Test du logiciel de facturation Factomos

Enfin son utilisation doit être simple et efficace afin de faire gagner du temps à ses utilisateurs. La digitalisation des outils apporte un grand nombre de solutions. Si cela présente l’avantage de la diversité ca complexifie la démarche de choix du meilleur outil de facturation.

Dans cet article nous faisons le point sur le logiciel de facturation Factomos en vous décrivant son fonctionnement et ses différentes fonctionnalités.

Les principales fonctionnalités du logiciel de facturation Factomos – A qui est-il destiné ?

• Par Factomos, outil indépendant créé par des experts-comptables
• Catégorie : outil de facturation – 100 % en ligne – Freelance et auto-entrepreneur

Factomos est un outil de facturation 100 % en ligne. Il génère :

• Des factures et des devis
• Un tableau de suivi de chiffre d’affaires
• Un tableau de suivi de trésorerie (possibilité de saisir ses dépenses)
• Un tableau de suivi des stocks

Cet outil de facturation n’est pas couplé à un outil de suivi comptable et de gestion commerciale.

Factomos vise les entreprises qui :

• Veulent automatiser la facturation
• Cherchent uniquement un outil d’automatisation des factures et devis
• Veulent facturer immédiatement, sans avoir besoin de configurer ou de se former au logiciel
• Ne cherchent pas à approfondir la gestion commerciale ni l’analyse financière
• Ne cherchent pas un outil de saisie et de suivi comptable (journaux, grand livre …)

Au vu des fonctionnalités de Factomos, nous estimons que ce logiciel vise les auto-entrepreneurs, freelances et TPE qui cherchent un outil pratique pour le quotidien, sans avoir besoin de rapprocher automatiquement leurs données de facturation de leur logiciel de suivi comptable.

Un outil de devis facturation pour les artistes-auteurs

Les artistes-auteurs apprécieront la fonctionnalité de calcul automatique du précompte aux AGESSA – MDA.

Points forts

• Une prise en main immédiate
• Un service client hyper réactif
• Pour les artistes – auteur : le calcul du précompte aux AGESSA /MDA
• On aime le classeur pour conserver ses documents selon leur origine

• Le logiciel de facturation Factomos offre des fonctionnalités simples pour facturer, obtenir un suivi efficace de son chiffre d’affaires et pour avoir tous ses documents stockés dans le même outil.
• On aime : la chaîne YouTube avec tous les tutos

Points faibles

• Pas de suivi des encours, des relances et des impayés – pas de logiciels de gestion commerciale
• Pas de tableaux de bord approfondi en gestion et suivi de trésorerie
• Pas de logiciels de comptabilité intégrés*
• Visuel peu esthétique, selon nos goûts

*ne génère pas les écritures comptables dans un journal, grand livre, etc. – ce qui peut être un avantage si on veut quelque chose de très simple !

La description de l’outil de facturation Factomos

La promesse de Factomos

• L’outil idéal pour les entrepreneurs qui ont peu de temps
• Des factures et des devis prêts à l’emploi

Nature de l’outil

• Outil avec connexion en mode saas (software as a service) = outil de facturation en ligne

Cet outil n’est pas un logiciel à télécharger sur votre poste de travail. Il s’agit d’un outil 100 % en ligne, appelé Saas (Saas signifie « software as a service ») avec un hébergement Cloud de vos données.

Les tarifs du logiciel Factomos

Trois niveaux d’abonnement :

• Starter : 9.90 € HT mensuels
• Pro : 19.90 € HT mensuels
• Premium : 39.90 € HT mensuels
• Essai gratuit pendant 15 jours avec possibilité de moduler le test entre Starter – Pro et Premium
• Modalités de résiliation : libre (sans engagement) + Récupération des données en ZIP

Fonctionnalités	Version Express 14.90 € / mois	Version Trésor 29.90 € / mois	Version Vision 49.90 € / mois
Générer des factures	100 par an	illimité	illimité
Générer des devis	illimité	illimité	illimité
Générer des bons de livraison	non	illimité	illimité
Suivi des dépenses	oui	oui	oui
Nombre de comptes utilisateur	1	2	6
Nombre de comptes bancaires connectés	0	1	2
Accès aux classeurs de stockage	non	500 Mo	10 Go
Suivi des stocks	non	oui	oui
Export PDF par lots	non	oui	oui
Export de données sur Excel	oui	oui	oui
Choix des devises	oui	oui	oui
Suivi de TVA	oui	oui	oui
Précompte AGESSA / MDA pour les artistes auteurs	oui	oui	oui
Gestion des droits d’utilisateurs	non	simple	avancée
Factures récurrentes	non	oui	oui

Inscription et prise en main du logiciel de facturation

La connexion à Factomos avec création du compte client se fait en quelques clics. Le menu est intuitif et facile à comprendre avec les rubriques en haut et une vision immédiate sur les tableaux de bord de suivi.

Configurer les données de l’entreprise

Le paramétrage est très simple. Pour commencer, il suffit d’entrer votre nom et votre SIREN.

Vous pouvez renseigner vos informations d’entreprise détaillées en amont, ou au moment d’éditer la première facture / devis (adresse du siège social, statut juridique, numéro de TVA, taux de TVA …). Idem avec votre fichier client et votre catalogue de produits/services que vous pouvez renseigner en une seule fois ou au compte-goutte.

Comme le promet Factomos, vous pouvez facturer directement à la création de votre compte client.

L’outil est opérationnel comme système de facturation, pour générer vos documents commerciaux avec toutes les mentions obligatoires : devis, factures et bons de commande

Les fonctionnalités de Factomos

Le logiciel de facturation

Le volet facturation est facile d’utilisation pour la création de devis et pour générer des documents commerciaux au format légal, avec toutes les mentions légales. L’esthétique n’est pas au rendez-vous, mais l’efficacité : oui !

Un bon point avec la possibilité :

• De générer une facture et de l’envoyer par mail depuis l’outil
• De générer les documents en PDF
• De générer des documents personnalisables

Ces fonctionnalités se retrouvent également sur le volet devis.

En bref, la gestion des factures / devis et le suivi de la facturation sont des actions simples et efficaces.

Les fonctionnalités comptables

Il n’y a pas d’outil de comptabilité à proprement parler, mais un suivi minimum avec :

• La connexion avec le compte bancaire pour voir votre compte en temps réel (version Pro et Premium uniquement).
• Une base chronologique pour enregistrer ses dépenses et notes de frais.
• Un accès donné à l’expert-comptable pour qu’il puisse récupérer les données de facturation et de dépenses (fonctionnalité « accès comptable »).

Tableaux de bord

Vous accédez aux tableaux de bord commerciaux de base :

• Suivi du chiffre d’affaires + le détail de chiffre d’affaires par client
• Suivi de la TVA à payer, à condition de bien renseigner ses dépenses dans l’outil
• Un état de son niveau de trésorerie en temps réel, à condition de connecter son compte bancaire.

Catalogue produit et gestion des stocks

Vous pouvez facilement générer le suivi des stocks par produit.

L’application Factomos

Il n’y a pas d’application Factomos Smartphone en tant que telle. Par contre, il existe l’application FactoScan de Factomos. Elle sert à photographier les factures d’achat et à les transférer directement dans la rubrique « Dépenses » de votre compte Factomos, pour votre suivi des règlements. Pratique pour vos déplacements !

Le support technique et service client

L’aide Factomos est excellente avec un chat disponible immédiatement aux heures ouvrées et des réponses pragmatiques. Un renvoi vers une adresse mail et des horaires d’ouverture sont mentionnés. L’aide Factomos se matérialise aussi par un glossaire complet et une chaîne YouTube :

https://www.youtube.com/channel/UChAKjOT4Snqmsngz28wZ45Q/videos

Voici un extrait de conversation :

Nos recommandations

Notre avis sur Factomos est très positif : nous l’apprécions pour son efficacité maximum en tant qu’outil de facturation.

• Nous nous sommes inscrits pour test gratuit en moins d’une minute.
• Il nous a fallu 2 minutes pour comprendre l’outil et commencer à l’utiliser.
• Le service commercial a répondu à nos questions en moins de 5 minutes.

Les fonctionnalités sont réduites à l’essentiel. Cela permet une utilisation immédiate et facile tout en maintenant une bonne visibilité dans le pilotage de son activité.

Nous apprécions les classeurs de rangement pour centraliser tous les documents de l’entreprise par thématique (juridique – compta – commercial).

Les tableaux de bord sont simples et efficaces. Toutefois, on aurait préféré un tableau de suivi de trésorerie avec une ligne de temps ou prévisionnel, plutôt que la simple mention du solde.

Attention, vous n’accédez pas au suivi des impayés et encours. En cela, Factomos n’est pas un CRM simplifié comme c’est le cas de certains logiciels qui flirtent entre l’outil de facturation et la gestion commerciale.

In fine selon notre avis, Factomos est un logiciel devis facture rapide avec vision globale de sa trésorerie. Cet outil est un vrai gain de temps pour :

• émettre des devis et créer des factures en toute simplicité
• faire des bons de commande
• voir son niveau de chiffre d’affaires et de dépenses en un seul clic
• faire une gestion des stocks simplifiée (voir le nombre de produits en stocks)
• ranger ses documents immatériels.

Notre avis final sur Factomos

Nous recommandons Factomos en tant qu’outil de facturation simple d’utilisation pour les petites entreprises : un micro-entrepreneur, auto-entrepreneur en profession libérale ou un artiste-auteur qui veut gagner du temps.

Une petite entreprise en EURL ou SASU, un commerçant, artisan, une entreprise des prestations de services : peut aussi utiliser Factomos dans une optique d’avoir une solution de facturation rapide et simple. Toutefois, elle ne doit pas s’attendre à obtenir un progiciel de gestion ou un outil de suivi commercial et comptable détaillés avec Factomos.

D’autres outils tendent vers le tout en un : module de facturation + logiciel de gestion commerciale + logiciel comptable. Notez qu’on parle :

• d’un logiciel facturation quand il se concentre sur le programme de facturation avec les basiques (devis, bons de commande et factures avec mentions légales obligatoires, suivi du chiffre d’affaires)
• d’un CRM quand l’outil gère la facturation + le suivi commercial détaillé (suivi des factures, des acomptes, des impayées et des relances, profils clients, segmentation, travail sur la relation-client …)
• d’un progiciel quand il gère la facturation + la gestion commerciale + le suivi comptable (saisie automatique du grand livre et des journaux, génération des comptes annuels, tableau de bord de gestion)
• d’un ERP quand l’outil collecte et recoupe les données de plusieurs services de l’entreprises pour un obtenir un outil global de gestion

Certains outils de facturation sont « augmentés » : sans être complètement CRM ou progiciels, ils intègrent quelques fonctionnalités issues des outils de la gestion commerciale et du suivi comptable.