Gérer ses factures : Quelles méthodes ?

Par Amaury Laurendeau, le 03/06/2020

La bonne gestion des factures est un élément primordial pour assurer la pérennité d’une entreprise. En effet, elle contribuera à améliorer la trésorerie grâce à une réduction du Besoin en Fonds de Roulement (BFR).

Gérer ses factures : comment faire ?

La gestion de facture peut être réalisée de plusieurs manières au sein d’une entreprise. Que ce soit manuellement par facturier papier ou informatiquement grâce à des tableurs et logiciels de facturation, dans cet article nous allons aborder différentes méthodes.

La gestion des factures manuelle : Le facturier papier

Rien n’empêche une entreprise de gérer sa facturation grâce à un facturier papier avec des factures pré-imprimées, pré-numérotées et intégrant les mentions légales. En effet, la législation française n’impose pas une méthode de gestion des factures spécifique.

Lors de l’édition d’une facture papier, il faudra renseigner manuellement l’ensemble des informations obligatoires au sujet de l’identité de l’émetteur de la facture, du client et de l’objet de la vente (voir Comment bien rédiger une facture ?).

C’est un moyen de gestion peu coûteux mais très peu utilisé aujourd’hui. Le temps passé à remplir chaque facture est long et le risque d’erreur important. De plus, la gestion manuelle des factures implique également que vous devrez reporter manuellement chaque opération dans votre livre de comptes. Cela rendra alors la gestion de la comptabilité plus complexe pour le dirigeant ou l’expert-comptable.

Cette méthode de gestion des factures n’est viable que si le nombre de factures émises par une entreprise est très faible (>5).

La gestion des factures informatisée : Excel ou Word

Il est également possible pour les entreprises d’adopter un système de gestion des factures informatisé grâce à des tableaux Excel ou des modèles Word.

Cette technique permet un début d’automatisation grâce à la création de formules qui rempliront automatiquement certains champs. Cela permettra également un stockage plus aisé des factures qu’avec des facturiers et de respecter la réglementation en vigueur sur ce point.

Cependant, cette méthode de gestion des factures n’est pas idéale et induit un certain nombre de désavantages.

Tout d’abord, malgré une automatisation possible du remplissage de certains champs, vous serez obligé de remplir manuellement les informations liées à l’identité du client et aux détails de la vente.

De plus, le risque d’erreur d’erreur reste important et la création de doublon est très fréquente lorsque l’on gère des factures de cette manière. Attention également à ne pas modifier une facture une fois que celle-ci a été envoyé car vous risquerions une sanction de l’administration fiscale.

Ce type de gestion des factures peut être envisagé pour des entreprises ayant un faible volume de factures à traiter tous les mois (>15).

La gestion des factures automatisée : Les logiciels de facturation

La gestion des factures peut également être réalisée grâce à un logiciel de facturation. C’est un outil de gestion qui a pour principal objectif d’aider une entreprise dans la gestion de ses factures de vente et de ses tâches administratives. Cet outil permet notamment d’éditer des factures, les envoyer aux clients, les archiver, et même de les intégrer au sein de votre système comptable.

Bien que les logiciels de facturation ne soient pas obligatoires pour une entreprise, ils sont tout de même indispensables dès lors que le nombre de factures devient élevé.

Les principaux avantages de cet outil sont de :

  • Centraliser l’ensemble des fiches client ;
  • Gagner du temps ;
  • Respecter l’ensemble des dispositions légales ;
  • Réduire le risque d’erreur ;
  • Assurer une meilleure gestion ;
  • Donner une vision à l’entreprise.

Il existe par ailleurs des logiciels de facturation gratuits ou payants dédiés à chaque type d’organisation, de la micro-entreprise aux grands groupes.

Quel que soit le nombre de factures émises tous les mois, nous vous recommandons vivement d’utiliser un logiciel de facturation pour gérer vos factures et votre comptabilité. Leurs fonctionnalités vous permettront d’améliorer sensiblement la gestion de votre entreprise ainsi que votre trésorerie, mais également de vous conformer à la réglementation et d’éviter les sanctions.

Télécharger l'article en PDF

Vote: 5.0/5. Total de 1 vote.
Chargement...

Legalstart, partenaire du Blog du Dirigeant, répond à tous vos besoins juridiques.

Rapidité des démarches

Économisez sur vos démarches

Un accompagnement dans vos démarches

Créer votre entreprise

Un changement d’adresse ? Une cession de part ?

Modifier vos statuts

Vous souhaitez protéger votre marque de potentiel concurrent ?

Déposez votre nom et votre logo pour plus d’assurance.

DÉPOSER VOTRE MARQUE

Newsletter


Amaury Laurendeau -


Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *