Les frais de repas : Conditions de déduction, calcul et déclaration

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Que signifie les « frais de repas » ?

Les frais de repas sont les dépenses engagées par un salarié ou un travailleur indépendant pour se nourrir lors de leur journée de travail, lorsque le repas est pris hors de leur domicile. Ces frais peuvent être partiellement déductibles des revenus imposables ou remboursés par l’employeur, sous certaines conditions.

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Conditions de déduction et de remboursement des frais de repas

Afin de pouvoir bénéficier d’une déduction fiscale sur son repas ou le remboursement du prix de celui-ci, le salarié doit prouver la réunion de 8 conditions cumulatives. Celles-ci sont :

• Il faut que l’employé ne dispose pas d’un mode de restauration collective au lieu de son travail.
• Il faut que la durée de la pause-déjeuner soit courte de manière à empêcher le salarié de rentrer chez lui pour prendre son repas à domicile.
• Il faut que la distance séparant le domicile et le lieu où le salarié exerce son activité professionnelle soit longue de manière à rendre impossible à l’employé de rentrer chez lui pour déjeuner. Afin que la distance soit qualifiée comme « longue », il faut prendre en considération les facteurs suivants :
• La nature de l’activité professionnelle du salarié.
• L’implantation de la clientèle.
• La densité de l’agglomération où le salarié travaille et habite.
• Les horaires de travail du salarié.
• Le lieu où l’employé habite et travaille.
• La prime de panier doit être prévue dans le contrat de travail conclu entre le salarié et son employeur.
• Les dépenses liées au repas du salarié doivent être versées par celui-ci dans le cadre de son activité professionnelle. Elles ne doivent pas avoir pour objet de remplir un besoin personnel.
• Dépenses professionnelles : déplacement dû pour un rendez-vous avec le client ou repas d’affaires.
• Dépenses personnelles : par exemple, si le salarié déjeune avec son conjoint (époux ou partenaire du PACS, par exemple), seuls les frais du salarié seront déduits.
• Le repas doit être effectivement acheté et consommé. Pour prouver ceci, le salarié peut utiliser la facture du restaurant comme pièce justificative, par exemple.
• Le salarié n’a pas préparé le repas à son domicile.
• Le montant de la somme versée en échange pour le repas doit être raisonnable. Pour déterminer si les dépenses sont raisonnables, le salarié peut se référer au barème de déduction des frais de repas.

Le calcul du montant déduit ou remboursé des frais de repas

Il existe 2 méthodes pour calculer le montant qui sera déduit de l’impôt sur le revenu du salarié ou du travailleur indépendant. Celles-ci sont :

• La déduction forfaitaire : ceci signifie que l’administration fiscale effectuera une déduction automatique lors du calcul de l’impôt sur le revenu.
• La déduction basée sur les frais réels : ceci signifie que le contribuable pourra déduire les frais professionnels versés si les conditions sus-énumérées sont réunies.

Méthode 1 : La déduction forfaitaire

L’administration fiscale appliquera une déduction de 10% en calculant l’impôt sur le revenu du salarié ou travailleur indépendant. Afin de bénéficier de cette réduction de l’imposition, il faut que la somme des frais de repas ne dépasse pas 13522 € par foyer fiscal.

Méthode 2 : La déduction fondée sur les frais réels

Pour calculer le montant de déduction des frais de repas, il faut se référer aux barèmes des frais de repas de 2024 et aux seuils concernant les montants exonérés de cotisation.

Barèmes des frais de repas 2024

Les barèmes des frais de repas sont des seuils mis en place par l’administration fiscale. Ils fixent les montants maximums qui peuvent être soit, déduits des revenus imposables du salarié et des travailleurs indépendants, soit, remboursés par les employeurs à leurs salariés pour les frais de repas engagés. Les seuils sont les suivants :

• Evaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture : 5,35 €.
• Limite d’exonération : 20,7 €.
• Montant maximal déductible par jour : 15,35 €.

Les seuils d’exonération des cotisations

Les montants exonérés de cotisation sont des plafonds au-delà desquels les indemnités de repas versées par l’employeur sont soumises à des cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Ces seuils varient selon les circonstances. Ils sont les suivants :

• Si le salarié ou le travailleur indépendant est contraint à prendre son repas sur son lieu de travail (par exemple, en cas de travail continu, travail de nuit ou travail en horaires décalés, la limite d’exonération sera égale à 7,30 €.
• Si le salarié est en déplacement et non-contraint de prendre son repas à un restaurant, la limite de l’exonération sera de 10,10 €.
• Si le salarié est en déplacement et contraint de prendre son repas à un restaurant, la limite d’exonération sera égale à 20,70 €.

La déclaration des frais de repas

Si la déduction forfaitaire est la méthode appliquée, le contribuable ne devra remplir aucune ligne concernant la déclaration. D’ailleurs, vu l’automaticité de cette déduction, le salarié ou freelancer ne devra pas apporter de preuves concernant les frais réellement engagés. Cependant, l’employé ou l’entrepreneur devra prouver que la somme des frais de repas soumise à la déduction forfaitaire n’excède pas 13522 €.

Si la déduction est fondée sur les frais réels engagés, le contribuable non seulement devra apporter des pièces justificatives de chaque dépense liée à ses repas dans le cadre professionnel, mais aussi, il devra remplir les cases 1AK à 1DK de la déclaration de revenus (ou formulaire 2042).