Fiche pratique gestion : Comment bien rédiger une facture ?

Les premières factures à établir en tant qu’Entrepreneur ou dirigeant d’Entreprise sont les plus délicates, la crainte d’omettre des informations légales obligatoires ou de rédiger une facture  non valide qui risque d’être réglée avec retard parce que mal établie.

Voici quelques les règles pour bien réussir sa facturation.

1.- Les mentions obligatoires d’une facture

Selon le statut de l’entreprise, il peut y avoir des mentions spécifiques à indiquer sur la facture.  Néanmoins, il existe des mentions obligatoires à indiquer pour faire une facture et ce, quelque soit votre statut juridique.

• Le numéro et date de la facture (ou avoir) : Il doit être unique et intégré une séquence chronologique continue
• L’identité complète du vendeur doit apparaître sur la facture :
  • Nom
  • Adresse
  • Raison sociale de l’entrepreneur
  • Le numéro de SIRET et lieu d’immatriculation,
  • le n° d’identification TVA du vendeur et du client ou à défaut la désignation de l’article du code général des impôts qui régit l’exonération de  TVA (selon le statut de l’entreprise), la structure juridique, le montant du capital social.
  • Le n° d’Immatriculation et capital social ne sont pas obligatoires pour certains statuts.

• Les cordonnées du client Nom ou raison sociale et adresse complète du client à qui est adressée la facture.
• La désignation des produits ou services vendus Leur quantité, le montant unitaire hors taxe, le taux de la TVA ou son exonération, la date de livraison si elle est différente de celle de la date d’émission de la facture, les promotions ou ristournes éventuelles.
• Le montant total à payer C’est le montant final à payer par le client doit apparaître clairement sur la facture.
• Les modalités de paiement Doivent figurer les conditions d’un escompte négocié ou à défaut, la mention «sans escompte»
• Les pénalités de retard : Hors paiement comptant, des pénalités sont exigibles en cas de retard ou non-paiement, le taux et date limite de paiement doivent être apposés sur les factures (en cas d’absence de ce taux c’est celui légal en vigueur qui s’appliquera).

Ainsi, pour bien faire ses factures, il faut prendre le temps de bien connaître les mentions obligatoires à y indiquer. Mais le travail du dirigeant d’entreprise ne s’arrête pas là, il est aussi de son devoir de veiller à une méthode correcte d’émission et d’archivage des documents administratifs (dont les factures) afin de pouvoir se défendre en cas de litiges avec ses clients.

2.- Méthode d’organisation administratif

Il existe plusieurs manières d’envoyer une facture originale. La facturation remise en mains propres ou envoyer une facture par la poste ou par e-mail.

Pour la gestion de facturation par mail, deux règles sont à respecter concernant la norme d’échanges de données informatisées :

• La structure du mail doit être établie entre les deux parties. Le format de la facture doit permettre une lecture par ordinateur et son traitement informatique ne doit pas être équivoque.
• La facture doit comporter une signature électronique qui valide le procédé de facturation. La signature électronique permet d’identifier le signataire sans équivoque, elle doit être créée par des moyens de contrôle qui sont exclusifs et spécifiques au signataire.

3.- Méthode de gestion des archives

• Les factures sont à conserver car elles peuvent servir de preuve en cas de litige devant la justice. Le délai de conservation varie selon le type de facture. Il est d’au minimum 3 ans et maximum 10 ans.
• Les factures, qu’elles aient été envoyées sur support papier ou informatisé, doivent être conservées de manière chronologique dans vos archives.