Comment faire un benchmark ?

Bien que le benchmark soit largement utilisé par les entreprises, il n’existe pas de méthodologie générale et universelle pour sa mise en œuvre. Toutefois, il est possible de dégager les grandes lignes directrices qui permettent de réaliser une étude comparative de qualité.

Ainsi, chaque entreprise pourra suivre et adapter les lignes directrices que nous décrivons dans cet article pour concevoir sa propre démarche de benchmark. Pour définir votre mode opératoire, vous pourrez aussi vous inspirer de l’exemple que nous vous proposons en deuxième partie d’article.

Les grandes lignes directrices pour réaliser un benchmark de qualité

Voici 6 conseils à suivre pour réaliser un benchmark de vos concurrents de qualité :

1 – bien choisir les éléments à benchmarker

Si vous n’avez de leadership à défendre, choisissez seulement les produits, les services ou les processus qui donnent de mauvais résultats. Comparer les processus dans lesquels vous êtes bon serait une perte de temps et d’argent, et n’apportera pas les résultats souhaités.

Benchmarker des produits ou méthodes performantes n’a de sens que pour entretenir un leadership existant. On intègre alors le benchmark dans la démarche d’amélioration continue.

2 – Définir les mesures ou les processus précis à mesurer

Soyez méthodiques et concrets. Évitez de choisir des processus trop vastes qui ne peuvent pas être mesurés, cela vous empêcherait de les comparer correctement.

3 – Préparez votre entreprise au changement

Votre organisation doit surmonter la résistance au changement pour mettre en œuvre de nouvelles pratiques exemplaires. Il est préférable de préparer ses équipes à faire évoluer les pratiques avant de lancer une démarche de benchmark.

4 – Choisissez l’équipe la mieux qualifiée

Bien que le benchmark soit facile à utiliser, il est important de porter votre choix sur des personnes compétentes pour le réaliser. Incluez les personnes qui seront responsables de la mise en œuvre des changements et celles qui y participeront.

5 – Renseignez-vous sur la démarche avant de vous lancer

Il existe divers réseaux d’analyse comparative, dans lesquels les entreprises peuvent trouver des partenaires ou recueillir les données dont elles ont besoin. Intégrer ces réseaux facilite considérablement la démarche en réduisant les coûts et le temps consacrés à la recherche des bonnes données.

Il existe aussi des outils et notamment des logiciels dédiés au benchmark, recherchez le logiciel le plus adapté à vos besoins, cela facilitera la démarche.

6 – Basez-vous sur les meilleures références

Basez votre benchmark que les meilleures normes et les meilleures idées, même dans des domaines sans rapport. Beaucoup de découvertes importantes peuvent être faites en observant les entreprises dont l’activité n’a aucun rapport avec votre entreprise, mais qui ont développé des process efficaces.

La roue du benchmark

Le modèle de roue de benchmark a été créé en observant plus de 20 autres modèles, c’est un processus en cinq étapes qui permet de planifier votre benchmark.

La roue de benchmark est assez simple et comprend les étapes suivantes :

1. Planifier : Constituez une équipe et définissez clairement ce que vous voulez comparer et choisissez les missions que vous souhaitez lui confier.
2. Trouver : Identifiez les partenaires de benchmark ou les sources d’informations auprès desquelles vous pourrez recueillir les informations nécessaires à la démarche.
3. Recueillir : Choisissez les méthodes pour recueillir l’information et les données à collecter pour établir les mesures dont vous avez besoin.
4. Analyser : Comparez les mesures et déterminez l’écart de rendement entre l’entreprise et l’organisation étudiée. Analysez les résultats et établissez des recommandations sur ce qu’il faut mettre en œuvre pour améliorer la performance de l’entreprise.
5. 5. Améliorer : Apportez les changements à vos produits, services, processus ou stratégies concernés.

Le processus Xerox

Xerox a été l’une des premières entreprises à utiliser et mettre en œuvre le benchmark. Elle a aussi beaucoup contribué à le populariser. Le Processus Xerox comprend 5 phases et 12 étapes, il a été conçu et validé par R. Camp, qui a été responsable de l’analyse comparative de Xerox.

La plupart des processus sont semblables aux exemples ci-dessus et peuvent être appliqués à toute entreprise ou organisation sans but lucratif qui s’efforce d’améliorer ses performances en utilisant l’analyse comparative ou benchmark.

Exemple de benchmark

L’entreprise « A » a utilisé le benchmark de rendement pour comparer son produit « X » avec le produit « Y » de son concurrent. Elle a découvert que le prix du produit « X » qu’elle produit et commercialise est légèrement inférieur, mais qu’il dispose de moins de fonctionnalités que le produit « Y ».

Consciente que pour améliorer sa part de marché et devenir pérenne l’entreprise doit augmenter le nombre de fonctionnalités de son produit tout en maintenant un prix de vente bas, la direction a décidé de faire un benchmark de son process.

Pour ce faire, l’entreprise « A » a mis sur pied une équipe qui a étudié l’analyse de la chaîne de valeur du produit « X ». L’équipe a remarqué que les activités qui pèsent le plus sur les coûts sont le marketing et l’achat de pièces semi-finies.

Elle a également constaté qu’en achetant des pièces semi-finies standard sur le marché, il est difficile d’introduire de nouvelles fonctionnalités, car cela nécessiterait une personnalisation des pièces pour son produit « X ».

Fort de ces constatations, l’équipe en charge du benchmarking a attribué les mesures appropriées aux activités de marketing et d’achat et a recueilli les données requises. La société a rejoint le réseau de benchmarking et en quelques semaines a rassemblé suffisamment de données pour comparer la performance de ses processus.

Les résultats indiquent que les activités de marketing pourraient être grandement améliorées. L’équipe s’est aperçue que de nombreuses entreprises industrielles attiraient de nouveaux clients de façon rentable grâce à une forte publicité en ligne. Pourtant, d’autres observations externes ont montré que le taux de retour de la publicité était nettement plus faible que celui des médias sociaux. Par conséquent, elle a opté pour l’utilisation des médias sociaux, ceci lui a permis d’attirer plus de clients, tout en réduisant ses coûts de 20 %.

Dans un second temps, elle s’est attachée à étudier l’intérêt d’acheter les produits semi-finis sur le marché. Même si la démarche apporte de la souplesse, elle coûte plus cher et ne permet pas de personnaliser le produit. Or d’après leurs conclusions, cette activité peut être améliorée en fabriquant les pièces au sein de l’entreprise ou en établissant des relations à long terme avec les fournisseurs. Les données recueillies et l’expérience d’autres entreprises semblables ont montré que la meilleure option serait de chercher à établir des relations à long terme avec les fournisseurs. Cela coûterait moins cher que de fabriquer les pièces ou de les acheter sur un marché libre. Cette solution permet également de commander des pièces personnalisées, ce qui s’avère être indispensable pour développer les nouvelles fonctionnalités du produit.

En benchmarkant ses activités, l’équipe a identifié la présence de surcoûts dans le processus de production de l’entreprise et a introduit de nouvelles façons d’améliorer les processus actuels pour améliorer la rentabilité et la souplesse de l’entreprise.