Sociétés : le point sur les congés de vos employés

Le dirigeant doit faire en sorte que tout le monde puisse prendre ses congés, tout en s’assurant du bon fonctionnement continu de l’entreprise. Pour une gestion optimale des congés, à partir d’un certain nombre de salariés, l’aide d’un logiciel RH est devenue incontournable. Explications.

Utiliser un logiciel de gestion des congés

Suivre, approuver et planifier les différents congés constituent une tâche complexe, notamment quand tout est fait manuellement. Utiliser un logiciel dédié à la gestion des congés s’avère indispensable pour gagner du temps, faciliter la gestion et faire en sorte que les congés soient parfaitement organisés. L’automatisation de la gestion des congés permet également d’avoir une vue d’ensemble sur les absences des employés à tout moment, contrôler que les équipes disposent d’un doublon et que le travail sera fait même en l’absence d’éléments clé.

Simplifier la gestion de la paie

Grâce à ce type de logiciel, tout se fait en quelques clics : demande de congés, validation, calcul des soldes, planning… et les employés et les dirigeants peuvent y accéder en permanence. Comme tout se fait automatiquement, les RH évitent les erreurs qui sont assez courantes dans le calcul des indemnités ou des heures de travail en fin de mois. De même pour les congés payés et les jours fériés, car le décompte sera fait automatiquement pour chaque employé : vous allez gagner un temps précieux et les RH pourront se focaliser sur d’autres tâches.

Accepter ou refuser un congé

La validation de chaque demande de congé se fera rapidement, en un clic, par le supérieur ou la personne allouée à cette tâche. Notez qu’il est aussi plus facile de refuser des congés si les dates se chevauchent trop avec les absences programmées d’un binôme par exemple. Il est plus facile de faire un roulement des congés afin d’éviter de dégarnir complètement un service, notamment à l’approche des fêtes de fin d’année ou en période de vacances scolaires pour ceux qui ont des enfants.

Vous disposerez d’un tableau de bord qui vous permettra de savoir qui est présent et qui est absent dans votre entreprise en temps réel. Cela vous permet de simplifier la tâche au niveau des assurances et de l’évacuation des lieux en cas de sinistre : savoir exactement qui est là ou non et dans quel service évite le stress et les accidents. Mais cela permet aussi de relever les statistiques d’absentéisme dans l’entreprise et d’analyser quels profils prennent le plus de congés. Cumuler des congés et les prendre est un droit en France, mais les abus existent toujours et le logiciel permet aussi de surveiller les absences excessives.

Optimisez la communication au sein de votre entreprise

Comme tous les intéressés, dirigeants, RH et employés, peuvent accéder au tableau de bord, vous allez faciliter la communication interne au sein de votre structure. Finis les conflits autour de qui prend ses congés à quelle période et qui a déposé ses demandes avant l’autre. Comme la dématérialisation des bulletins de paie, le logiciel de gestion des congés permet de fluidifier les interactions et d’éviter de vous encombrer avec des documents papier ou des emails.

Vous aurez également une vue d’ensemble sur les employés qui ont un contrat à temps plein, les employés en télétravail, les stagiaires et ceux qui ont un contrat à temps partiel. Le logiciel intègre les informations sur le régime correspondant à chaque statut, ce qui vous informera automatiquement de l’ancienneté de chaque employé et du nombre de jours d’absence autorisé. L’employé peut accéder à cette information sans devoir solliciter un RH à chaque demande.

Bien gérer les congés pour ne pas entraver le fonctionnement de l’entreprise

Pour éviter toute confusion ou un manque d’effectif, il est nécessaire de tenir compte de différents points avant d’accorder une demande de congé : périodes de pics de vos activités, congés accordés pour les mêmes dates… Vous devez prendre le temps d’expliquer la situation à votre équipe pour éviter tout malentendu et trouver des compromis. La plupart du temps, les salariés arrivent à s’organiser entre eux pour la prise des congés.

Vous pouvez également mettre en place des binômes de travail pour mieux gérer les absences et avoir une permanence. De cette manière, vous allez pouvoir suivre les dossiers plus facilement.

Si vous faites face à des conflits, si les salariés n’arrivent pas à se mettre d’accord, il y a des règles d’usage qui pourront s’appliquer. Ainsi, le congé pourra être accordé à l’employé qui a le plus d’ancienneté, deux salariés mariés ou pacsés pourraient avoir des dates communes de congés, selon l’usage. Dans la plupart des cas, les parents qui ont des enfants scolarisés sont prioritaires pendant les vacances scolaires.

Les différents types de congés

Les congés annuels ne constituent pas les seuls congés à accorder à vos employés. Faisons un petit rappel sur les différents types de congés.

Le congé payé

Tout salarié a droit à un congé payé de 2,5 jours par mois de travail effectif. Ce qui équivaut à 5 semaines de congés par an.

Le congé de maternité

La durée du congé de maternité est de 6 semaines avant la date présumée de l’accouchement et 10 semaines après l’accouchement. Mais à partir du 3e enfant, cette durée est de 8 semaines avant l’accouchement et 18 semaines après. Si l’employée attend des jumeaux, elle a droit à un congé de 12 semaines avant et 22 semaines après l’accouchement. Pour des triplés et plus, le congé de maternité sera anticipé : 24 semaines avant et 22 semaines après l’accouchement.

Le congé de paternité

Le père a droit à 11 jours consécutifs qu’il doit prendre dans les 4 mois après la naissance.

Le congé sabbatique

Il s’agit d’un congé sans solde pour convenance personnelle d’une durée comprise entre 6 et 11 mois. Seuls les employés ayant plus de 36 mois d’ancienneté peuvent demander un congé sabbatique. L’employeur peut le refuser ou reporter la date. Pendant le congé sabbatique, le contrat de travail sera suspendu, mais après, l’employé doit pouvoir reprendre son emploi avec une rémunération équivalente ou plus.

Le congé longue maladie

Ce congé justifié par un certificat médical peut aller de 3 à 5 ans maximum selon la maladie (cancer, TMS, dépression…). Le congé peut aller jusqu’à 8 ans si la maladie a été contractée dans le cadre du travail, comme le burnout professionnel. Pendant cette durée, l’employé perçoit une partie de son salaire et est protégé contre le licenciement.