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De Google Sheets au CRM : la méthode de migration sans douleur en 7 étapes
Le 31/12/2025
9 min.
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Introduction
Lors du lancement d’une activité, le tableur est souvent l’outil idéal pour faire le suivi commercial. Il est souple, peu coûteux, maîtrisé par tous, et semble suffire pour suivre prospects et clients. Puis, sans rupture nette, il devient un point de friction : doublons, relances oubliées, versions contradictoires, dépendance à une seule personne.
Pour beaucoup de dirigeants de TPE et de PME, le passage au CRM intervient alors dans l’urgence, parfois trop tard, parfois trop tôt, rarement au bon moment.
L’enjeu est pourtant majeur. Une migration mal préparée crée de la perte d’information, de la résistance interne et des coûts cachés. Bien menée, elle transforme la gestion commerciale et prépare l’automatisation, voire l’IA. Cet article propose une méthode concrète en 7 étapes pour passer de Google Sheets à un CRM, qu’il s’agisse de HubSpot ou d’autres solutions du marché, sans rupture ni sur-investissement, en traitant les vrais problèmes rencontrés sur le terrain.
Pourquoi Google Sheets atteint vite ses limites ?
Le tableur est souvent le premier réflexe des dirigeants de TPE et PME pour leur gestion commerciale (suivi client, sui CA, relances, …). Accessible, flexible, peu coûteux, il donne le sentiment d’un contrôle immédiat. Pourtant, dès que l’activité s’intensifie, ses limites apparaissent rapidement.
Quand le tableur devient-il un faux CRM ?
Un tableur n’a jamais été conçu pour gérer des interactions commerciales dynamiques. Il fonctionne sur une logique statique : une ligne, une donnée, un instant donné. Or la relation client repose sur des échanges successifs, des priorités mouvantes et des responsabilités partagées.
Concrètement, les limites apparaissent vite : historique incomplet des échanges, relances non tracées, conflits de versions entre collaborateurs, accès simultané mal maîtrisé.
À cela s’ajoute un risque majeur : la dépendance à la mémoire individuelle du dirigeant ou d’un collaborateur clé.
CRM vs Google Sheets ou Excel : qu’est-ce qui change réellement ?
La différence entre un tableur et un CRM ne tient pas à la technologie, mais à la logique.
- Google Sheets et Excel stockent des informations ;
- un CRM pilote une relation.
Un CRM introduit une logique dynamique : priorisation des opportunités, suivi des actions, responsabilisation claire, exploitation des données. Là où le tableur isole l’information, le CRM la rend exploitable (scoring, automatisation, prévision).
Les analystes du CXP Group montrent d’ailleurs que la majorité des échecs CRM ne viennent pas de l’outil, mais d’une tentative de transposer une logique « tableur » dans un CRM sans changer d’approche (source : CXP Group, rapport « Pourquoi les projets CRM échouent », 2022).
Des solutions comme HubSpot, mais aussi Sellsy, Brevo ou ActiveCampaign, ne remplacent donc pas Excel : elles changent le rôle de la donnée.
Avant HubSpot : préparer la migration (les étapes clés souvent oubliées)
La majorité des migrations vers un CRM échouent ou déçoivent non pas à cause de l’outil choisi, mais parce que la préparation a été négligée.
Passer d’un tableur au déploiement d’un CRM comme HubSpot suppose d’abord un travail en amont, souvent invisible mais déterminant : clarifier, fiabiliser et traduire la donnée existante. Sans cette étape, le CRM ne structure rien, il reproduit simplement le désordre initial.
Pourquoi nettoyer et fiabiliser les données avant tout outil ?
Un tableur commercial accumule presque toujours des imperfections : doublons, champs renseignés de manière hétérogène, informations obsolètes conservées “au cas où”. Importées telles quelles dans un CRM, ces données deviennent un handicap durable.
Les analystes du Hub Institute rappellent que la qualité des données est le premier facteur de succès des projets CRM, bien avant le choix de la solution.
Concrètement, cette étape consiste à :
- supprimer les doublons et contacts inactifs,
- normaliser les champs clés (nom, entreprise, statut, source),
- arbitrer clairement ce qui doit être conservé et ce qui peut être abandonné.
Ce tri est souvent perçu comme chronophage, mais il évite des semaines de correction après l’import.
Comment traduire un tableur en logique CRM (le mapping des champs) ?
Le second point critique est le mapping des champs. Un tableur reflète une logique personnelle ; un CRM repose sur une logique partagée et structurée. Il ne s’agit donc pas d’importer toutes les colonnes existantes, mais de les traduire en informations réellement exploitables.
Erreur fréquente : vouloir tout personnaliser dès le départ.
Selon le CXP Group, cette sur-personnalisation est l’une des premières causes de rejet utilisateur (source : CXP Group, rapport « Pourquoi les projets CRM échouent », 2022).
Exemple simple de mapping :
- “Dernier contact” (tableur) → activité ou tâche CRM
- “Statut prospect” → étape de pipeline
- “Commentaire libre” → note structurée
Que l’on migre vers HubSpot, Salesforce, Sellsy ou Brevo, la règle reste la même : ne pas chercher à tout transposer, mais à clarifier l’essentiel.
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Migrer vers HubSpot sans douleur (ou vers un CRM équivalent)
Une fois les données nettoyées et traduites en logique CRM, la migration peut réellement commencer. C’est souvent à ce moment que les dirigeants redoutent une rupture : perte d’information, complexité technique, rejet des équipes. En réalité, la migration devient fluide dès lors qu’elle s’appuie sur des usages existants, et non sur des promesses fonctionnelles.
Quand HubSpot devient-il pertinent dans la transition ?
Un CRM comme HubSpot n’est pas pertinent parce qu’il est complet, mais parce qu’il arrive au bon moment. Ce moment se reconnaît à trois critères simples :
- des usages commerciaux déjà présents (relances manuelles, suivi des opportunités, segmentation minimale),
- un volume de contacts suffisant pour rendre le tableur inconfortable,
- un besoin de structuration progressive, sans refonte brutale de l’organisation.
Cette logique vaut également pour d’autres solutions du marché comme Salesforce ou Sellsy : l’outil ne doit jamais précéder les pratiques, mais les formaliser.
Comment importer ses contacts dans HubSpot sans erreur ?
La migration elle-même doit être menée de façon prudente. Les retours d’expérience montrent qu’un import test est indispensable avant toute bascule complète.
La méthode recommandée est la suivante :
- importer un échantillon représentatif de données,
- vérifier la correspondance des champs et des statuts,
- identifier et corriger les erreurs avant l’import final.
HubSpot et les autres alternatives crédibles à considérer
HubSpot n’est ni la seule ni systématiquement la meilleure option.
- Brevo convient bien aux structures orientées marketing et email,
- Sellsy séduit les PME cherchant une intégration CRM–facturation,
- ActiveCampaign est pertinent pour des scénarios d’automatisation simples,
- Salesforce s’adresse plutôt aux organisations déjà très structurées.
Après la migration : adoption, automatisation et IA utile
La migration technique n’est qu’un point de passage.
Le vrai succès commence après l’import, lorsque le CRM remplace réellement le tableur dans les usages quotidiens. C’est à cette étape que beaucoup d’organisations échouent : l’outil est en place, mais les pratiques n’évoluent pas. L’enjeu n’est donc plus technologique, mais organisationnel et managérial.
Comment faire adopter le CRM sans créer de résistance ?
Un CRM n’est adopté que s’il simplifie le travail. À l’inverse, s’il ajoute des contraintes perçues comme inutiles, les équipes recréent rapidement des tableurs parallèles.
Les projets les plus efficaces reposent sur des règles simples :
- une source de vérité unique,
- peu de champs obligatoires,
- et des bénéfices visibles dès les premières semaines (meilleure priorisation, relances sécurisées, vision partagée).
Les études menées montrent que l’adoption est le premier facteur de ROI d’un CRM, devant le choix de la solution (source : CXP Group, rapport analyste « CRM Adoption & ROI », 2022). Que vous ayez chosi HubSpot, Sellsy ou Brevo, la logique reste la même : si l’outil n’est pas utilisé quotidiennement, il n’a aucune valeur.
Comment préparer l’automatisation et l’IA sans précipitation ?
L’automatisation et l’IA attirent souvent l’attention trop tôt. Pourtant, elles ne créent de valeur que si les données sont propres et les usages clairs. Automatiser un processus mal maîtrisé revient à industrialiser une erreur.
Les travaux menés en 2021 par le Hub Institute rappellent que les entreprises qui obtiennent des gains mesurables via l’IA ont d’abord stabilisé leurs données et leurs processus.
Les fonctionnalités avancées disponibles dans HubSpot ou ActiveCampaign doivent donc être activées progressivement, uniquement lorsque les usages manuels sont éprouvés et répétitifs.
Que faut-il retenir ?
FAQ
Peut-on passer directement d’Excel à un CRM sans perte de données ?
Oui, à condition de préparer la migration. Le nettoyage des doublons, la normalisation des champs et un mapping clair avant l’import permettent d’éviter l’essentiel des pertes et incohérences.
Faut-il abandonner totalement Google Sheets après la migration ?
Non. Le tableur reste pertinent pour des analyses ponctuelles, des simulations ou des extractions spécifiques. En revanche, il ne doit plus être utilisé comme système central de gestion commerciale.
HubSpot est-il adapté à une petite structure ?
Oui, si son usage est volontairement limité au départ. Utilisé comme socle de contacts et de pipeline, HubSpot peut convenir à une TPE/PME ; sur-configuré trop tôt, il devient exigeant en temps et en compétences.
Combien de temps faut-il pour migrer d’un tableur vers un CRM ?
De quelques jours à quelques semaines selon la qualité des données initiales et le volume à traiter. La préparation représente souvent plus de la moitié du temps total.
L’IA intégrée aux CRM change-t-elle la migration ?
Non. L’IA ne compense ni des données mal structurées ni des usages flous. Elle devient utile uniquement après l’adoption du CRM et la stabilisation des processus commerciaux.
Sommaire
- Pourquoi Google Sheets atteint vite ses limites ?
- Migrer vers HubSpot sans douleur (ou vers un CRM équivalent)
- Après la migration : adoption, automatisation et IA utile
- Que faut-il retenir ?
- FAQ
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