L’état des lieux : préparation, modification et contestation

Définition

L’état des lieux est un document écrit qui décrit l’état précis d’un logement et de ses équipements lors de l’entrée et de la sortie d’un locataire.

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La préparation de l’état des lieux

Qui effectue l’état des lieux ?

A priori, l’état des lieux (d’entrée et de sortie) doit être effectué par le locataire et le propriétaire ou son représentant (un notaire ou un agent immobilier). Cependant, dans certains, des tiers peuvent intervenir.

Comment effectuer l’état des lieux ?

Modes suivis

Concernant le mode suivi pour réaliser l’état des lieux, il existe trois méthodes pour effectuer un état des lieux. Celles-ci sont :

• La méthode amiable entre le locataire et le propriétaire : dans ce cas, ces derniers fixeront une date pour l’exercice de l’état des lieux de sortie. Cette dernière sera confirmée par courrier recommandé avec avis de réception.
• La méthode amiable entre le locataire et un professionnel représentant le propriétaire : la même procédure s’appliquera.
• L’intervention du commissaire de justice : en cas de refus de l’une des parties, celui-ci peut être sollicité pour réaliser un état des lieux litigieux, appelé, dans ce cas, « constat locatif ». Le commissaire de justice informera les parties de la date du constat par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 7 jours avant sa réalisation.

En outre, les parties doivent prendre en considération certaines règles essentielles en effectuant l’état des lieux. Celles-ci sont :

• L’état des lieux doit être effectué au moment de la libération des lieux ou peu de temps après, en présence obligatoire du locataire et du propriétaire (ou de son représentant).
• L’état des lieux est un document qui doit être préparé de manière contradictoire. Ceci signifie que les deux parties doivent être présentes pour s’assurer que l’évaluation du logement soit objective et équitable.
• Le logement doit contenir tous les éléments mentionnés dans le bail, et l’état des lieux doit se dérouler dans de bonnes conditions d’éclairage afin de garantir une inspection précise.

Forme et contenu de l’état des lieux

Premièrement, concernant la forme, l’état des lieux doit être consigné dans un document écrit, identique pour l’entrée et la sortie du logement. La rédaction dudit document doit présenter une comparaison claire de l’état du logement à l’entrée et à la sortie du locataire. Pour atteindre cette clarté, le rédacteur de l’état des lieux peut utiliser deux méthodes. Celles-ci sont :

• La préparation d’un document unique contenant des colonnes “à l’entrée” et “à la sortie”.
• La préparation de plusieurs documents distincts (un document pour chaque pièce). Ces derniers doivent être présentés suivant des méthodes similaires.

En amont, le document peut être réalisé sur support papier ou sous forme électronique.

Deuxièmement, le contenu de l’état des lieux doit décrire l’état du logement, ses équipements ainsi que leur état de conservation.

Afin d’effectuer un état des lieux efficace, il faut que ce document contienne des précisions qui concernent essentiellement les éléments suivants :

• Les informations de base : le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date de l’exercice de l’état des lieux, la localisation du logement, le nom ou dénomination des parties impliquées (locataire, propriétaire) et domicile ou siège social du représentant du propriétaire. En cas de mandat, il faut aussi indiquer le nom ou dénomination et domicile ou siège social des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux.
• Les relevés des compteurs individuels d’eau ou d’énergie, si les charges ne sont pas payées au forfait.
• Les clés ou tout autre moyen d’accès aux locaux privés ou communs.
• La description précise de chaque élément attaché au logement loué (l’état des sols, murs, plafonds, équipements, et meubles). Cette description peut aussi être complétée par des observations, réserves, ou images.
• La signature des parties (locataire, propriétaire) ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux.
• L’adresse du nouveau domicile ou lieu d’hébergement du locataire.
• Les évolutions constatées depuis l’entrée et qui concernent l’état de chaque pièce.
• Les compléments pour le chauffage ou l’eau chaude sanitaire. Si le logement dispose d’une installation de chauffage ou d’eau chaude sanitaire (individuelle ou collective avec comptage individuel), les relevés des index pour chaque énergie doivent être ajoutés à l’état des lieux d’entrée et de sortie.

Le coût de l’exercice de l’état des lieux

Afin de déterminer le coût de l’étude et de la préparation de l’état des lieux, il faut maitriser les règles applicables aux coûts de la réalisation de l’état des lieux. Ces règles varient selon les circonstances. En effet, il existe 4 hypothèses. Celles-ci sont :

Modification de l’état des lieux

L’état des lieux peut être modifié après sa signature si des différences sont constatées entre l’état des lieux réel et celui qui a été rédigé. Ces divergences peuvent être des équipements défectueux ou des éléments incorrects par rapport au document initial.

Dans ce cas, une contestation peut être effectuée. En effet, la partie qui réfute l’état des lieux rédigé (propriétaire ou locataire) enverra une lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie, précisant les points de désaccord et demandant une réponse de l’autre partie. Si aucun accord n’est trouvé, l’affaire peut être portée en justice.

La partie demanderesse, dans ce cas, doit respecter le délai de modification de l’état des lieux. Ce dernier varie selon les éléments objets de la contestation :

• Les éléments du logement : la demande doit être exercée dans les 10 jours calendaires suivant la réalisation de l’état des lieux.
• Les éléments de chauffage : le délai est d’un mois à partir du début de la période de chauffe.

Si le propriétaire refuse de modifier l’état des lieux, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation pour résoudre le différend.

La contestation et le refus de l’état des lieux

La contestation de l’état des lieux déjà effectué

Si une des parties (locataire ou propriétaire) réfute l’état des lieux et souhaite exprimer officiellement son désaccord, celle-ci peut suivre une procédure de contestation. Les étapes de cette dernière sont les suivantes :

1. Envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception.
   • Dans cette lettre recommandée, le demandeur (partie qui conteste) devra décrire les faits avec précision et joindre des documents justificatifs (textes de loi, règlements, factures, photos…) dans cette lettre recommandée.
   • Cet envoi est effectué dans le cas où la communication avec le locataire ou le propriétaire (ou son représentant) est impossible.
   • Si ledit courrier n’a pas été efficace, la partie contestante effectuera la deuxième étape.
2. La partie demanderesse s’engage à une conciliation auprès d’un conciliateur de justice.
   • Cette étape est obligatoire si le montant du litige est inférieur ou égal à 5000 € et facultative si le montant du litige excède 5000 €.
   • La démarche de conciliation est gratuite.
   • Si la conciliation n’a pas eu lieu en vertu de cette étape, le demandeur exercera la troisième étape.
3. Le demandeur saisit le juge des contentieux de la protection du tribunal compétent.
   • Le délai pour agir est de 3 ans à compter de l’apparition du litige.

Le refus de l’exercice de l’état des lieux

Si une des parties refuse d’établir un état des lieux, certaines mesures spécifiques et contraignantes devront être prises. Il existe 2 cas principaux de refus.

Le refus exprès

D’une part, si le propriétaire refuse d’effectuer l’état des lieux d’entrée, le locataire doit envoyer une mise en demeure au propriétaire pour exiger l’état des lieux. Si le propriétaire persiste dans son refus, il devra prouver à la fin du bail que le logement a été remis en bon état d’usage pour réclamer des dédommagements pour dégradations. D’autre part, si le locataire refuse l’exercice d’un état des lieux d’entrée, il sera présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et devra le rendre en bon état. S’il souhaite contester, il doit prouver le mauvais état initial, par exemple avec des photos prises par un commissaire de justice.

Le refus par absence au rendez-vous

En cas de désaccord concernant l’état des lieux, le commissaire de justice est saisi. Ce dernier organise un rendez-vous afin de réunir les deux parties et résoudre le conflit.

• Si le locataire s’absente au rendez-vous, le propriétaire doit saisir le juge des contentieux pour constater le refus et obtenir la remise des clés par un commissaire de justice.
• Si le propriétaire s’absente au rendez-vous, le locataire peut restituer les clés par courrier recommandé avec accusé de réception. Dans ce cas, si l’état des lieux de sortie n’a pas été effectué, le locataire est présumé avoir remis le logement en bon état.