Comment préparer le déménagement de son entreprise ?

Par Laurent Dufour, le 26/08/2020

Divers événements peuvent ponctuer la vie d’une entreprise. Parmi eux figure le déménagement.

Quelle que soit la raison qui pousse une entreprise à déménager, ce n’est jamais une opération simple. 

Déménager l'entreprise

Un déménagement d’entreprise exige une organisation encore plus pointilleuse que celle d’un déménagement privé. Dans cet article, découvrez les étapes à suivre pour qu’un déménagement d’entreprise se passe dans les meilleures conditions.

Planification et préparation d’un déménagement d’entreprise

Comme tout déménagement, un déménagement d’entreprise nécessite une bonne organisation. Voici les étapes à suivre.

La planification : anticiper le ménage et les étapes

L’organisation d’un déménagement d’entreprise commence par la phase de planification. Sans une planification efficace, pas de déménagement serein possible. Planifier signifie anticiper les grandes étapes du déménagement pour que tous les acteurs soient informés, prendre le temps de trouver une femme de ménage qualifiée pour son entreprise, faire en sorte que les délais soient respectés et que l’installation dans les nouveaux locaux se passe au mieux, dans un cadre propre et bien rangé propice à l’installation. Comme nous le verrons plus loin, le ménage joue un rôle crucial dans un déménagement efficace et sera une étape à ne pas ignorer.

C’est dans l’étape de la planification qu’il faut répondre à la question « pourquoi déménager ». La réponse à cette question va permettre d’orienter le choix de la bonne stratégie pour le plan de déménagement et d’adapter le cahier des charges à la situation. Il y a aussi le choix du moment propice pour déménager. Évidemment, vous n’allez pas déménager en pleine période d’activité. Choisissez une saison avec un creux d’activité, comme l’été.

La préparation

Une fois la date du déménagement fixée, il faut maintenant passer à la phase de préparation. Les préparatifs d’un déménagement d’entreprise sont complexes. Ils consistent entre autres à communiquer la décision au sein de l’entreprise, pour que les salariés soient informés et engagés dans le processus. Cette étape comprend aussi la recherche de nouveaux locaux, la signature du bail et l’élaboration du cahier des charges.

Le cahier des charges est un document très important dans la préparation d’un déménagement professionnel. Il doit détailler la phase opérationnelle du déménagement avec un planning et la liste des tâches à effectuer. Pour coordonner toutes ces tâches, un collaborateur peut y être affecté. Il est aussi possible de solliciter l’aide d’un expert du déménagement à qui vous pouvez demander des conseils et confier la réalisation du déménagement.

La préparation et l’aménagement des locaux

déménager l'entrepriseDéménager les bureaux implique de préparer l’arrivée dans les nouveaux locaux. Cela suppose l’aménagement du nouvel espace de travail pour qu’il soit en accord avec la stratégie adoptée par l’entreprise en termes de productivité.

Le nettoyage des nouveaux locaux

Plus qu’une simple décoration de l’intérieur, il s’agit ici d’installer les collaborateurs dans une atmosphère agréable qui favorise le bien-être et la motivation. La propreté des lieux fait partie des conditions pour y arriver. Vous pouvez bien entendu confier le nettoyage de vos nouveaux locaux à votre personnel de ménage habituel. Toutefois, faire appel à une femme de ménage qualifiée pour son entreprise est parfois préférable pour obtenir un résultat impeccable. Qualifiés pour le nettoyage après déménagement ou avant emménagement, les professionnels du ménage peuvent offrir des prestations sur mesure et adaptées aux besoins de chaque entreprise qui déménage.

Le ménage dans les anciens locaux

Les prestations d’une femme de ménage ne sont pas seulement utiles dans les nouveaux bureaux. Elles peuvent aussi être nécessaires lors de la restitution des anciens locaux. Certains bailleurs peuvent effectivement exiger un minimum de propreté après le départ des locataires.

La préparation du transport des équipements

Pour que les locaux soient prêts à accueillir les nouveaux occupants le jour de l’emménagement, il faut aussi préparer le transport des équipements et le transfert du parc informatique. Cette étape est incontournable pour éviter tout contretemps ou une panne de réseau internet le jour de l’emménagement. La préparation du transport des équipements passe par leur étiquetage et leur mise en place dans les cartons. Cette étape est propice au tri. Il faut savoir trier les objets et ne garder que l’essentiel. Si certains meubles peuvent être conservés, d’autres doivent être renouvelés. Le déménagement est une occasion idéale pour changer de décor et de mobilier.

En ce qui concerne le parc informatique, pour que celui-ci fonctionne correctement le jour J, il faut procéder à un inventaire, à une vérification et à l’étiquetage des équipements informatiques. Il faut aussi penser au transfert du réseau internet dans la nouvelle adresse de l’entreprise.

L’aspect juridique du déménagement d’entreprise

Un déménagement implique aussi de suivre certaines démarches administratives. Parmi elles figure la résiliation du bail. Il faut respecter le délai de préavis stipulé par le contrat de bail. Celui-ci est généralement de 6 mois pour un bail classique 3/6/9. Un retard de préavis peut faire reculer la date de départ d’au moins 3 mois.

Il faut aussi penser au transfert des contrats et au changement d’adresse. Une fois la nouvelle adresse de l’entreprise connue, il faut aviser les prestataires, clients et fournisseurs du changement d’adresse. Parmi les acteurs qui doivent être prévenus, on peut citer la compagnie d’assurance, les fournisseurs, la préfecture pour la mise à jour de l’immatriculation et du Kbis, la chambre de commerce et les autres registres professionnels liés à l’activité de l’entreprise. De même, il est aussi s’occuper du transfert des contrats de lignes téléphoniques et du réseau internet.

La gestion du personnel

Le déménagement d’entreprise ne va pas seulement entraîner un changement des locaux d’une entreprise. Il va aussi entraîner des bouleversements au sein des équipes. Tout le monde ne sera pas toujours enthousiaste à l’idée d’abandonner ses vieilles habitudes. Pour assurer une meilleure transition, il faut impliquer les collaborateurs au maximum dans le processus. Et la clé pour y arriver, c’est la communication. S’ils sont tenus à l’écart de l’évolution du projet, ils se sentiront peu concernés et cela ne fera que nourrir davantage leurs appréhensions.

Le fait d’organiser des réunions pour communiquer sur l’avancement du projet est une bonne chose. N’hésitez pas à nommer un référent par service qui jouera le rôle d’intermédiaire et qui fera circuler les informations des deux côtés.

La gestion du personnel lors d’un déménagement d’entreprise nécessite aussi de les impliquer au maximum dans le projet. Vous pouvez, par exemple, solliciter leurs avis dans le choix de la nouvelle adresse, l’aménagement des bureaux, etc.

Bref, la réussite d’un déménagement d’entreprise tient aussi bien du respect du cahier des charges que de l’implication du personnel. Elle nécessite aussi une bonne organisation du transport des équipements et du matériel informatique et de l’aménagement des locaux. Pour faire bonne impression le jour J, rien ne vaut un site bien propre ! Pour accueillir vos collaborateurs dans les meilleures conditions, il faut organiser un nettoyage efficace. Le recours à un prestataire du ménage après déménagement peut être nécessaire pour obtenir un résultat impeccable.

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