Notre article vous présente le logiciel PayFit, ses fonctionnalités, son utilisation, a qui est-il destiné… La carte d’identité PayFit Pourquoi donner notre avis L’équipe du blog du dirigeant met son équipe de testeurs à votre disposition pour vous recommander les meilleurs outils en ligne de gestion d’entreprise : outil de facturation, logiciel de paie, outil […]
Comment faire une fiche de paie gratuitement ?
Le 09/10/2025
6 min.
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Introduction
Il est obligatoire pour toute entreprise employant de salariés de leur fournir une fiche de paie pour attester du versement de la rémunération et en indiquer son montant. Comment établir une fiche de paie ? Est-il possible de faire une fiche de paie gratuitement ?
En théorie, rien n’interdit à un employeur de créer lui-même une fiche de paie. En pratique, c’est une démarche complexe, car la paie obéit à des règles légales strictes, à des taux de cotisations variables, et à des évolutions réglementaires constantes.
Entre le calcul du salaire brut, du net imposable, des cotisations et des mentions obligatoires, une erreur peut coûter cher à l’entreprise — financièrement comme juridiquement.
Faire une fiche de paie gratuitement : comment faire ?
Pour faire une fiche de paie, il faut connaître les règles de calcul des salaires, appliquer les bons taux (y compris en cas d’évolution légale ou liée à la convention collective) et suivre un certain formalisme.
Établir une fiche de paie nécessite d’avoir de nombreuses connaissances et de réaliser plusieurs calculs : le salaire brut, le salaire net à verser, le salaire net imposable. ll faut également connaitre les différents taux de cotisations, et impôts.
Il est également nécessaire d’avoir un certain nombre d’informations sur le salarié concerné : son échelon, mais également les jours de congés payés, les éventuels jours d’arrêt maladie, ou les éventuelles primes et avantages.
En raison de la complexité de l’établissement des fiches de paie, les entreprises confient généralement cette tâche, en fonction de leurs moyens à :
- un gestionnaire de paie en interne, si l’entreprise a un grand nombre de salariés
- l’expert comptable de l’entreprise
- un cabinet de gestion de paie
- un logiciel de gestion de paie en ligne.
L’option la plus économique est d’opter pour un logiciel de paie en ligne.
Pour réussir cette tâche, il sera donc largement recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de la paie. Ce type d’outil propose de calculer automatiquement les salaires à partir :
- des paramètres enregistrés en amont
- des variables mensuelles renseignées pour chaque salarié (jours travaillés, heures supplémentaires, jours d’absence, jours de congés ou maladie…).
Un logiciel de paie va calculer les salaires mensuels, éditer les fiches de paie au format légal et les stocker. Certains outils vont plus loin et permettent de :
- éditer les déclarations sociales mensuelles (DSN)
- envoyer automatiquement les fiches de paie par email aux salariés
- proposer des tableaux de suivi (des congés payés, des notes de frais et de toutes les variables qui composent le salaire d’une personne)
- créer un espace personnel pour chaque salarié afin qu’il consulte et/ou récupère ses fiches de paie à sa convenance
- éditer des documents légaux (contrats, certificats de travail…)
- éditer des statistiques et reporting (moyenne des salaires par âge, sexe, poste, suivi des charges sociales…)
- mettre à jour automatiquement les taux selon les évolutions de la convention collective de l’entreprise (paramétrée en amont)
Les logiciels spécialisés dans la gestion de paie
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Les logiciels gratuits de gestion de la paie
Il existe certains logiciels permettant d’établir la paie gratuitement. Ces outils sont généralement limités à l’essentiel : calcul des paies, édition des fiches de paie.
Les logiciels de paie gratuits que nous connaissons à ce jour sont :
- Oxygène
- Mega Paye
- ABZ Paie
Ces logiciels sont disponibles sur Internet. Vous pouvez les paramétrer et les utiliser.
Attention : comme ils sont gratuits, ils sont peu automatisés.
- Vous devrez suivre les données mensuelles de vos salariés via vos propres tableaux pour les renseigner dans le logiciel (suivre les congés payés, les heures supplémentaires, les notes de frais).
- Vous devrez tout paramétrer, y compris pour certains outils : les taux de cotisations sur chaque tranche de revenu.
- Vous devrez suivre vous-même les évolutions sociales, notamment celles liées à votre convention collective pour mettre les taux à jour.
- Un logiciel de paie gratuit ne proposera pas de fonctionnalités avancées (accès personnel pour les salariés, reporting, envoi automatique par email, édition automatique de la déclaration sociale nominative…).
Établir une fiche de paie gratuitement : est-ce possible ?
Si il existe des logiciels de paie mis à disposition gratuitement, ils sont de manière générale plus limités, en terme de fonctionnalités et suivi des données. Il s’agit donc de bien prendre le temps de quel logiciel correspond le plus à l’entreprise, ses besoins, mais également son domaine d’activités, et le nombre de salariés, pour adopter le logiciel correspondant. N’hésitez pas à aller consulter notre comparatif des logiciels de gestion de paie !
Faire une fiche de paie gratuitement avec le CESU
Notez que si vous faites appel à quelqu’un pour réaliser à domicile ou pour réaliser une prestation de service à la personne, vous pouvez utiliser le dispositif du CESU. Le CESU — pour Chèque Emploi Service Universel — permet de payer et de déclarer cette personne à l’URSSAF facilement, sans démarches administratives.
Vous avez simplement à actionner le CESU sur la plateforme officielle de l’URSSAF pour payer et déclarer cette personne. En actionnant la démarche de CESU, vous lancez une procédure d’édition automatique de la fiche de paie. Vous n’avez rien à faire, l’URSSAF s’occupe de tout : l’URSSAF réalise et envoie la fiche de paie à votre employé.
Exemple de modèle simplifié de fiche de paie
| Rubrique | Exemple |
|---|---|
| Identité employeur / salarié | SARL X – Dupont Julie |
| Période de paie | Janvier 2025 |
| Salaire brut | 2 500 € |
| Cotisations sociales | – 600 € |
| Net à payer avant impôt | 1 900 € |
| Prélèvement à la source | – 190 € |
| Net à payer | 1 710 € |
FAQ – Faire une fiche de paie gratuitement
Peut-on faire soi-même une fiche de paie gratuitement ?
Oui, la loi n’interdit pas à un employeur d’établir lui-même un bulletin de salaire.
Cependant, cette opération est complexe : elle requiert de connaître les taux de cotisations, les conventions collectives et les mentions légales obligatoires.
Quels sont les risques d’une fiche de paie mal remplie ?
Les principaux risques sont :
– le paiement erroné du salaire,
– un calcul incorrect des cotisations sociales,
– des mentions manquantes (source d’amende),
– ou un redressement administratif en cas de contrôle.
Une fiche de paie est un document juridique : toute erreur engage la responsabilité de l’employeur.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie ?
Selon le Code du travail (article R3243-1), le bulletin doit indiquer notamment :
– les identités du salarié et de l’employeur,
– la période et le nombre d’heures travaillées,
– la rémunération brute, le net, et le net imposable,
– les cotisations sociales regroupées par catégorie,
– le prélèvement à la source,
– et la mention “Conservez ce bulletin sans limitation de durée”.
Quels sont les avantages d’un logiciel de paie en ligne ?
Les logiciels en ligne actualisent automatiquement les taux et les règles légales.
Ils permettent aussi :
– la génération automatique des fiches au format légal,
– l’envoi par e-mail au salarié,
– et la déclaration sociale nominative (DSN) intégrée. C’est la solution la plus fiable pour les TPE.
Combien de temps doit-on conserver une fiche de paie ?
Le salarié doit la conserver à vie, car elle sert de preuve pour les retraites, allocations ou droits sociaux. L’employeur doit garder une copie pendant 5 ans minimum.
Sommaire
- Faire une fiche de paie gratuitement : comment faire ?
- Les logiciels gratuits de gestion de la paie
- Établir une fiche de paie gratuitement : est-ce possible ?
- Faire une fiche de paie gratuitement avec le CESU
- Exemple de modèle simplifié de fiche de paie
- FAQ – Faire une fiche de paie gratuitement
Articles pour aller plus loin
- Fiche de paie stagiaire
- Le bulletin de paie
- Prévoyance et fiche de paie
- Fiche de paie et auto entrepreneur
- La déclaration sociale nominative (DSN)
- La fiche de paie d’enseignant
- Congé payé et fiche de paie
- La fiche de paie d'un fonctionnaire
- Fiche de paie et SMIC
- Fiche de paie fonction publique
- Fiche de paie et arrêt maladie
- Fiche de paie association
- Urssaf et vérification fiche de paie
- Comparatif logiciel de gestion de paie
- Faire une fausse fiche de paie
- Modifier une fiche de paie
- Fiche de paie et solde de tout compte
- Fiche de paie et justificatif de domicile
- Optimiser la gestion de la paie en 2023 ?
- Faire sa DSN seul, sans prestataire et sans logiciel de paie
- Les fiches de paie doivent-elles être faites par un comptable
- Faire une fiche de paie : notre modèle
- Le modèle gratuit de fiche de paie
- Comment calculer la paie d'un salarié ?
- Gérer les congés des employés
- Prélèvement à la source : Fonctionnement
- Heures complémentaires
- Maintien de salaire : Obligation de l'employeur et du salarié
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