Domiciliation d’entreprise : quelles solutions s’offrent à vous ?

Quelles sont les solutions envisageables ? Où domicilier votre entreprise ? Notre article vous donne des pistes.

Domicilier son entreprise dans un « centre d’affaires »

Les centres d’affaires sont en réalité des entreprises dont l’objet social est simplement de servir de siège social à un certain nombre d’entreprises inscrites au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ou au RM (Registre des Métiers).

En somme, le centre d’affaires domicilie les entreprises chez elle.

Comment fonctionne un centre d’affaires ?

Un contrat de domiciliation doit être conclu entre le centre et l’entreprise cliente

.

Depuis 2010, le centre d’affaires doit au préalable être agréé par le préfet de département pour exercer cette activité.

Le plus souvent, les centres d’affaires proposent aussi des prestations accessoires comme la location de matériel, ou encore une assistance administrative et comptable.

A quoi sert le siège social d’une entreprise ?

Le siège social

 est situé à l’adresse principale de la société, il est obligatoire pour toute les entreprise. Il permet à toute personne morale ou physique ainsi qu’à l’administration d’adresser un courrier à l’entreprise. Le siège social est important à plusieurs titres :

• Il permet de déterminer la nationalité de l’entreprise et par conséquent la réglementation et la législation qu’elle doit appliquer (fiscalité, droit du travail, droit social, …)
• Il détermine le lieu où doivent être faites les formalités de publicités légales par exemple lors d’une modification statutaire.
• En cas de litige le tribunal pourra être déterminé en fonction de la localisation du siège social de l’entreprise.

Domiciliation d’entreprise : les obligations du centre d’affaires

Le centre d’affaires doit lui aussi répondre à un certain nombre d’obligations, sous peine d’amende :

• Il doit être immatriculé au RCS ou au RM durant l’occupation des locaux.
• Il doit mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi.
• Il doit détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.
• Il doit informer le greffier du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier.
• Il doit communiquer aux huissiers de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements propres à joindre la personne domiciliée.
• Il doit fournir, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le quinze janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.

Tenir une domiciliation nécessite par conséquent de suivre certaines règles administratives mais aussi un certain nombre de contraintes qui aident l’administration fiscale à localiser les entreprises.

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Domiciliation d’entreprise : les obligations de l’entreprise cliente

L’entreprise cliente doit respecter certaines obligations, sous peine d’amende également :

• Elle doit utiliser effectivement et exclusivement les locaux,soit comme siège social de l’entreprise, soit, si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou représentation.
• Elle informer le centre d’affaires de toute modification concernant son activité.
• Elle doit déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet social ainsi qu’au nom et domicile personnel des personnes ayant le pouvoir d’engager la société à titre habituel.
• Elle doit donner mandat au centre d’affaires de recevoir en son nom toute notification.

Domicilier son entreprise auprès d’une autre entreprise

Cette solution est tout à fait envisageable. Les obligations de chacun demeurent les mêmes que pour un contrat de domiciliation dans un centre d’affaires, sauf l’agrément préfectoral qui n’est plus nécessaire. Si l’entreprise accueillante n’est pas propriétaire des locaux, elle devra recueillir l’accord préalable et écrit du propriétaire.

Domicilier son entreprise à son domicile

L’entrepreneur peut aussi domicilier son entreprise chez soi. S’il est propriétaire de son logement, aucune clause de copropriété ou réglementation d’urbanisme ne doit s’opposer à la domiciliation d’une entreprise à cette adresse. En cas de location du lieu d’habitation, il ne faut pas que le bail locatif interdise de définir le logement comme adresse administrative d’une entreprise.
À noter que seule le lieu d’habitation du dirigeant, et non celui d’un associé, peut faire office d’adresse de domiciliation de l’entreprise.

Domicilier son entreprise chez soi possède quelques avantages, le premier étant financier. Le gérant se charge lui-même de l’administration du siège social de sont entreprise et n’a donc que peu de frais administratifs à payer. Cette solution de domiciliation offre aussi un contrôle total sur la gestion administrative et juridique étant donné que l’ensemble du courrier de l’entreprise arrive directement au domicile de l’entrepreneur.

Une domiciliation au lieu d’habitation du dirigeant peut cependant être risquée car elle expose une partie de la vie privée. L’adresse postale personnelle du chef d’entreprise est inscrite sur l’ensemble des documents officiels et administratifs. La présence de la vie professionnelle au sein du foyer privé (courrier, appels téléphoniques, rendez-vous professionnels chez soit…) peut être difficile à supporter sur le long terme. Cette solution peut aussi demander beaucoup de temps si le dirigeant s’occuper lui-même de la gestion administrative.

Domicilier son entreprise dans un local propre

Un local loué ou possédé par le dirigeant peut faire office d’adresse de domiciliation de l’entreprise. Il peut par exemple s’agir de l’adresse d’activité de l’entreprise. De la même manière que la domiciliation chez soit, il faut que ni le bail commercial ni les règles d’urbanismes ne s’y opposent.

Les avantages de la domiciliation dans un local propre sont sensiblement les mêmes que la domiciliation chez soi. Les frais administratifs sont moindres et le chef d’entreprise peut maîtriser l’ensemble de la gestion administrative et juridique de son entreprise. Un autre avantage, qui peut paraître anecdotique, est le fait de pouvoir aménager le siège social selon la convenance du dirigeant. Le chef d’entreprise est maître de l’image qu’il confère à sa structure lors des rendez-vous professionnels.

La domiciliation dans un local propre comporte néanmoins quelques inconvénients. La gestion administrative et juridique peut demander beaucoup de temps ou alors nécessiter d’embaucher une personne dédiée à cette gestion. De plus, les frais d’entretien du local du siège social son entièrement à la charge du dirigeant.

Faire appel aux services d’une société de domiciliation

Les sociétés de domiciliation proposent aux entreprises de gérer toute ou partie de l’administration de leur siège social. Ces sociétés disposent d’adresses de domiciliation, au sein de centre d’affaires, prêtes à accueillir le siège social d’une entreprise. Il est donc possible de domicilier son entreprise à une adresse prestigieuse en faisant appel à une société de domiciliation en ligne.

Le principal avantage de cette solution de domiciliation est la personnalisation des services. En plus de pouvoir profiter d’une adresse de renom, les société de domiciliation en ligne proposent un panel de services postaux et administratifs. Réexpédition des courriers, hébergement et standard téléphoniques, traitement et numérisation du courrier… les services proposés par une société de domiciliation peuvent faire économiser un temps considérable. À noter qu’une formule de domiciliation basique inclus généralement seulement la mise à disposition d’une adresse postale et administrative.

Le seul inconvénient notable de cette solution est la nécessité d’y allouer un certain budget. Néanmoins il existe plusieurs grilles tarifaires pour ne payer que les services essentiels à l’administration de l’entreprise. De plus, si cette domiciliation s’intègre dans la stratégie de l’entreprise (profiter d’une adresse de prestige pour étendre son réseaux par exemple), l’investissement financier peut rapidement être amorti.