RGPD : comment une plateforme marketing simplifie la conformité marketing ? Exemple de HubSpot

Une seule relance sans opt-in, un fichier exporté trop vite, un formulaire mal configuré, peut exposer l’entreprise à d’éventuelles sanctions, ou à une perte de confiance des prospects.

Face à cette complexité, une tendance forte émerge : plutôt que former chaque collaborateur au RGPD, pourquoi ne pas automatiser la conformité directement dans l’outil marketing. Les plateformes marketing comme HubSpot, Salesforce, Brevo, ActiveCampaign ou Sellsy deviennent ainsi une “colonne vertébrale juridique” qui réduit les risques humains et sécurise le marketing.

Dans cet article, nous vous détaillons comment il est possible de mettre le RGPD au service de la performance commerciale, et non l’inverse.

Pourquoi le RGPD est-il un défi structurel pour les TPE/PME ?

La mise en conformité RGPD n’est pas qu’une question juridique : c’est aussi un problème d’organisation.

Dans la majorité des petites entreprises, la donnée circule comme l’activité : vite, partout, et souvent sans cadre commun. Formulaires créés à la volée, exports Excel non tracés, consentements stockés dans des boîtes mail…

Ce fonctionnement “intuitif”, efficace au début, devient un risque dès que l’entreprise accélère. Et ce sont précisément ces micro-désorganisations qui exposent les TPE/PME à des erreurs lourdes, non pas par mauvaise volonté, mais faute de structure adaptée.

Quelles sont les erreurs RGPD les plus fréquentes observées en PME ?

Les cas les plus répandus sont simples à comprendre :

• absence ou mauvaise formulation du consentement,
• impossibilité de prouver l’origine du consentement,
• cookies non conformes,
• exportations non sécurisées,
• données conservées sans durée définie.

Pourquoi les PME peinent-elles à maintenir des pratiques homogènes ?

La difficulté ne vient pas du RGPD, mais du fonctionnement interne, on observe dans la plupart des entreprises prises en défaut :

• une forte dispersion des outils marketing,
• une multiplicité des pratiques commerciales qui diffèrent selon les collaborateurs,
• l’absence de responsable dédié,
• un manque de temps et de méthode.

Quel est le coût réel d’une non-conformité pour une TPE/PME ?

Au-delà des sanctions, le coût majeur est commercial :

• baisse de confiance des prospects,
• requalification difficile des données,
• perte de délivrabilité des e-mails,
• risques sur la réputation.

Pourquoi un Marketing Hub comme HubSpot joue-t-il un rôle structurant avant même l’automatisation ?

Un Marketing Hub ne résout pas le RGPD à votre place, mais il impose un cadre :

• collecte centralisée,
• règles de consentement standardisées,
• historique versionné,
• suppression et accès tracés.

HubSpot, Salesforce, Brevo ou Sellsy fonctionnent comme une “charpente” : en réunissant toute la donnée dans un seul environnement, ils réduisent les erreurs humaines… et donc les risques.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article : Comment HubSpot fonctionne comme une colonne vertébrale numérique dans les entreprises ?

Comment organiser sa PME pour ne plus risquer les erreurs RGPD ?

Même avec une plateforme marketing capable d’encadrer techniquement la conformité, une TPE/PME ne peut sécuriser durablement son RGPD sans une organisation claire. En effet, le RGPD ne se résume pas à un ensemble de règles : c’est une discipline quotidienne, qui repose autant sur la structure, les pratiques internes et la circulation des informations que sur la technologie elle-même.

Structurer l’organisation contribue de manière importante à réduire les risques juridiques, mais aussi améliorer la qualité commerciale et la fiabilité du suivi client.

Comment définir les rôles internes (marketing, commercial, support) pour éviter les zones grises ?

La confusion des responsabilités représente un des problèmes majeurs observés dans les PME.

• Qui gère les consentements ?
• Qui contrôle les exports ?
• Qui valide les messages automatisés ?

En réalité, il apparait que la majorité des erreurs RGPD proviennent d’un manque de répartition claire des tâches.

Sur la plan du respect des normes liées à la protection des données, une organisation robuste se doit de suivre trois principes :

1. Marketing → collecte des données + paramétrage des formulaires,
2. Commercial → usage des données + respect des bases légales,
3. Support / Dirigeant → supervision + gestion des demandes RGPD.

Quelles règles simples adopter pour éviter les erreurs du quotidien ?

Pour une TPE/PME, l’objectif est d’établir des gestes courts et actionnables :

• ne jamais envoyer un e-mail sans consentement valide,
• ne jamais exporter un fichier hors de la plateforme marketing (HubSpot, Salesforce, Brevo, Sellsy),
• supprimer systématiquement les doublons,
• documenter la base légale à chaque collecte.

Comment embarquer les équipes sans les noyer dans la complexité juridique ?

Le RGPD effraie souvent parce qu’il est présenté comme un cadre juridique lourd. Dans une PME, il doit être traduit en 3 réflexes opérationnels :

1. Collecte propre : formulaires conformes + consentement requis,
2. Stockage propre : centralisation dans la plateforme marketing,
3. Usage propre : communication conforme à la base légale.

Comment contrôler régulièrement la conformité dans HubSpot ou une autre plateforme marketing ?

Pour un dirigeant, le meilleur moyen de s’assurer du bon respect de la réglementation sur les données personnelles est d’instaurer un rituel simple :

• audit mensuel des nouveaux contacts,
• revue trimestrielle des workflows automatiques,
• vérification de la base légale sur les nouveaux formulaires,
• test périodique des demandes d’accès / rectification.

HubSpot, tout comme les autres plateformes marketing, permet de visualiser ces éléments via des tableaux de bord. L’objectif n’est pas de tout contrôler, mais de garder la main sur les points sensibles, là où les erreurs sont les plus coûteuses.

Quel ROI attendre d’une conformité automatisée via un Hub ?

Pour une TPE/PME, la conformité RGPD est souvent perçue comme un poste de coût ou une contrainte administrative. En réalité, lorsqu’elle est automatisée au sein d’une plateforme marketing, elle peut devenir un véritable levier de performance commerciale.

Bien utilisée, l’automatisation permet non seulement de réduire les risques juridiques, mais aussi de fluidifier la prospection, d’améliorer la délivrabilité, et de renforcer la confiance client. Le ROI ne vient donc pas seulement du respect des règles, mais de la qualité du système commercial qui se construit autour.

Comment l’automatisation RGPD réduit-elle les coûts et les risques ?

Les erreurs RGPD courantes (export non sécurisé, absence de consentement, mauvaise base légale) proviennent majoritairement d’actions manuelles. En centralisant la collecte et en automatisant les règles, une plateforme marketing réduit mécaniquement les risques.

Pour une TPE, cela représente : moins d’incidents, moins de corrections à posteriori, et une baisse du risque de contrôle défavorable.

Pour en savoir plus, allez consulter notre article sur “Le Marketing Hub chez HubSpot : transformer la gestion commerciale de votre PME“.

En quoi une conformité maîtrisée améliore-t-elle la délivrabilité et la conversion ?

Lorsqu’une PME nettoie sa base, historise les consentements et supprime les doublons, la qualité de ses listes progresse considérablement.
L’étude SignalSpam de 2023 montre que les entreprises qui appliquent un double opt-in et une gestion stricte des consentements obtiennent :

• +22 % d’ouverture moyenne,
• –35 % de plaintes “spam”,
• +17 % de conversions sur les campagnes commerciales.

Autrement dit : le RGPD améliore la performance marketing lorsqu’il est intégré dans l’outil plutôt que géré manuellement.

Quels gains de productivité observe-t-on dans les TPE/PME ?

Un système automatisé évite la micro-gestion : plus besoin de vérifier chaque consentement ou d’ajuster chaque workflow.

En effet, les PME qui centralisent leurs données dans une plateforme marketing économisent entre 4 et 7 heures par semaine, simplement en supprimant les corrections manuelles et les vérifications répétitives.

Que l’entreprise utilise HubSpot, Brevo, Salesforce ou Sellsy, le bénéfice est le même : un processus propre, stable et duplicable.

Quelles aides et subventions peuvent financer la mise en conformité ?

Les dirigeants peuvent mobiliser :

• les programmes d’accompagnement France Num,
• les aides régionales à la transformation numérique,
• les subventions Bpifrance (notamment “Diag Data & Conformité”),
• et dans certains cas, le crédit d’impôt innovation.

Ces soutiens permettent de financer l’implémentation initiale du Hub, les paramétrages RGPD et la formation des équipes.

Que faut-il retenir ?

FAQ