ces garanties contribuent à renforcer la conformité réglementaire et la confiance des partenaires dans les processus administratifs numériques.

Le rôle du numérique responsable dans la stratégie carbone des entreprises

Notre conseil : réduire l’empreinte carbone administrative ne se limite pas à la dématérialisation. Le numérique responsable s’impose désormais comme un levier essentiel pour concilier innovation et durabilité. Il vise à limiter l’impact environnemental des outils digitaux eux-mêmes via divers leviers :

• Optimisation des serveurs
• Allongement de la durée de vie du matériel
• Eco-conception des logiciels

Dans les entreprises, cette démarche s’intègre au cœur de la stratégie RSE. Elle permet de réduire les émissions indirectes, notamment celles du scope 3. Ce scope 3 concerne l’usage des technologies et des prestataires externes. Mettre en place un numérique responsable, c’est aussi repenser les usages : limiter les envois volumineux, favoriser le stockage raisonné ou privilégier les solutions à faible consommation énergétique.

Adoptée à grande échelle, cette approche renforce la performance énergétique et la crédibilité environnementale de l’entreprise. Indispensable pour son image de marque, à l’heure d’une prise de conscience écoresponsable globale de la part de vos clients !

Intégrer la réduction de l’empreinte administrative dans une stratégie RSE globale

Evaluer régulièrement les émissions carbone de votre entreprise via un bilan carbone complet vous permet d’identifier les postes les plus émetteurs. C’est aussi l’opportunité d’assurer un suivi des progrès effectués. Plus largement, ce type de démarche s’inscrit dans les politiques de développement durable mises en œuvre par l’Etat, ainsi que les orientations définies par la loi Climat et Résilience.

Ce texte publié encourage les entreprises à mesurer leurs émissions et à intégrer la réduction de leur empreinte carbone dans leur stratégie globale. Il fixe des objectifs clairs de neutralité carbone à l’horizon 2050, en incitant à une gestion plus sobre des ressources et des processus internes.

Digitaliser, c’est donc à la fois renforcer l’efficacité énergétique, la productivité, et la conformité réglementaire des processus internes. Les actions menées sur les services administratifs peuvent par ailleurs servir de modèle à d’autres segments : RH, comptabilité, commerce, marketing… Cette approche transversale, combinant digitalisation, mesure d’impact et pilotage RSE, permet d’atteindre les objectifs environnementaux sans compromettre la performance opérationnelle.