Numéroter ses factures : Comment ça marche?

Par Amaury Laurendeau, le 03/06/2020

Lorsqu’une entreprise émet une facture, elle se doit de respecter certaines obligations légales notamment concernant la numérotation.

Numérotation des factures

Toute entreprise qui émet des factures doit respecter certaines obligations légales présentes dans le Code Général des Impôts. La numérotation des factures ne fait pas exception et doit répondre à certains critères pour être correcte. Dans cet article, nous allons aborder la réglementation régissant la numérotation des factures mais également les différentes manières de numéroter.

La réglementation sur la numérotation des factures

Le principe de base de la numérotation des factures

La règle principale à suivre nous dit qu’à chaque facture doit-être associé un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et non interrompue. En d’autres termes, la suite chronologique des n° de facture ne doit pas comporter de trous ou être dans le désordre.

Ainsi, il est impossible d’ajouter des factures ultérieurement et d’avoir plusieurs factures avec le même numéro.

Les exceptions

Il existe des exceptions pour lesquelles l’administration fiscale tolère plusieurs numérotations distinctes.

Vous pouvez avoir plusieurs listes chronologiques continues si :

  • vous travaillez avec plusieurs catégories de clients (Particuliers/Professionnels par exemple) ;
  • vous utilisez plusieurs systèmes d’émission de factures (logiciel de facturation, auto-facturation, facturier papier) ;
  • vous gérez différents sites ayant la capacité de facturer vos clients.

Comment établir votre système de numérotation des factures ?

Il existe plusieurs manières de numéroter ses factures en séquence chronologique continue.

La séquence chronologique simple

C’est le système de numérotation de base souvent utilisé dans les logiciels de facturation. Vous obtiendrez alors une numérotation du type : 001, 002, 003, 004, 005, …

Il n’est pas imposé de commencer par le chiffre 1. Vous pouvez très bien commencer avec la facture n°10  ou n°50 si vous ne voulez pas montrer que vous établissez votre première facture.  En revanche, si vous n’utilisez pas de logiciel de facturation, nous vous conseillons de commencer avec le chiffre 1 afin de limiter les risques d’erreur et de sanctions fiscales.

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La séquence chronologique avec préfixe temporel

Il est possible de numéroter ses factures en commençant avec préfixe temporel suivi d’une séquence chronologique afin d’en faciliter l’archivage. Pour cela, vous avez deux options :

  • Utiliser une année comme préfixe temporel suivi d’une séquence chronologique continue. Ex: 2020-001, 2020-002, 2020-003, …
  • Utiliser une année et un mois comme préfixe temporel suivi d’une séquence chronologique. Ex: 2020-01-001, 2020-01-002

Attention, si vous décidez d’utiliser le mois comme préfixe mensuel, vous serez dans l’obligation d’ajouter l’année également.

Lorsque vous utilisez un préfixe temporel, il est préférable de continuer la suite chronologique continue à chaque changement de période plutôt que de revenir à 0.

Ex: 2020-001, 2020-002, 2021-003, … ou 2020-01-001, 2020-01-002, 2020-02-003, …

Si vous tenez à revenir à 0, il est préférable de le faire chaque année. Il est fortement déconseillé de réinitialiser la séquence continue chaque mois.

La séquence chronologique avec préfixe particulier

Pour les systèmes ayant mis en place des numérotations distinctes, l’utilisation de préfixes particuliers est fortement conseillée. En effet, cela vous permettra d’éviter d’avoir deux factures avec le même numéro au sein de deux séquences différentes. De plus, comme pour les préfixes temporels, cela permet de mieux classer et archiver les différentes factures.

Vous pouvez notamment adopter un préfixe pour :

  • chaque site de facturation Ex: Site 1, SF1-001 et site 2, SF2-001 ;
  • chaque catégorie de clients Ex: pour les entreprises E-001 et pour les particuliers 001 ;
  • Pour les différents systèmes d’émission de factures Ex: facture papier FP-001 et facture électronique FE-001 ;

Attention à garder une séquence chronologique continue après votre préfixe.

En résumé

La numérotation est soumise à la réglementation de la facturation, pensez donc à respecter l’ensemble des règles sous peine de vous exposer à une sanction de l’administration fiscale.

Nous vous encourageons fortement à adopter un logiciel de facturation afin de vous assurer de la conformités de votre numérotation mais également d’améliorer votre gestion en général.

Que vous utilisiez un logiciel de facturation ou nous, nous vous conseillons :

  • de commencer votre séquence chronologique à 0 ;
  • de ne pas réinitialiser votre séquence chaque année lorsque vous utilisez un préfixe temporel ;
  • d’utiliser des préfixes particuliers lorsque vous avez différentes séquences de numérotation.

 

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