Comment choisir son logiciel comptable ?

Le dirigeant d’une entreprise individuelle comme d’une petite entreprise peut choisir de faire un suivi comptable partiel qui consiste à enregistrer les principaux éléments (factures d’achat et de vente …) ou un suivi total qui consiste à se charger de l’ensemble de la comptabilité (saisie, établissement des comptes annuels, suivi fiscal et social …). Dans les deux cas, la démarche nécessite d’utiliser un logiciel de comptabilité.

Le choix et la diversité des logiciels compliquent souvent la recherche de l’entrepreneur pour trouver le logiciel le plus adapté aux besoins de l’entreprise et du dirigeant. Dans cet article, nous apportons des conseils pour vous aider à choisir le bon logiciel de comptabilité.

Quelle méthode adopter pour choisir le bon logiciel de comptabilité ?

La démarche la plus simple peut être résumée en trois étapes :

• Première étape : identifier les caractéristiques dont vous et l’entreprise aurez besoin
• Deuxième étape : sélectionner les logiciels qui possèdent les caractéristiques requises
• Troisième étape : tester les logiciels et identifier celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Les dirigeants qui confient leur comptabilité à un expert-comptable penseront à évoquer le sujet avec lui afin qu’il les conseille sur le choix du logiciel.

Identifier les caractéristiques dont devra disposer le logiciel

Comme toujours, le bon choix ne consiste pas à trouver le logiciel le plus complet au meilleur prix, mais celui qui offrira les fonctionnalités les plus adaptées à l’activité et à la situation de l’entreprise. Avant de commencer à rechercher votre logiciel de comptabilité, il est important de répertorier les éléments dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise au mieux et pour prendre en charge le suivi comptable.

Voici une liste de questions qui pourront vous aider à identifier les caractéristiques dont devra disposer votre futur logiciel de comptabilité :

• Votre secteur d’activité requiert-il un logiciel disposant de fonctionnalités particulières ?
• Quelle est la taille de votre entreprise (TPE, PME, grande entreprise, groupe, …). Quelle devrait être sa taille dans 5 ans ?
• Quelle taille de logiciel votre structure et votre équipement informatique peuvent-ils intégrer (puissance des ordinateurs, connexion internet, compétence informatique …) ?
• De quelles ressources informatiques disposez-vous pour la mise en place de votre logiciel de comptabilité ?
• Avez-vous besoin d’une comptabilité saisie en temps réel ? D’un compte de résultat prévisionnel ou de situations intermédiaires ?
• Comment est structuré votre système d’information (système d’exploitation, réseaux, établissements …),
• Préférez-vous un système qui stock vos données chez vous ou un système 100% en ligne ?
• De quel budget disposez-vous ? Comment est-il structuré (investissement, abonnement, formations…) ?
• Quel niveau de formation et d’assistance vos équipes et/ou vous-même avez-vous besoin ?
• Si plusieurs utilisateurs peuvent s’y connecter, comment seront organisés les droits. Faut-il prévoir une architecture particulière ?
• De quel type de logiciel comptable avez-vous besoin ? (monopost, multiposte, en réseau, en ligne ou mode Saas, …),
• Quelles sont les fonctionnalités essentielles (comptabilité, création et suivi des devis, gestion des commande, facturation, suivi du recouvrement, tableau de bord (indicateurs, ratios financiers, …), suivi des immobilisations, édition de la liasse fiscale, déclarations sociales, fiscales, TVA, …) ?
• Travaillez-vous ou allez-vous travailler avec un expert-comptable ? Si c‘est le cas pourra-t-il avoir accès à votre comptabilité ?  Souhaitez-vous pouvoir importer et exporter des données ? Quel format faut-il prévoir ?
• Avez besoin d’intégrer les relevés bancaires de manière automatique ?
• Souhaitez-vous importer les données provenant d’un logiciel de paie ?
• Quels sont les modules évolutifs dont vous pourriez avoir besoin dans les années à venir :
  • Un CRM ou logiciel de gestion commerciale,
  • Un logiciel d’automatisation des notes de frais, de facturation ou de rapprochement bancaire
  • Un outil de suivi de trésorerie
  • Un ERP,
  • Un logiciel de gestion des ressources humaines
  • …

Il n’est pas toujours facile d’apporter des réponses claires et concrètes à ces questions, pour y parvenir, n’hésitez pas à échanger avec les collaborateurs et les partenaires concerné (support informatique, expert-comptable, responsable administratif …).

Finalement, vous devez obtenir une liste de critères auxquels votre logiciel comptable devra répondre. Afin de faciliter la sélection à venir, il est essentiel que les critères retenus soient mesurables et concernent des informations qui peuvent être obtenues facilement (sur la fiche de présentation du logiciel de facturation de l’éditeur par exemple).

Identifier les solutions comptables qui répondent aux critères

Faire un choix à partir d’une liste de critères n’est pas aussi facile qu’on pourrait le penser surtout lorsque la liste de critères est importante. Pour simplifier votre sélection, il est possible de qualifier les critères ou de leur affecter des coefficients.

Qualifier les critères consiste à les différencier en leur affectant des qualificatifs (indispensable, essentiel, important, si possible, …). Cela permet de hiérarchiser les critères et faciliter la démarche.

Pour effectuer un choix le plus impartial possible, il est possible d’affecter des coefficients d’importance devant chaque critère puis de noter chacun des critères de chaque solution. Les meilleurs logiciels seront ceux qui obtiendront la meilleure note. Une fois toutes les solutions notées, il est possible de distinguer un groupe plus ou moins important de logiciels leaders qu’il conviendra de tester.

Plus votre tri sera sélectif plus il vous permettra de réduire le nombre de logiciel à tester.

Tester les logiciels retenus

Après avoir identifié les logiciels qui correspondent le mieux à vos attentes, il est important de les faire tester par les personnes qui en auront l’utilité. Cela comprend les collaborateurs qui sont chargés de la saisie comptable mais aussi ceux qui utiliseront les données du logiciel (dirigeant, expert-comptable, …).

Le test permet d’évaluer et de comparer la prise en main de chaque outil, de voir s’il permet réellement de gagner du temps, d’étudier les fonctionnalités essentielles (déclarations de TVA, gestion des immobilisations, solutions de gestion, …

La plupart des éditeurs offrent la possibilité de tester leur logiciel de facturation sans engagement. Cela se présente sous la forme d’un logiciel d’essai ou d’un abonnement gratuit pendant quelques semaines.

Quels sont les principaux points à étudier pour choisir votre logiciel ?

Consulter votre expert-comptable

Lorsqu’une entreprise confie une partie de son suivi comptable, social et fiscal à un expert-comptable, il est essentiel que son dirigeant le consulte avant de choisir le logiciel comptable.

Cela permet de s’assurer que le travail effectué par l’entreprise pourra être utilisé par le cabinet comptable (il faut pour cela que la saisie suive les règles de comptabilité générale). Par ailleurs, de nombreux éditeurs de logiciel comptable professionnel proposent des solutions permettant aux clients du cabinet d’avoir accès à une partie de leur comptabilité.

Vous assurer que le logiciel vous permette d’obtenir des documents réglementaires

La réglementation impose aux entreprises de pouvoir tracer les flux de trésorerie et de pouvoir fournir certains éléments comptables (livres comptables obligatoires, écritures comptables…). Pensez à vous assurer que le logiciel que vous choisissez permet d’obtenir ces éléments facilement et gratuitement.

Choisir des solutions évolutives

Nous évoluons dans un monde qui évolue rapidement. La réglementation (juridique, fiscalité, sociale …), la technologie (transition numérique, applications mobiles, 5G, …), les habitudes de travail (télétravail, …) nécessitent une perpétuelle adaptation de l’organisation et des outils de l’entreprise.

L’organisation comptable et administrative fait partie des piliers d’une bonne gestion de l’entreprise, il est essentiel de faire des choix durables et de choisir des logiciels capables d’évoluer avec l’environnement économique, les besoins et les contraintes de l’entreprise.

Préférer les logiciels provenant d’éditeurs reconnus et réactifs

Le choix de l’éditeur est important. Choisir un éditeur connu est un gage de sérieux et de pérennité de la solution. Un éditeur de logiciel connu offre plus de garanties que certains de ses concurrents (mise à jour, réglementation, assistance…).

Par contre les évolutions technologiques ont ouvert de nombreuses possibilités qui ont été saisies par de jeunes startups qui proposent des outils à des prix compétitifs et qui disposent de fonctionnalités innovantes et pratiques.

Avoir testé le logiciel avant de le choisir

Tester plusieurs logiciels est une étape incontournable. Cela apporte deux avantages :

• Un test permet de se mettre au fait des dernières évolutions et de leur utilité : découvrir les fonctionnalités existantes, les différentes manières de faire, la capacité d’intégrer les nouvelles technologies…
• Un test permet aussi de juger de la qualité des différentes fonctionnalités, de la simplicité d’utilisation, de la nécessité de prévoir une formation, de la nature des éléments de synthèse qui sont proposés (tableaux de bord, indicateurs, graphiques …).