Comment nommer le secrétaire de votre association ?

Le Blog du Dirigeant vous dit tout ce qu’il faut savoir pour nommer le secrétaire d’une association.

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L’association

Définition

définit l’association comme le regroupement d’au moins deux personnes autour d’un objectif commun différent du partage des bénéfices. Par conséquent, l’association diffère de l’entreprise puisqu’elle ne cherche pas à faire des bénéfices.

La composition de l’association

L’organe décisionnel de l’association est représenté par le bureau. Composé d’un président, d’un vice-président, d’un trésorier, et d’un secrétaire, chaque membre du bureau ont des rôles précis. Or, ces rôles et les missions confiés à chacun doivent obligatoirement être mentionnés dans les statuts. Enfin, l’association compte aussi des membres participant à la vie quotidienne de l’association et aux événements, sans pour autant faire partie du bureau.

L’élection du bureau

L’élection du bureau d’une association nécessite de suivre plusieurs formalités. La première suppose d’organiser une assemblée générale rassemblant tous les membres de l’association. Ensuite, les membres votent pour la personne qu’ils souhaitent, de manière anonyme, à chaque poste. Une fois le vote terminé et la décision prise, vous devez déclarer le nouveau bureau à la préfecture et aussi à la banque pour le trésorier et le président.

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Le rôle du secrétaire d’une association

La loi du 1^er juillet 1901 vous donne le droit de déterminer dans les statuts le nombre de dirigeants et leurs fonctions. Ainsi, aucune loi ne vous oblige à élire un secrétaire. Or, le secrétaire a un rôle essentiel au sein d’une association. En effet, il s’occupe principalement des fonctions administratives de l’association. Ainsi, ses missions sont de :

• Gérer les courriers de l’association ;
• Convoquer les membres de l’association pour les réunions ;
• Adresser les modifications statutaires à la préfecture ;
• Rédiger les comptes-rendus des réunions ;
• Rédiger le procès-verbal des décisions ;
• Contacter et gérer les adhérents de l’association ;
• Gérer les registres et archives de l’association.

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Nommer le secrétaire d’une association

Plusieurs situations requièrent la nomination d’un nouveau secrétaire est possible. Il s’agit de la démission du secrétaire précédent, la fin de son mandat, sa révocation ou encore son décès. Comme tout membre du bureau de votre association, l’élection du secrétaire suppose de rassembler une assemblée générale et d’organiser un vote à la majorité. Ensuite, dans les trois mois suivant son élection, vous devez faire une déclaration à la préfecture par le biais du formulaire CERFA.

La responsabilité du secrétaire

Étant membre du bureau, ses fonctions sont mentionnées dans les statuts de votre association. Par conséquent, sa responsabilité civile et pénale peut être engagée dans plusieurs cas.

La responsabilité civile

Celle-ci peut être engagée en cas de :

• Faute de gestion ;
• Faute à l’égard des tiers ;
• Cessation de paiement.

La responsabilité pénale

En cas d’infraction pénale, vous pouvez voir votre responsabilité pénale engagée mais aussi celle de l’association. Ces infractions peuvent être :

• Liées au fonctionnement de l’association ;
• La cause d’un redressement judiciaire ou d’une liquidation judiciaire ;
• Liée au respect du droit du travail et de la sécurité sociale ;
• Liée au respect du droit fiscal.

Ainsi, des sanctions sont prévues dans chacune des situations précitées. A vous d’être vigilant sur la façon dont vous gérer le fonctionnement de votre association.