Quel est l'intérêt d'automatiser la gestion des notes de frais ?

La transformation numérique est devenue inévitable dans la plupart des secteurs d’activités et vient même redéfinir les missions des fonctions support de l’entreprise. Parmi ces fonctions, le métier d’expert-comptable est en première ligne et se voit en passe de réinventer sa profession autour du digital.

La problématique des notes de frais

Cette digitalisation de son métier d’expert-comptable lui octroie un gain de temps considérable et le soulage de certaines tâches administratives fastidieuses telles que les notes de frais. En effet, l’automatisation des notes de frais se démocratise de plus en plus dans les entreprises du fait de ses nombreux atouts.

Jusqu’alors, le comptable se voit dans l’obligation de récolter l’ensemble des notes de frais de ses collaborateurs et de s’assurer que le bon justificatif y soit rattaché. Il doit ensuite les saisir une à une sous forme d’écritures comptables puis les importer dans son logiciel comptable. Une tâche souvent fastidieuse et exposée à un important risque d’erreurs. En traitant ses notes de frais à la main, l’entreprise perd beaucoup de temps ainsi que de l’argent : si le justificatif n’est pas fourni par le collaborateur, elle ne peut pas récupérer la TVA sur la dépense.

Cela peut être source de frustration pour le comptable comme pour le collaborateur qui peut se voir rembourser ses frais professionnels en retard.

Digitaliser ses notes de frais pour gagner du temps

Aujourd’hui, il existe des solutions de digitalisation des notes de frais permettant leur automatisation du paiement jusqu’aux écritures comptables. Par exemple, les entreprises ayant adopté la solution Mooncard, équipent leurs salariés d’une carte de paiement sur laquelle est crédité l’argent de l’entreprise (le collaborateur n’avance plus ses frais personnels). Cette carte est directement liée à une plateforme permettant au collaborateur comme au manager d’avoir une vision, en temps réel, des dépenses effectuées. C’est là aussi que le manager peut piloter la carte en attribuant ou non des paramètres et des autorisations spécifiques à chaque collaborateur.

Les informations sont ensuite déversées dans le logiciel comptable de l’entreprise, quel qu’il soit, sous forme d’écritures comptables évitant toute ressaisie au comptable.

De nombreuses études montrent que l’automatisation de la gestion des notes de frais est un gain de temps et d’argent considérables pour l’entreprise. D’autre part, cela limite la fraude et permet à l’entreprise d’avoir constamment une vision globale de l’état de ses finances.

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Alléger la charge mentale en entreprise

Au-delà d’un gain de productivité et d’argent, l’automatisation de la gestion des notes de frais est l’un des moyens de soulager la charge mentale des employés de l’entreprise. Par charge mentale, on entend toutes les tâches annexes administratives qui prennent du temps au salarié lui empêchant de se concentrer uniquement sur ses missions et objectifs. En effet, selon une étude menée par Ifop et Mooncard, les notes de frais représentent une vraie préoccupation pour les salariés qui empiète même sur la vie personnelle. Cette étude révèle que 95% des cadres pensent à leur travail le soir à la maison et que 41% d’entre eux sont préoccupés par les notes de frais. Le fait de digitaliser les notes de frais vient donc soulager le salarié qui peut transformer son temps administratif en temps productif.

De plus, le comptable peut mettre le temps il gagne au profit de l’entreprise. En effet, le comptable a de plus en plus un rôle stratégique dans l’entreprise puisqu’il a une vision globale et précise des finances de l’entreprise. Il peut donc réfléchir et conseiller les dirigeants sur les décisions stratégiques pour garantir la croissance de l’entreprise.