L'océrisation comptable

Qu’est-ce que l’océrisation comptable ?

L’océrisation en comptabilité fait référence à l’utilisation de la reconnaissance optique des caractères (OCR) pour convertir des documents papier ou numériques non exploitables en données structurées.

Quelle est la définition et le principe de l’OCR ?

L’OCR (Optical Character Recognition) est une technologie permettant d’extraire du texte à partir d’images ou de documents scannés. Elle repose sur l’analyse des caractères et leur conversion en données exploitables dans un logiciel comptable.

Quels sont les documents concernés ?

L’océrisation s’applique à divers documents comptables :

• Factures fournisseurs et clients
• Relevés bancaires
• Notes de frais
• Chèques
• Documents fiscaux et administratifs

Comment fonctionne l’océrisation comptable ?

Le processus d’océrisation comprend plusieurs étapes :

1. Numérisation et pré-traitement : correction de l’alignement, contraste et suppression du bruit visuel.
2. Segmentation du document : identification des zones de texte, tableaux et images.
3. Reconnaissance des caractères : utilisation d’algorithmes d’analyse.
4. Post-traitement : correction automatique et vérification des données.
5. Exportation et intégration : conversion en format exploitable (TXT, XML, intégration directe dans un ERP).

Quels sont les avantages et inconvénients de l’océrisation ?

L’océrisation comptable offre plusieurs avantages majeurs aux entreprises.

L’un des principaux atouts de l’océrisation est la suppression de la saisie manuelle des données comptables. En automatisant l’extraction des informations, les entreprises réduisent le temps consacré aux tâches administratives répétitives, ce qui permet aux comptables de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

De plus, les erreurs humaines liées à la saisie manuelle des factures et autres documents comptables sont fréquentes. Grâce à l’OCR, ces erreurs sont considérablement réduites, garantissant des données plus fiables et précises pour l’entreprise.

L’océrisation permet de stocker électroniquement les documents comptables, facilitant ainsi leur conservation et leur accès. Les entreprises peuvent ainsi retrouver rapidement une facture ou un relevé bancaire en effectuant une simple recherche par mot-clé.

En rendant les documents consultables via des moteurs de recherche internes, l’OCR permet aux entreprises de retrouver facilement les pièces comptables, ce qui simplifie les audits et le suivi financier.

Enfin, en couplant l’OCR à un logiciel de comptabilité, les documents scannés peuvent être directement intégrés dans les bonnes catégories comptables, réduisant encore le travail manuel et améliorant l’efficacité des équipes financières.

Malgré ses nombreux avantages, l’océrisation comptable présente également certains inconvénients qu’il convient de prendre en compte.

La performance de l’OCR dépend largement de la qualité des documents scannés. Les documents flous, mal imprimés ou manuscrits peuvent poser des problèmes de reconnaissance, nécessitant une intervention humaine pour corriger les erreurs d’interprétation.

Bien que l’OCR permette une extraction rapide des données, il n’est pas infaillible. Certaines informations mal reconnues ou mal catégorisées doivent être vérifiées et corrigées par un opérateur, ce qui peut ralentir le processus et nécessiter une formation du personnel.

De plus, les logiciels OCR avancés, notamment ceux intégrant de l’intelligence artificielle pour la reconnaissance des données, peuvent représenter un investissement conséquent. En plus du coût d’acquisition, il faut prendre en compte les frais de maintenance et de mise à jour.

Tous les formats de documents ne sont pas nécessairement pris en charge par les solutions OCR. Certains fichiers spécifiques peuvent nécessiter des adaptations ou des traitements supplémentaires pour être correctement exploités.

Enfin, comme tout outil numérique, l’OCR peut exposer les données financières de l’entreprise à des risques de cyberattaques ou de fuites d’informations si les mesures de protection adéquates ne sont pas mises en place.

Comment mettre en place l’océrisation pour sa comptabilité ?

Le choix d’un logiciel OCR doit être basé sur :

• Sa compatibilité avec les documents comptables (factures, relevés, etc.)
• Les formats supportés (PDF, JPEG, XML…)
• L’intégration avec logiciels comptables (Sage, QuickBooks…)
• Sa fiabilité et précision de reconnaissance

Le logiciel doit pouvoir avoir ces fonctions :

• Définition des champs à extraire (montants, numéros, dates)
• Synchronisation avec le logiciel de gestion
• Mise en place d’un archivage conforme aux normes fiscales

Quel est le meilleur OCR gratuit ?

Parmi les solutions gratuites, on retrouve :

• Tesseract OCR : Open-source, précis sur les documents imprimés
• PDFelement : OCR intégré, compatible avec divers formats
• Simple OCR : Facile d’utilisation pour documents simples.