Comment favoriser l’intelligence collective en réunion ?

Pourtant, la majorité d’entre nous, qui animons ou assistons à une réunion, en sortons déçus. Point d’intelligence collective explosive, point d’idée grandiloquente à l’horizon. Pourquoi ? Comment rendre une réunion réellement collaborative ? Comment faire émerger les talents grâce à la synergie du groupe ? Le blog du dirigeant vous propose quelques astuces, entendues çà et là auprès de ses entrepreneurs et innovateurs sociaux.

DE LA RÉUNION COOPÉRATIVE À LA RÉUNION COLLABORATIVE

La plupart des réunions qui sont organisées en entreprise se prétendent collaboratives, ce qui est faux. Il ne suffit pas de réunir un groupe de personnes dans une même pièce et d’y ajouter un tableau interactif pour rendre l’événement « collaboratif ».

La réunion coopérative : pour organiser une mission

La majorité des réunions en entreprise n’ont aucune vocation à être collaboratives.

 Elles sont ce que l’on appelle « coopératives », c’est-à-dire que l’événement est organisé autour d’un projet commun, dans le but d’identifier les différentes missions à réaliser et de répartir les tâches selon les compétences de chacun. La réunion coopérative sert à diviser l’objectif final en tâches et sous-tâches, à les attribuer aux collaborateurs, à organiser le planning, suivre l’état d’avancement du projet, etc. On ne parle pas de synergie des compétences, de 1+1=3 et il ne sert rien de pousser vos collaborateurs à la créativité au cours de ce type de réunion. Son but est pragmatique et les outils des nouvelles technologies utilisés dans ce cadre doivent servir à accélérer le processus de réunion. En bref, une réunion coopérative sert à l’organisation d’une mission.

La réunion collaborative pour solutionner un problème

La réunion collaborative, quant à elle, ne relève pas de la répartition des tâches et des rôles. L’objectif final est encore commun, mais chacun des collaborateurs travaille sur le même point et à égalité. La thématique de la réunion est souvent plus conceptuelle :

 « comment améliorer la rentabilité d’un service ? » – « comment diversifier notre activité ? » – « comment réagir à tel ou tel événement qui bouleverse notre marché ? » L’objectif ici est d’utiliser l’intelligence collective – une idée en amenant une autre – pour solutionner un problème. Les compétences ne s’additionnent pas, elles se multiplient. La créativité émerge ; avec elle, éventuellement, l’innovation. En bref, une réunion collaborative sert à solutionner un problème.

MAXIMISER L’INTELLIGENCE COLLECTIVE LORS D’UNE RÉUNION COLLABORATIVE

Maintenant que les bases sont posées, reste à trouver comment maximiser l’intelligence collective lors d’une réunion collaborative. Le traditionnel brainstorming où les participants lancent à la volée des idées ensuite annotées sur un tableau n’a plus vraiment la cote. Ce type de format de réunion incite en général les personnalités les plus extraverties à prendre l’ascendant sur les plus timides qui, eux, n’arriveront ni à défendre une idée sans se faire couper, ni même à proposer une base. Dans ce contexte, au-delà des qualités de l’animateur et des techniques qu’il utilise pour faire émerger la créativité d’un groupe, c’est le format même de la réunion qui influence l’émergence d’une intelligence collective. Lilian Ricaud – chercheur et spécialiste des pratiques collaboratives depuis 2005 – cite des événements tels que le World Café, Le Barcamp, La Coding Party, le Hackaton* comme exemples de formats idylliques pour faire émerger la créativité d’un groupe. « Ils n’essayent pas de gommer les différences entre individus et ils se nourrissent de la créativité individuelle », explique-t-il. *Le World Café est un événement qui réunit les participants autour de plusieurs petites tablées (par exemple 4 tables de 6 personnes chacune) au cours duquel les participants échangent leur place toutes les 20 minutes environ. Le Barcamp, Coding Party ou Hackathon sont initialement des événements des nouvelles technologies durant lesquels des développeurs informatiques travaillent en petites équipes pour relever un défi. Ce type de format commence à être repris dans les entreprises d’autres secteurs d’activité. « Je crois que les entreprises et les institutions commencent à comprendre qu’un outil informatique collaboratif n’est pas suffisant pour créer des usages collaboratifs et qu’il faut aussi adopter de nouveaux modes de travail moins pyramidaux et plus en réseaux », ajoute Lilian Ricaud. Accélérateurs de projets, ateliers de co-construction ou de co-production, « conférences gesticulées » (pour définir des conférences théâtralisées) ; autant de formats que lui-même a conçu ou qu’il préconise avec enthousiasme au sein de sa « bibliothèque libre d’événements co-créatifs », dans laquelle vous pouvez piocher gratuitement des architectures et modèles de réunions collaboratives, inspirants et adaptables à vos propres équipes. Le tout serait de « ne pas limiter les techniques collaboratives à un brainstorming et de mettre en perspective une ACTION collective, au risque de décevoir les participants et de ne rien voir aboutir de tangible » ajoute-t-il. Du collaboratif dans les débats d’idées, mais aussi pour pousser au passage à l’action : proposer une co-création/co-production… ou faire participer vos collaborateurs de manière plus ludique par un gaming, des mises en situation…

LES OUTILS DU COLLABORATIF

Pour agrémenter les réunions et événements collaboratifs, les nouvelles technologies sont évidemment un plus. Les tableaux interactifs sont légion. Ils permettent d’afficher l’écran d’un ordinateur et de le contrôler directement à l’aide d’un stylet ou encore de manière tactile. Les écrans interactifs Big Pad de la marque Sharp vont plus loin et permettent d’organiser des réunions à distance avec des intervenants connectés depuis n’importe quel périphérique (ordinateur, tablette, Smartphone). Vous pouvez écrire ou dessiner sur l’écran du Big Pad de la même manière que sur un tableau blanc, à ceci près qu’il sera visible par tous les intervenants de la réunion, où qu’ils soient dans le monde. Il y a également le site Wisembly qui permet d’organiser des réunions en donnant accès aux documents à tous les participants qui peuvent alors, via une plateforme collaborative, interagir et intervenir en amont ou en aval de la réunion physique. L’outil prépare les participants puis leur permet de réagir en post-réunion ; pour aller encore plus loin dans les idées ! Pour les brainstormings informels, pensez à Nooot, une plateforme de carnets de notes collaboratifs sur lesquels chaque participant pourra y inscrire ses idées à la volée et à chaque instant, où qu’ils soient. Le carnet de notes est évidemment virtuel, évidemment modifié en temps réel. MindMap permet de réaliser des cartes de mind mapping collaboratives, c’est-à-dire qu’un même support Web accueille la carte et chacun peut y ajouter ses idées,là encore où qu’il soit dans le monde et à n’importe quel moment. Comme vous pouvez le constater, ces outils sont collaboratifs car ils permettent de partager l’information/ l’idée en temps réel et à distance. Ils permettent à toute une équipe de travailler sur une même base où qu’ils soient dans le monde. Mais ils ne sont pas collaboratifs au sens de l’intelligence collective. Là encore, les nouvelles techno’ ne sont que des outils, des accélérateurs d’un processus, mais ils ne remplacent jamais la créativité individuelle et la synergie des compétences. À vous de réinventer vos formats de réunion pour favoriser l’émergence des idées !