Test et avis sur le logiciel de facturation KoalaME

Par Christelle Ibach, le 23/06/2021

KoalaME est un logiciel de facturation en ligne qui vise exclusivement les auto-entrepreneurs. Cet outil est complet : édition facile des devis-factures + suivi des paiements et des impayés + relance automatique + CRM + synchronisation au compte bancaire pour suivre la trésorerie + synchronisation au compte URSSAF pour déclarations sociales automatiques.

Test du logiciel de facturation KoalaME

Le logiciel de facturation KoalaME vise exclusivement les auto-entrepreneurs. Il est plutôt adapté à une activité libérale, digitale ou de prestation de service.

La carte d’identité KoalaME

  • Nom : KoalaME
  • Statut juridique :  Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 26 507 €
  • Date de création : 2017
  • Direction : Axel Dumanalède
  • Localisation siège social : 72 rue de la République – 76140 Petit-Quevilly
  • Effectif : env. 10 personnes

Bien choisir ses partenaires est déterminant pour une entreprise. Conscient de cette réalité, le Blog du Dirigeant teste et vous propose les meilleures solutions du marché.

> Notre tableau comparatif des logiciels de facturation !

Pourquoi donner notre avis

Au blog du dirigeant, nous avons décidé de tester les nombreux outils de facturation et de gestion proposés aux entrepreneurs et dirigeants d’entreprises, afin de les aider à choisir rapidement et facilement un logiciel adapté à leur modèle économique.

En effet, le marché de l’outil de facturation est en pleine expansion. Il devient de plus en plus compliqué de visualiser le panorama complet des offres disponibles pour faire un choix éclairé.

Pour vous proposer un regard objectif et indépendant, nous avons confié les missions de tests à une entrepreneure, indépendante du blog du dirigeant. Elle s’appelle Christelle et elle gère une entreprise libérale. Son regard est celui d’un dirigeant, il est donc pertinent. Son objectif est de fournir des conseils avisés pour vous aider à faire votre choix.

Notre objectif est de :

  • vous faire gagner du temps
  • vous orienter vers l’outil réellement adapté à votre situation

Résumé :  notre avis sur KoalaME

  • Catégorie : outil de facturation, tableau de pilotage d’activité et mini CRM
  • Uniquement pour un auto-entrepreneur
  • Uniquement outil en ligne (ergonomie adaptée Ordinateur, tablette et Smartphone)

Points forts :

L’outil répond à un besoin d’ensemble pour un freelance : à savoir facturer, suivre et piloter son activité

  • Mini CRM très bien conçu pour optimiser la gestion de ses clients
  • Connexion au compte bancaire pour suivi de trésorerie
  • Connexion au compte URSSAF pour automatisation des obligations sociales
  • Livre des comptes pour répondre aux obligations comptables de l’auto-entreprise

Points faibles :

  • Peu adapté aux métiers du commerce et de l’artisanat (ne calcule pas les marges, coûts de revient et soldes de gestion)
  • Pas de suivi automatique des impayés, malgré une connexion au compte bancaire

Tarifs et fonctionnalités KoalaME

Vous pouvez tester le logiciel de facturation KoalaME gratuitement.

Si vous souscrivez à KoalaME, des frais de gestion de 2% sont appliqués à vos factures et à vos entrées de plus de 25 € :

  • Avec un montant minimum : 0.90 € par facture
  • Avec un montant maximum : 3 € par facture
  • Et avec un plafond mensuel, montant maximum : 10 € / mois

Les 5 premiers frais de gestion sont offerts.

Ces frais sont par défaut à votre charge, mais KoalaME suggère de les facturer à vos clients. Il y a un bouton à activer pour passer ces frais sur les factures client. Nous avons essayé et en activant ce bouton, les frais s’ajoutent automatiquement aux factures émises, sous le libellé « Frais de gestion ».

Les fonctionnalités :

  • Devis-factures
  • CRM
  • Synchronisation compte bancaire
  • Suivi des factures impayées (à faire manuellement en cochant les factures payées) avec bouton pour relance facile
  • Synchronisation à l’URSSAF pour calcul et déclaration automatique de chiffre d’affaires
  • Livre de compte avec recettes saisies automatiquement (selon factures)
  • Des partenariats avec des consultants sont en cours pour obtenir des prestations de conseil en gestion et développement de l’entreprise
  • Un système de parrainage est en cours de développement

Les tableaux de bord de suivi d’activité :

  • Suivi du chiffre d’affaires
  • Suivi de la trésorerie
  • Suivi des devis et taux de conversion
  • Tri intelligent des documents commerciaux (factures payées, factures en cours, factures en retard …)

Modalités de résiliation : Libre, pas d’engagement.

Récupération des données : Libre par téléchargement en format CSV ou Excel

Éditer des factures avec KoalaME : notre test

La promesse KoalaME

 Accompagner les auto-entrepreneurs dans leur développement et particulièrement sur les aspects facture, administratif et comptabilité.

Nature de l’outil

  • 100% outil en ligne = Saas (software as a service)
  • Données stockées dans le Cloud

En résumé : quel service – Pour qui ?

KoalaME se positionne clairement sur une offre pour auto-entrepreneur avec des fonctionnalités spécialement dédiées :

  • module de facture au format auto-entreprise
  • livre des recettes et des achats
  • déclaration automatique de chiffre d’affaires …
Ce logiciel ne propose pas de suivi des coûts de revient, des soldes intermédiaires de gestion ni de calculateur de marge. De fait, selon notre avis, il est moins approprié aux métiers du commerce et de l’artisanat. KoalaME vise plutôt les auto-entrepreneurs des professions libérales, métiers du digital et des services.

Inscription et prise en main

L’inscription est rapide et se fait en quelques clics.

Vous accédez à un tableau de bord central (Dashboard) avec, devant vous, les éléments à configurer et à votre gauche, l’accès aux différents modules de KoalaME.

Test et avis du logiciel de facturation KoalaME

Fonctionnalités KoalaME

Le logiciel de facturation

Le logiciel de facturation KoalaME est hyper intuitif et simple d’utilisation avec de gros boutons, des grandes cases pour personnaliser les éléments, etc.

Comme sur tous les logiciels que nous testons, les devis – factures sont rapidement édités en accédant au catalogue produits/services et base de données client que vous pouvez constituer en amont ou au fil de l’eau.

Vous personnalisez votre bas de page en annotant vos conditions générales de vente et délais de paiement. Dommage, rien n’est pré-rédigé à ce niveau.

Test et avis du logiciel de facturation KoalaME

Suivi des paiements et des impayés – relance

Quand une facture est encaissée, vous pouvez la cocher en « payée ».

Vous accédez à une liste contenant tous vos documents commerciaux et vous pouvez utiliser un filtre pour pointer vos factures en cours, vos factures payées, vos factures en retard, etc.

A coté de chaque facture en retard se situe un bouton pour relance automatique au client (à condition d’avoir rempli son adresse mail dans la base de données, évidemment).

Le fichier client – Mini CRM

La fonctionnalité « Fichier client » est un CRM simplifié très bien conçu, selon notre avis :

  • Vous importez ou vous créez vos contacts dans la base de données
  • Vous retrouvez, en un clic, les données commerciales par client : sommes payées, montants dû, factures en cours, nombre de devis, nombre de devis signés …
  • Un espace « notes libres « permet d’annoter vos commentaires ou comptes-rendus d’échanges pour chaque client

Tableaux de bord

Les tableaux de bord sont tous regroupés dans l’onglet « Tableaux de bord ».

L’interface est visuelle avec toutes les données clés visibles en un coup d’œil, ce qui est appréciable.

Test et avis de KoalaME logiciel de facturation

La connexion au compte bancaire permet le suivi de trésorerie.

Vous obtenez le suivi des éléments clés de la facturation, en chiffre et en graphique :

Livre de compte

Le module Livre de compte vous permet de répondre aux obligations comptables simplifiées de l’auto-entreprise. La partie Recettes se complète automatiquement via le suivi de vos factures.

Déclarations sociales

Il est possible de connecter votre compte KoalaME à votre compte URSSAF pour déclaration automatique de votre chiffre d’affaires, selon vos factures encaissées.

Support technique et service client

Le service commercial prend la forme d’un système de chat. Efficace : nous avons obtenu réponse à nos questions sous 10 minutes avec une réponse allant à l’essentiel.

Test et avis de KoalaME logiciel de facturation

logiciel de facturation Test et avis de KoalaME

La question et la réponse sont également envoyées par email pour conserver une trace écrite.

On apprécie l’efficience de ce service.

Récapitulatif : avis clients

KoalaME enregistre quelques avis Google avec une note maximum de 5.5.

Sur les forums Internet, cet outil de facturation a également de bons retours avec des notes élevées sur le rapport qualité-prix, la praticité des fonctionnalités, le design, l’assistance technique (toutes les notes sont entre 9 et 10).

Le mieux, selon, notre avis, est de tester vous-même le logiciel (test gratuit) et de regarder les témoignages clients vidéo sur leur site.

Avis final

Après test et selon notre avis, KoalaME est un très bon logiciel de facturation et de suivi des données de paiement.  Cet outil vise exclusivement un auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur relevant :

  • d’une profession libérale
  • d’une prestation de service
  • d’un métier du digital

Les avantages à choisir KoalaME :

  • Le mini CRM pratique et très bien conçu
  • La connexion au compte URSSAF pour automatiser les formalités sociales
  • la connexion au compte bancaire pour suivi de trésorerie
  • Le filtre intelligent pour classer les documents commerciaux (en cours, payé, dû …)

De manière générale, le fait de centraliser toutes les obligations de l’auto-entreprise et tous les tableaux de bord de suivi de paiement dans un seul et même outil est une valeur ajoutée pour l’auto-entrepreneur. Il gagne du temps et peut superviser, un en coup d’œil, toute la gestion de son activité (suivi des paiements, suivi des impayés et relances, suivi du chiffre d’affaires, suivi du relationnel client, vue sur la trésorerie en temps réel, déclaration sociale, livre de comptes, factures, …).

En bref, au blog du dirigeant, nous recommandons KoalaME pour les auto-entrepreneurs libéraux, prestataires de services et entrepreneurs du Web.

 

 

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Christelle Ibach

Diplômée d'un Master 2 en Entrepreneuriat des PME et d'un Master 1 en Droit et Management Christelle Ibach est entrepreneur dans l'âme. Après avoir conseillé de nombreux créateurs d'entreprise pendant plusieurs années au sein de la BGE de Paris, Christelle Ibach a fondé son entreprise de rédaction de contenu. Elle aide les créateurs à rédiger leur business plan et les professionnels du conseil en gestion à développer leur site internet. Son expérience personnelle et les nombreuses relations dans le secteur de la gestion (comptables, experts-comptables) et des dirigeants de TPE - PME l'aident à apporter des conseils pertinents aux créateurs et aux dirigeants.