Comment remplir un formulaire M3 ?

Par Laurent Dufour, le 04/06/2020

De nombreuses raisons peuvent amener une société à devoir changer de représentant légal. Changer de gérant ou de président est un acte juridique important qui passe par une procédure spécifique et qui aboutit la constitution d’un dossier comprenant un formulaire M3 dûment rempli.

qu'est ce que le formulaire M3

Comme la plupart des document administratifs et juridiques, le formulaire M3 doit être rempli avec précision et exactitude afin d’éviter les erreurs des procédures et les demandes de rectification interminables. Dans cet article nous décrivons ce qu’est le Cefa M3, quelle version utiliser ainsi que quand et comment remplir un formulaire M3 ?

Qu’est-ce que le formulaire M3 ?

Formulaire M3 : définition

Le formulaire M3 est utilisé pour informer l’administration du changement de dirigeant d’une entreprise.

Le changement du représentant légal d’une société est un acte modificatif du RCS. Il requière à ce titre l’aval du greffe du tribunal de commerce qui vérifie que le dirigeant est légalement habilité à assumer cette mission (majorité, interdiction de gérer, nationalité, …).

Le formulaire M3 possède plusieurs désignations, il est communément appelé : imprimé M3, déclaration M3, Cerfa M3, Cerfa11683 ou liasse M3.

Comment choisir le bon formulaire M3 ?

De nombreuses sociétés changent de dirigeant au cours de leur existence. La nomination d’un nouveau représentant légal nécessite de constituer un dossier de modification statutaire comprenant un formulaire M3. L’administration à établit 2 formulaires M3 distincts :

  • Un formulaire M3 SARL/SELARL (Cerfa n°14580*04) destiné aux modifications applicables au gérants de SARL, SELARL et autres personnes liées à la société ;
  • Un formulaire M3 intitulé : Déclaration Relative Aux Organes De Direction, Surveillance, Contrôle De La Personne Morale (Cerfa n°11683*03), servant aux déclarations modificatives des dirigeants de SAS, SCI, …

Les informations requises dans les 2 formulaires M3 diffèrent. Dans le formulaire M3 SARL/SELARL le ou les gérants doivent préciser quelle est leur situation maritale ce qui n’est pas le cas du formulaire M3 général. Cette distinction permet à l’administration fiscale de prendre en considération la situation des conjoints collaborateurs.

A quoi sert le formulaire M3 ?

Le formulaire M3 sert à informer l’administration des changements concernant le ou les responsables légaux de la société. On utilisera le formulaire M3 pour avertir :

  • d’un changement de dirigeant en cas de démission, décès, fin de mandat ou révocation ;
  • d’une modification concernant un ou plusieurs dirigeants (déménagement, …).

A titre plus exceptionnel, le formulaire M3 est aussi utilisé pour compléter le formulaire M2 lorsque celui-ci ne comprend pas suffisamment de place.

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Comment remplir le formulaire M3 ?

Le formulaire M3 est constitué de 13 ou 14 encadrés selon que l’on utilise le formulaire M3 SARL/SELARL ou le formulaire M3 SAS/SCI.

Voici ce qu’il faut indiquer :

Encadré 1 : Indication du type de modification

Ce premier encadré sert à indiquer si le dossier de modification statutaire concerne :

  • une demande d’inscription modificative, il faut alors cocher la première case et la case « RM » lorsque la société dépend de la Chambre des Métiers ;
  • un complément du formulaire M2, il faut alors cocher la case « intercalaire ».

Encadrés 2 et 3 : L’identification de la société

Le formulaire M3 SAS / SCI

L’encadré 2 sert à identifier la société :

  • Dénomination sociale : le nom de la société, aussi appelé raison sociale ;
  • Forme juridique : nature juridique de la personne morale : SAS, SCI, …
  • Lieu d’immatriculation ;
  • Localisation de la chambre des métiers.

L’encadré 3 sert aux éventuelles déclarations relatives à la gérance.

Le formulaire M3 SARL / SELARL

L’encadré 2 sert à identifier la société :

  • Dénomination sociale : le nom de la société
  • Forme juridique : SARL ou SELARL

L’encadré 3 sert à fournir des indications complémentaires sur l’identification de la société. L’extrait Kbis de la société permet de trouver facilement les informations demandées :

  • Le numéro de Siret ;
  • La ville du greffe ou est enregistré la société ainsi que le nom et le numéro du département de la chambre des métiers lorsque la société est inscrite au registre des métiers ;
  • La domiciliation du siège social.

Remarque :

Lorsque le siège social de la société se trouve au domicile du gérant, les éventuels déménagements du dirigeant doivent faire l’objet d’une procédure de transfert du siège social.

Encadrés 4 à 8 : Informations concernant les anciens et les nouveaux dirigeants associés et personnes dirigeantes

Le formulaire M3 SAS / SCI

Cette partie sert à indiquer les modifications réalisées (direction, présidence, etc.). Il est important que la date mentionnée soit identique à celle présente dans le procès-verbal qui reprend la décision de l’Assemblée Générale ou du représentant légal.

Il faut cocher :

  • La case « Nouveau » lorsqu’on ajoute un dirigeant ou « Partant » lorsqu’un ou plusieurs dirigeants quittent leur poste ;
  • La case « Modification de la situation personnelle » sert lors du changement d’une information concernant la situation personnelle d’un dirigeant (adresse, …).

Il faut ensuite remplir les cases concernant l’ancien et éventuellement le nouveau dirigeant. Plusieurs encadrés peuvent être utilisés afin d’indiquer l’identité du ou des autres nouveaux dirigeants et celles des partants.

Le formulaire M3 SARL / SELARL

Cette partie du formulaire permet d’indiquer les modifications réalisées (direction, présidence, etc.) ainsi que la situation maritale des dirigeants dont le conjoint exerce une activité dans la société. La date mentionnée doit être identique à celle présente dans le procès-verbal.

Il faut cocher :

  • La case « Nouveau » pour ajouter un dirigeant ou « Partant » pour indiquer le départ d’un dirigeant.
  • La case « Modification de la situation personnelle » est à utiliser lors de la modification d’une information sur la situation personnelle d’un dirigeant (adresse, …).

Il faut ensuite compléter les encadrés 4A et 4B qui permettent d’identifier l’ancien et éventuellement le nouveau dirigeant.

L’encadré 5 est à utiliser lorsque le conjoint du dirigeant exerce une activité dans la société.

Les encadrés suivants servent à indiquer l’identité du ou des autres dirigeants entrants et partants.

Encadrés 9 à 10 : anciens et nouveaux dirigeants

Le formulaire M3 SAS / SCI

Cette partie sert à mentionner les modifications relatives aux personnes morales soumises à l’obligation légale de désigner un représentant. Cela concerne uniquement les SA, GIE, GEIE, ainsi que les personnes morales non immatriculées au registre public ou qui dépendant d’un État non membre de l’Union européenne. Pour les autres cas il n’est pas nécessaire de remplir cet encadré.

Le formulaire M3 SARL / SELARL

Les SARL et les SELARL n’étant pas concernées par les modifications relatives aux personnes morales soumises à l’obligation légale de désigner un représentant, les cadres 9 et 10 des formulaires M3 SARL / SELARL sont identiques aux encadrés 4 à 8.

Encadrés 11 et 14 : Les observations, adresse de correspondance, date et signature

Le formulaire M3 SAS / SCI

L’encadré 11 sert à préciser s’il y a un dirigeant qui n’est pas le représentant légal

La loi permet de nommer un dirigeant qui ne dispose pas du pouvoir d’engager et de représenter légalement la société. Ce dernier ne pourra donc pas représenter la société aux yeux des tiers (signer les contrats et les partenariats, représenter la société devant l’administration ou les tribunaux, …).

C’est alors une autre personne que le dirigeant qui dispose du pouvoir d’engager et représenter la société. Ce représentant légal non dirigeant doit être mentionné dans les encadrés 4 à 8 puis déclarée comme ayant le pouvoir d’engager la société dans l’encadré 11.

Remarque :

Les pouvoirs du représentant légal peuvent être limités à un seul établissement, notamment lorsque la société dispose d’établissements complémentaires ou secondaires.

Remarque :

Il n’y a plus d’encadré prévu pour déclarer les demandes d’ACRE ou ACCRE. Pour en savoir lus sur la déclaration d’ACRE voire notre article sur le sujet

Encadré 12 : Observation

Cet encadré sert à mentionner d’éventuelles informations complémentaires

Encadré 13 : Indication de l’adresse de correspondance

Il est possible de demander à l’administration d’envoyer le courrier et les documents à une adresse différente du siège social de la société. L’adresse stipulée dans l’encadré 13 doit toutefois être celle d’un membre dirigeant mentionné dans le formulaire M3 ou une précédente déclaration.

Encadré 14 : Dater et signer le formulaire

Dans l’encadré 14 le signataire indiquera sa qualité (représentant légal ou mandataire) et la date de signature. Le pouvoir original devra être joint au dossier si le signataire est un mandataire.

Il signera ensuite le formulaire dans le cadre réservé à cet effet.

Lorsque le dossier de modification comprend d’autres imprimés Cerfa (M2, …), il est important de mentionner le nombre d’imprimés dans la case prévue a cet effet. Lorsqu’il n’y a pas d’autres imprimé il suffit d’inscrire 0 pur montrer que la case à bien été prise en considération.

Le formulaire M3 SARL / SELARL

Les encadrés du formulaire M3 SARL / SELARL sont identiques à ceux du formulaire SAS / SCI à ceci près que :

  • l’encadré 9 a été supprimé
  • l’encadré réservé aux personnes ayant le pouvoir d’engager la société autre que le dirigeant est plus important et requière plus d’informations.

Existe-t-il une notice de formulaire M3 ?

Les formulaires Cerfa dispose de notices techniques assez succinctes permettant d’avoir les principales informations pour remplir les documents administratifs. Le formulaire M3 comme touts les autres formulaires dispose de cette notice. Elle est disponible sur le site internet de l’administration à l’adresse suivante : notice technique formulaire M3

Que faire du formulaire M3

Une fois rempli, le formulaire M3 est à ajouter au dossier de demande de modification qui sera à déposer auprès du CFE ou du greffe du Tribunal de commerce. Il est important que le dossier soit complet et bien rempli afin d’éviter qu’il soit refusé par le greffe du Tribunal de commerce.

Puis-je faire les formalités juridiques moi-même ?

Un dirigeant d’entreprise peut tout à fait réaliser les formalités juridiques lui-même. Le passage par un professionnel n’est réellement requis que lorsque des conseils s’imposent ou lorsque des statuts doivent être rédigés ou personnalisés. Pour gagner du temps tout en réalisant des économies, la plupart des entrepreneurs passent par des plateformes juridiques.

Pour les actes juridiques (modification statuaires, changement de dirigeant, …),  il est toutefois important de choisir une plateforme de qualité. Les erreurs procédurales pouvant avoir des conséquences importantes pour l’entreprise comme pour le dirigeant.

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