Les frais professionnels et les avantages en nature

Le dirigeant doit donc veiller à bien qualifier la dépense tant les conséquences juridiques et fiscales peuvent être importantes

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Le blog du dirigeant vous propose de procéder à un rappel relativement à ses deux notions.

Les frais professionnels : des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise

Que recouvre la notion de frais professionnels ?

Les frais professionnels constituent une dépense supportée par le salarié pour les besoins de l’entreprise qui lui sera remboursée par cette dernière. Les frais professionnels doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

Les frais professionnels recouvrent principalement :

• Les frais de déplacement du salarié (par exemple : le salarié a réglé lui-même les frais de péage pour un déplacement professionnel),
• Les frais de logement,
• Les frais de restauration (par exemple : le salarié règle lui-même les frais de restaurant pour un diner avec un client),
• Les frais vestimentaires (par exemple : le salarié a réglé lui-même l’achat de chaussures de sécurité).
• …

Comment évaluer les frais professionnels ?

Les frais professionnels peuvent faire l’objet d’une évaluation forfaitaire ou réelle.

• L’évaluation forfaitaire trouve souvent à s’appliquer pour les dépenses de nourriture, de logement, d’usage d’un véhicule personnel à des fins professionnelles…
• L’évaluation réelle concerne plutôt les dépenses liées au déménagement du salarié dans le cadre de la mobilité, les frais engagés par le salarié en télétravail…

Il est possible de passer par des logiciels de gestion de notes de frais comme Expansya, pour une gestion automatique des dépenses.

Quelles sont les incidences fiscales liées aux frais professionnels ?

Pour l’entreprise

Dès lors qu’ils respectent les conditions générales de déductibilité (frais exposés dans l’intérêt de l’entreprise, régulièrement comptabilisés, pas de prohibition légale…), les frais professionnels remboursés par l’entreprise au salarié sont déductibles de sa base imposable.

Pour le salarié

Les remboursements de frais professionnels perçus par le salarié ne constituent pas un élément de la rémunération.

Ils n’ont donc pas à être intégrés à cette dernière et ne supportent, en conséquence, ni l’impôt sur le revenu, ni les cotisations sociales.

Les frais professionnels sont donc fiscalement déductibles pour l’entreprise et non imposables pour le salarié.

Les avantages en nature : des dépenses engagées dans l’intérêt du salarié

Que recouvre la notion d’avantage en nature ?

L’avantage en nature désigne une dépense pour l’entreprise qui s’accomplit dans l’intérêt du salarié.

L’avantage en nature peut donc prendre la forme :

• D’un bien ou d’un service attribué par l’entreprise gratuitement à un salarié,
• D’un bien ou d’un service attribué par l’entreprise à son salarié à un prix inférieur au marché.

De manière générale, la notion d’avantage en nature recouvre :

• Les logements de fonction,
• Les voitures de fonction,
• Les tickets restaurants,
• Les ordinateurs offerts par l’entreprise au salarié,
• …

Comment évaluer un avantage en nature ?

Le dirigeant dispose de la faculté d’évaluer en nature ou de manière réelle les avantages conférés.

L’évaluation des avantages en nature s’effectue généralement de manière forfaitaire pour les avantages qui possèdent une certaine régularité dans le temps (exemple : les repas). Elle peut également être appliquée aux véhicules, aux logements fournis par l’entreprise…

L’évaluation réelle s’applique à tous les autres avantages en nature (y compris, sur option, aux logements, ordinateurs et smartphones, véhicules…). L’évaluation réelle trouve également à s’appliquer pour ce qui est des avantages en nature qui bénéficient au dirigeant.

Quelles sont les incidences fiscales de l’avantage en nature ?

Pour l’entreprise

Lorsqu’ils respectent les conditions générales de déductibilité, les avantages en nature sont déductibles au même titre que la rémunération du salarié.

Pour le salarié

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération. Ils doivent, à ce titre, faire l’objet d’une déclaration et être imposés à l’impôt sur le revenu.

Les avantages en nature subissent également les prélèvements sociaux, ces derniers sont calculés et payés par l’entreprise.

Conclusion

Frais professionnels et avantages en nature répondent à des logiques distinctes tenant in fine au bénéficiaire pour lequel ils sont exposés.

La distinction s’avère importante eu égard aux conséquences fiscales pour l’entreprise. Il est donc conseillé au dirigeant de qualifier une dépense avec la plus grande prudence.